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導入事例

 様に導入

  • クラウド
  • 効率化
  • オンデマンド
  • コスト

株式会社ブレイン

 様に導入

クラウドへの移行で社内サーバーの運用コストや不安を一網打尽

株式会社ブレイン (以下、ブレイン) は、大阪と神戸にオフィスを構える会計事務所。公認会計士 4 人およびスタッフ十数名で関西一円の数多くのクライアント企業に対して高度な財務・会計・経営支援サービスを提供している。

また、ブレインは中小企業としては珍しく、早くから社内に情報共有のためのサーバーを導入・活用してきた企業である。同社の代表取締役で、自身も公認会計士として活動する岩井 正彦 氏によれば、その背景には会計士特有のワークスタイルがあったという。

<導入の背景>
会計士はクライアント先に出向いて仕事をすることが多い

株式会社ブレイン

株式会社ブレイン
代表取締役
岩井 正彦 氏

「ブレインの会計士は、基本的にクライアント先に出向いて仕事をすることが多い。そのため、社内に保存しているさまざまな情報や業務アプリケーションに、出先からインターネット経由でアクセスする必要があった。まだクラウド上にデータを置き、クラウド上のアプリケーションを使うという概念がない時代だったので、社内に業務用サーバーを設置するしかなかった」(岩井 氏)

そのため、ブレインでは 2006 年から、マイクロソフトの「Windows Small Business Server 2003 (以下、SBS 2003)」を社内に導入し、Exchange Server のメール サーバー機能や予定表機能、リモート アクセス機能、あるいはファイル共有機能などを長く活用してきた。そして、2013 年に入りサーバー リプレイスの時期が近付いてくるにつれ、次期 IT インフラを検討する必要性に迫られていた。

<導入の経緯>
社内サーバーだとディザスタ リカバリーやメールボックス容量の観点で課題が残っていた

アイシージェーピー
代表取締役
渡部 孝一 氏

ブレインの SBS 2003 の導入・運用を手掛けた、株式会社アイシージェーピー (以下、アイシージェーピー) 代表取締役 渡部 孝一 氏によれば、今回のリプレイスを機に、これまで抱えていた、サーバー運用に関するいくつかの課題を解決したいと考えていたという。

「メール サーバーは業務にとって極めて重要なインフラなので、一時たりとも止めたくない。また万が一の災害に備えて、メール データや電子ファイルもきちんと保護したかった。そのためには、従来のように社内にサーバーを設置するより、クラウド サービスを活用した方が運用費の削減とシステムの信頼性を同時に担保できると考えた」(渡部 氏)

またブレインでは業務上、会計データのファイルをメールに添付してクライアントとやりとりすることが多く、知らず知らずの内にメールボックスの容量が不足することがあった。不足すると、そのたびにデータをローカルに移行しなければならなくなり、業務効率を下げていたのだ。これもまた、ブレイン社内では大きな課題として挙がっていたという。

こうしたシステム面でのさまざまな課題を一気に解決するために、ブレインが SBS 2003 に代わる新たな IT インフラとして導入を決めたのが、マイクロソフトが提供するクラウド サービス「Office 365」だった。

<導入の効果>
スムーズな移行で社内サーバー運用コストや不安から一気に解放される

早速アイシージェーピーは、ブレイン社内における従来の SBS 2003 の環境を Office 365 上に移行する作業に着手した。

「Exchange Server上のメール データや予定表データを『Exchange Online』環境へ移行するのが主な作業だったが、これ自体は極めてスムーズに 1 日程度で完了した」(渡部 氏)

なお移行作業の間、ユーザーは一切移行作業が行われていることは意識しなかったと岩井 氏は付け加える。

「裏側の仕組みが SBS 2003 から Office 365 に切り替わっても、われわれユーザー側は一切それを意識することなく、従来通り Outlook からメールや予定表の機能を使い続けることができた。もちろん、移行後はメールボックス容量が以前とは比べものにならないほど増えたため、容量不足が一気に解決できて大変助かっている」(岩井 氏)

また岩井 氏は、社内サーバー環境を Office 365 のクラウド環境に移行したことで、IT インフラの運用について余計な気を煩わせずに済むようになった点を大きなメリットとして挙げる。

「サーバーのトラブルや、メールボックスの容量不足などへの対処など、本来の業務以外のことで煩わされることが一切なくなった。特にブレインのように、社内に IT の専門要員を置く余裕がない中小企業にとって、これは非常に大きなメリットだと思う」(岩井 氏)

一方で、渡部 氏は IT インフラを運用する側の立場から、Office 365 を導入したことによる運用効率化のメリットを強調する。

「社内で独自にメール サーバーを運用する場合は、スパム メール対策などに非常に手間が掛かるため、運用する側にとっても負担が大きい。その点、Office 365 の Exchange Online のように、クラウド側でメール システムの安定稼働を担保してくれる仕組みは、われわれにとっても大変ありがたい」(渡部 氏)

<今後の展開>
SharePoint Online、Office オンデマンド、Lync Online の活用で業務効率のさらなる向上を

さらにブレインでは現在、従来の SBS 2003 環境にはなかった Office 365 ならではの機能を積極的に活用し始めている。中でも岩井 氏が重宝しているのが、多種多様なデバイスからクラウド環境に容易にアクセスできる機能だ。

「私は普段、Windows PC のほかにも、さまざまなデバイスを使い分けているが、Office 365 はどのデバイスでも親和性が高いので、非常に使い勝手が良い。現在、『SharePoint Online』を通じて異なる端末間でデータを共有する取り組みを進めている」(岩井 氏)

また岩井 氏は、Office 365 に含まれる「Office オンデマンド」機能にも注目しているとのこと。Office オンデマンドとは、ストリーミング配信のテクノロジーを使用して、Windows 7 または Windows 8 の PC に Office クライアントをオンデマンドで配信する機能。利用に当たっては プログラム が テンポラリー領域に配信、展開されるため、その PC の管理者ではなくても常に最新の Office を利用できる。

ブレインでは、クライアント企業先の PC を借りて作業することもあるため、もしそこで旧バージョンの Office しかインストールされていなかったとしても、この機能を使えば社外の端末でも最新版の Office を使って効率良く作業ができるというわけだ。

さらには、Office 365 に含まれる Web 会議・インスタント メッセージ機能を提供する「Lync Online」の活用まで、すでに視野に入れている。

「ブレインの神戸オフィスでは、クライアントとのやりとりは今まで一般公衆回線を使って行っていたが、今後は Lync Online を使うことで、電話代を大幅に節約できるのではないかと期待している」(岩井 氏)

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