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株式会社クプリオ

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人気のオンライン ショップを少数のスタッフで正確かつ迅速に運用する上で欠かせない情報共有環境を Windows Small Business Server で実現

株式会社クプリオ

株式会社クプリオ

子供服を中心としオリジナル ブランドや輸入衣料、雑貨のオンライン ショップを展開する株式会社クプリオ。同社ではオリジナル ブランドの企画、展開から、海外ブランドの買い付け、オンライン ショップ運営までわずか 6 名のスタッフでこなしています。これまで手作りの NAS による共有ファイル基盤で社内の情報共有に努めてきましたが、安定した外部接続が行えない課題解決と、社員全員のメール共有実現のため、より効率的な情報基盤として選ばれたのが Windows Small Business Server 2011 でした。

<導入の背景とねらい>
海外出張時にもストレスなく社内のファイルサーバーにアクセスできる情報共有環境を実現

子供服を中心とした輸入衣料と雑貨のセレクト ショップとして、鎌倉の実店舗「COUPRIO」とオンライン ショップ「LILI et NENE」を展開する株式会社クプリオ (以下、クプリオ)。同社では、「デザインや素材が良く、愛情を持って長く使っていただけるものをご紹介したい」という思いを大切に、品質の高い子供服をセレクト。オーガニック コットンを使用したオリジナル ブランドの開発や、ヨーロッパを中心に世界各国から商品をセレクトして、販売を行っています。

オリジナル ブランドの企画、制作から、海外での商品買い付け、オンライン ショップのサイト運営やお客様からの受発注管理、発送手配などあらゆる業務を 6 名のスタッフでこなす同社では、連携作業をスムーズに行うため社内での情報共有が何よりも重要になります。

株式会社クプリオ
代表取締役
柴田 かおり 氏

株式会社クプリオ
WEB ディレクター
林 とも子 氏

クプリオでは、これまで代表取締役である柴田 かおり 氏自らが、HDD を購入して NAS (Network Attached Storage) を設定してファイル共有を行うなど環境整備に努めてきました。しかしその一方で、自宅や外出先からの共有ファイルへのアクセスが不安定になるなど、課題も多かったと、クプリオ 代表取締役 柴田 かおり 氏は次のように説明します。

「シーズンものの洋服を扱っていますので、スピード感は常に要求されます。今現在弊社では『COUPRIO』と『LILI et NENE』の店舗とサイトを運営するほか『楽天』にも出店し、月で合わせると平均して 1,500 件ほどの注文をいただいています。セールの時期になりますと、さらに注文は突出して増えます。

そうした販売数を実現するための日々のあらゆる業務に柔軟に対応するため、自宅や外出先からもオフィスと同じように必要な情報にアクセスできるよう NAS を利用していたのですが、つながったり、つながらなかったりと、アクセスが安定しないためストレスを感じていました。そのため、海外出張時には必要なデータを携帯用の HDD にコピーして持ち歩いていたのですが、万が一紛失してしまったらという不安もありました」。
また、ファイル共有の課題だけではなく、メールによる情報共有も、「もう少し便利にしたかった」と柴田 氏は言います。
「実店舗だけではなく、オンライン ショップも経営していますので、お客様からメールでのお問い合わせなども多くいただきます。それまでは、各スタッフそれぞれがメールを受信し、返信する場合は必ず他のスタッフを CC に入れ、メール内容はファイルにコピーして共有するようにしていました。それですと手間もかかりますし、タイムラグが生じる恐れがありました。もっと簡単かつ確実にメール情報を共有できないかという思いがありました」。

そして 2011 年夏。日頃 PC を購入していたデル株式会社の営業担当に相談したところ、「はじめてのサーバー導入に最適」と紹介されたのが、マイクロソフトの Windows Small Business Server 2011 でした。
Windows Small Business Server 2011 は Microsoft Exchange Server 2010 や Microsoft SharePoint Foundation 2010 などがオールイン ワンでパッケージされた中小企業向けのパッケージです。ファイルの共有や保護、リモートアクセスなどの機能を提供し、柔軟に社内情報の共有が行えます。
製品の説明を受けた柴田氏は、同社の抱えた課題も、この Windows Small Business Server 2011 で解消できると感じたと言います。

「製品の説明をいただいた第一印象は、そんなに簡単にサーバーが構築できるの? というものでした。サーバーと聞くと敷居が高い気がしていたのですが、これならなんとかできそう、と思いました。これまでストレスになっていた外部からの共有ファイルへのアクセスも解消できそうでしたし、メールによる情報共有の課題も、Exchange Server を使うことで解決できるのが魅力的でした」。

こうしてクプリオでは Windows Small Business Server 2011 の導入を決定。システム構築については、Windows Small Business Server の導入経験が豊富な株式会社りんくる (以下、りんくる) にサポートを依頼しました。

<システム概要と導入の効果>
オールイン ワンのパッケージだから実現できる、さまざまな角度からの業務改善

株式会社りんくる
代表取締役
谷 洋 氏

株式会社りんくる
コンシェルジュ営業部
コンシェルジュ
田口 雅士 氏

Windows Small Business Server を使ったシステム構築を担当した、りんくる 代表取締役 谷 洋 氏はこの製品のポイントについて次のように説明します。

「Windows Small Business Server 2011 は、本当に多くの機能がワンパッケージになっている製品です。当社でも数多く導入をサポートさせていただいていますが、『機能の半分も使えば、十分に元が取れる』製品であると思います。今回、クプリオ様の場合は、初めから柴田 社長が Exchange Server を使ったメールの共有と、VPN 接続によって社内外問わずセキュアにファイル共有を行うイメージを持たれており、非常にうまく使いこなされていると思います」。

現在クプリオでは、実店舗『COUPRIO』の Web サイト、『LILI et NENE』、『楽天』ショップと 3 つのサイト用に、それぞれにドメインを変えたいくつかの共有のメール アドレスと、各スタッフの個別メール アドレスを合わせて、15 のアカウントを取得。Exchange Server によって共有メールボックスを作成し、社員全員にアクセス許可を与えることで、いつ誰が、どのメールに、どのように対応したか、全スタッフがリアルタイムで把握できるようになったとして、柴田 氏は次のように評価しています。
「たとえば店舗宛のメールもこちらできちんと把握し、万一返信されていない場合はこちらで対応することができるなど、メールでの対応の漏れという心配は確実に減りましたね。もちろん対応のスピードにも影響を与えています。メールの履歴を見れば分かるので、担当者に聞かなければ状況が分からないということもなくなりました」。

また、ファイル共有についても利便性が大幅に増したとして、サイトの運用を担当するクプリオ WEB ディレクター 林 とも子 氏は「サーバーがなかった時代を想像できない」と、今の快適さを評価します。

「サイトの運用は、基本的にスタッフ全員の連携作業になるので、最新のファイルを常に共有しておく必要があります。サイトの運用は商品の入れ替えや売れ行きに応じてすぐさま更新していかなければなりませんので、社内にいるスタッフが状況に応じてフレキシブルに対応する必要も生じます。そうしたスピード感が要求される中、きちんとメールやファイルの共有ができるようになったことで、ストレスなくサイトの更新作業ができています」。

さらに、海外出張など、オフィスを留守にする機会の多い柴田 氏にとって、「リモート デスクトップ」機能によって、遠隔地から自分の PC を操作できるようになったことも、大きなメリットであると柴田 氏は強調します。

「リモート デスクトップは本当に便利ですね。VPN 接続を使って社外から Small Business Server にアクセスできるだけでも十分に便利なのですが、会社に置いてあるデスクトップに接続した外付けの HDD の中身までは見ることができません。しかし、管理者権限でリモート デスクトップ機能を利用すると、Small Business Server に登録されている PC すべてにアクセスできますので、まったく不自由がありません。この機能はまだ私しか使用していないのですが、先日、スタッフと共に浜松に出張に行った際に、どうしても彼女が対応しなくてはならない作業があったので、私のノート PC からでリモートデスクトップで彼女の PC につないであげたんです。そうしたら、『会社にいなくても本当に何でもできるんですね』と感動していました」。

<今後の展望と期待>
SharePoint Server によるワークフローの改善と、よりスムーズな情報共有を

「最初の段階は大成功」と Windows Small Business Server 2011 を評価する柴田 氏。今後の展開についても、信頼を置いている、りんくるの提案に沿ってさまざまに検討していると言います。

「りんくるさんには、導入から運用まで本当にお世話になっています。自分でネットワークを組んで管理していた頃が嘘のようです。システムにトラブルが起きたとして、私がそれに対応していると仕事になりませんからね。今は何かあれば、りんくるさんにすぐ対応していただけます。一時期は、本当に当社の社員かと思うくらい通っていただいて (笑)。システムだけではなく業務を理解していただいた上で、今後のシステム活用の提案などもしていただけるので、本当に心強いです」。

クプリオのシステム構築をサポートしてきた、りんくる コンシェルジュ営業部 コンシェルジュ 田口 雅士 氏も、今後のシステム展開について次のように語ります。

「通常、保守サポートですと月に何回といった回数制限を設ける形になりますが、弊社の場合は無制限です。コンシェルジュとしてお客様と身近に対応させていただく中でお客様の業務内容もより深く見えてきますので、それぞれのニーズに合わせた展開を提案させていただいています。クプリオ様の場合は、柴田 様から SharePoint Server に関するお問い合わせもいただいておりますので、今後は SharePoint Server での予定表の共有であったり、ワークフローの組み立てなどにもご活用いただけるよう、私の方でベータ版を作成しながらご提案できればと考えています」。

最後に柴田 氏は次のように締めくくります。

「社員数 6 名とはいえ、スピード感のある業務の中で『隣の人が何をしているか』、『どこまで作業を進めているか』を常に把握することは難しいものです。今回が当社にとって初めてのサーバーの導入でしたが Windows Small Business Server 2011 を使って、やりたかったことは網羅できたと思っています。
しかも、Windows Small Business Server 2011 ではもっといろいろなことができるだろうと思っています。たとえば今は商品管理などは Excel を使って共有している状況ですが、SharePoint Server などを使うことで、もっと円滑に情報共有できるのではないかと思います。何分、日常の業務については、量がある上に、スピードも求められますので、労力をかけず自然な流れの中で柔軟なコミュニケーションが取れるよう、Windows Small Business Server 2011 を活用していきたいと思っています」。

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