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株式会社シーケービー

 様に導入

スマホ導入だけでは解決しなかったメールに関する悩みを Exchange Online で解決

<導入の背景>
POP メールの運用に課題を抱えていたシーケービー

東京・渋谷に本社を構える株式会社シーケービー (以下、CKB) は、主に海外メーカー製の工作機械や精密測定器の輸入・販売を手掛ける中堅商社。今年で創業 60 周年を迎える同社は、社員 70 人で国内メーカーがカバーしていない特定用途向けの先進機器を、海外メーカーと直接提携することで幅広く取り扱っている。その多くはドイツ、スイスといった欧州メーカーの製品だが、ほかにもオーストラリアやイスラエルなど、国内では珍しいメーカーの製品もラインアップしている。

CKB が取り扱う製品の販売先は、日本国内の大手メーカーから中堅・中小製造業まで多岐に渡り、かつ地理的にも国内各地に散らばっている。また同社は、製品の販売のみならず、保守サービスも提供している。そのため、自ずと営業担当者や保守担当者は、外回りの仕事が多くなる。

シーケービー
機械営業部
部長代理
早坂 勝博 氏

同社では、こうした現場業務の効率アップを図るため、主に営業担当者を中心にネットブックやタブレット端末を支給しモバイル ワーク環境の整備に力を入れてきた。スマートフォンからのメール閲覧率も高まっていた。これらによって一定の生産性向上の効果は得られたものの、依然としてメール環境の使い勝手に関しては課題を残していたと言う。同社 機械営業部 部長代理 早坂 勝博 氏は、次のように述べる。

「弊社のもともとの業務スタイルは、海外との FAX のやり取りを紙の冊子にまとめ、社内で回覧することで、関係者間で情報共有を図るというものでした。その後、FAX が電子メールに置き換わった後もこのスタイルを踏襲して、メーリング リストに関係者のメール アドレスを登録して同報送信していました。しかしこうしたメール運用では、メールの数が膨大になるため、メール サーバに大きな負担が掛かってしまいます」

当時、同社ではホスティング サービス事業者が提供する POP メールのサービスを利用していたが、メール ボックスの容量制限のためにサイズの大きいファイルを添付したメールの同報送信などにはしばしば制限を掛けざるを得なかったという。また、メールの未読・既読の判別が付かない点も業務効率の向上を妨げていたと早坂 氏は言う。

「営業担当者はオフィスのデスクトップ PC、タブレット端末、さらには自宅の PC などさまざまな端末からメールをチェックしますが、POP メール環境ではある端末から既に読み込んだメールであっても、別の端末からメール サーバにアクセスすると未読扱いとなり再度取り込まれてしまいます。弊社の業務では日々数多くのメールが飛び交いますからメールの未読・既読が容易に判別できないのは、極めて使い勝手が悪かったのです」

<導入の経緯>
Exchange Online の導入でメール関連の業務効率が劇的に向上

こうしたメール運用にまつわる問題を解決するソリューションとして同社が注目したのが、Office 365 のメールサービスである「Exchange Online」だった。従来の「POP サーバ + 多種雑多なメール クライアント」の環境から、「Exchange Online + Outlook」に全社的に移行・統一すれば、これまで悩まされ続けてきた「メールの未読・既読」問題から解放されるとともに、メール ボックスの容量も 25GB とたっぷり提供されているため、容量不足に悩まされることもなくなる。

シーケービー
管理部総務人事課
課長代理
髙橋 佳子 氏

同社の決断は早かった。
「当時の社長が新しい試みに理解を示してくれる方だったので、Office 365 の導入にもすぐにゴーサインを出してもらえました。こうした動きの早さは弊社のような中小企業ならではの強みなのかもしれません」(早坂 氏)

こうして 2011 年春、CKB は旧来のメール環境を全社一斉に「Exchange Online」へと移行した。移行に当たっては同社に IT サービスを提供している協立情報通信株式会社が作業を強力にバックアップした。CKB 管理部総務人事課 課長代理 髙橋 佳子 氏によれば、移行自体は極めてスムーズに行われたという。

「私どもユーザー側は、事前に不要なメールの削除作業を行い、中には古いメールを Exchange Online のメール ボックスに移行することを希望する者もいましたが、協立情報通信さんの支援のおかげでユーザー側には大きな負担は掛からずとてもスムーズに Exchange Online 環境へ移行できました」(髙橋 氏)

その後、現在に至るまでの約 2 年弱の間、CKB は Office 365 のExchange Online を全社で安定的に利用し続けている。早坂 氏によれば、Exchange Online を導入したことによる業務効率向上の効果は、絶大なものだと言う。

「異なる端末ごとに同じメールを見たり削除したりしなくて済むようになったことで、以前とは比べものにならないほど業務効率が上がりました。以前の POP メールの環境には、もう戻ることができませんね」(早坂 氏)

<今後の展開>
今後は、SharePoint Online で "膨大な数の貿易関係書類" の管理を検討中

ちなみに CKB では現在、Office 365 を使ったさらなる業務効率アップのために、SharePoint Online の有効活用を、構築・運用サポートの経験のある協立情報通信と共に検討しているところだ。

同社は業務上、営業資料や製品資料、さらには貿易関連の書類など多数のドキュメント ファイルを扱っており、かつ、それらを支店をまたいで共有しなくてはいけない。しかしこれまでは書類のファイルを各人がファイル サーバに個別にアップロードするだけで、きちんとドキュメント管理が行われていなかったという。

シーケービー
管理部 部長代行
田渕 敏浩 氏

同社で現在システム管理を担当している同社 管理部 部長代行 田渕敏浩 氏は、「現状ではファイルのバージョン管理もできていないのが実情です。SharePoint Online を使えばこうした状況を改善できるとともに、プロジェクトごとにポータルを作って営業活動を側面支援するようなことも可能になります」と説明する。

さらに田渕 氏は、SharePoint Online への移行による "データ活用度合いの向上" にも期待を寄せている。従来は紙資料であったため検索性が著しく低く、過去データの二次利用や再利用が難しかった。その点、SharePoint Online 上に資料データが上がっていれば、利便性や共有率が向上して "二度手間といった無駄" が減少し、業務効率向上に寄与する。

早坂 氏は、「現場の業務効率を上げるためには、それを実現するためのツールの整備なくしては実現できません。このような環境を整えもせずに現場にただ『業務効率を上げろ!』と言うのはナンセンスだと思います。そういう意味では、Exchange Online や SharePoint Online は弊社の業務に極めてフィットした業務改善ツールだと感じています」と説明する。

早坂 氏の言うように、CKB のような商社では "いつでもどこでも使えるクラウド サービス" が非常に業務にマッチし、メールによる業務効率が向上した。同社では、さらに積年の課題であった書類管理についても、SharePoint Online をフルに活用することで、さらなる業務効率の向上を目指している。このように、今後も Office 365 の学習を意欲的に重ねることで、Office 365 の機能をフルに使い倒していく意向だ。

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