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導入事例

 様に導入

  • コミュニケーション
  • 効率化

株式会社 ビービーシステム

 様に導入

Microsoft Lync でリアルタイム コミュニケーションを強化
他システムとも連携させユーザーの利便性を高める

株式会社 ビービーシステム

株式会社 ビービーシステム

最新テクノロジーとコンサルティング、独自製品の組み合わせによって、顧客企業の BPR を支援し続けている株式会社 ビービーシステム。ここではチームワークの変革に、Lync が活用されています。離れた場所で活動する社員同士のコミュニケーションを、多様な手段でリアルタイム化することで、生産性とフットワークを向上させているのです。これによって顧客への提案内容のクオリティも高まり、受注件数や売上額の増大にも貢献。異なる強みを持つエンジニア同士の協業も円滑になっています。また Lync API などを積極的に活用することで、既存システムとの連携も実現。ユーザーの利便性をさらに高めることにも成功しています。

<導入の背景とねらい>
複雑化する環境に対応するため
より緊密なチームワークの実現へ

株式会社 ビービーシステム
執行役員
東日本統括本部
営業本部 本部長
遠藤 修平 氏

顧客ニーズの多様化や情報技術の進化によって、ビジネスのあり方が複雑化しています。その一方でスピードに対する要求も高まり続けています。このような環境で競争優位を維持し続けるには、多様な才能や専門知識を持つ人々がそれぞれの役割を担いながら、緊密なチームワークを行わなければなりません。そしてそのためには、コラボレーションを促進するしくみが求められます。

このような要求に対して、Microsoft Lync 2010 の活用で対応しているのが、株式会社 ビービーシステム (以下、BBS) です。

同社は、最新のテクノロジーとコンサルティングを融合した「ソリューション」と、独自の情報・通信技術を結集した「プロダクト」によって、顧客企業の BPR を支援し続けている IT 企業。大阪と東京に設置された本社を拠点に、自社パッケージ ソフトで培った深い知識を武器として、マイクロソフト製品をより良く活用するためのサービスをお客様に提供しています。

同社を取り巻くビジネス環境について「ここ数年で大きく変化しました」と言うのは、株式会社 ビービーシステム 執行役員 東日本統括本部 営業本部 本部長の遠藤 修平 氏です。以前は特定製品の知識だけでも営業を行うことができましたが、最近は技術が複雑化しており、単体製品の知識だけでは顧客に最適な提案をすることは難しくなっています。またインターネットから情報を入手しやすくなったことで顧客側が持つ情報が増えており、それ以上の知識がなければ顧客に対する価値提供もできなくなるだろうと説明します。「今私どもに求められているのは、複数の製品を組み合わせたシステムによって、新たな価値を生み出すことです。そして構成要素となる各製品に関する知識も、より深いものが求められています」。

このような傾向は技術部門にも、新たな問題を突きつけていると遠藤 氏は指摘します。必要な知識が増えた結果、専門分野の細分化が進んだため、それぞれのエンジニアがどのように連携していくのかが、大きな課題になっているのです。もちろんエンジニアの知識は、営業現場でも活かされる必要があります。

「営業担当者は毎日のように社外に出ているため、社内のエンジニアと直接話をする機会が少なく、以前は主にメールによってコミュニケーションを取っていました。しかしメールではタイム ラグがどうしても発生し、きめ細かいやり取りが難しいため伝達ミスが起こりやすいという問題もあります。また案件が複雑になると、より多くの相手との間で、こまめに情報をやり取りしなければなりません。これらの問題を解決するには、コミュニケーションのさらなる迅速化かつ円滑化が必要です」 (遠藤 氏)。

BBS がそのためのツールとして着目したのが、Lync 2010 でした。これによってリアルタイム コミュニケーションの基盤を確立し、コミュニケーションのスピードを高めることで、チームワークのあり方を変革しつつあるのです。

<導入の経緯>
Lync API を活用し既存システムと連携
利便性の高いコミュニケーション基盤を確立

株式会社 ビービーシステム
技術支援本部
シニアチーフ
繁田 基史 氏

BBS が Lync 導入を本格的に検討し始めたのは 2011 年 4 月。同年 7 月には社内の一部にパイロット導入し、試験的な活用を開始しました。パイロット導入の間にユーザー ニーズの洗い出しを行ったうえで、2011 年 10 月に営業部門を中心とした本格的な活用を開始。2011 年 12 月にはシステム開発部門での活用もスタートします。

Lync 採用の背景について、株式会社 ビービーシステム 技術支援本部 シニアチーフの繁田 基史 氏は次のように説明します。「実は以前、Microsoft Office Communications Server (OCS) を使ったことがあったため、Lync の導入は自然な流れでした。しかし理由はそれだけではありません。Lync は OCS に比べ、通信に必要な帯域が大幅に減っており、API が充実しているという魅力もあります。これらの特長をうまく活かせれば、多様なコミュニケーション手段を手軽に活用できる、利便性の高い基盤を作り出せるはずだと考えたのです」。

Lync API を活用した既存システムとの連携には、2012 年 2 月に着手しています。2012 年 4 月には、Lync と Microsoft SharePoint Server、Microsoft Exchange Server、社内で開発された「Intranet Board」というアプリケーションが連携したシステムが完成。これと同時に全社展開も完了しています。

「Intranet Boar」とは社員の "行き先案内板" としての役割を果たすものです。Exchange Server にデータが格納された予定表の内容と連動するほか、予定表に記述されていない情報を追記することも可能です。また Exchange Server の階層型アドレス帳とも連携しており、社内の組織構造に基づいて目的の社員を探し出せるようになっています。

PC を利用するユーザーは、まず「Intranet Board」にアクセスします。「Intranet Board」には Lync API 経由で Lync のプレゼンス機能が取り込まれており、社員リストにプレゼンス情報が表示されるようになっています。ここで相手を選択すれば、Lync が提供する IM (インスタント メッセージング) や Web 会議、アプリケーション共有を、すぐに使うことができます。

Lync は SharePoint の API を介して、SharePoint Server とも連携しています。BBS では SharePoint の中に、社員のスキル情報や案件情報などを登録した「Know-Who/Know-How」が格納されていますが、この情報に Lync のプレゼンス機能から直接アクセスできるようになっているのです。このため特定のスキルを持つ社員をプレゼンス機能の中で検索し、見つけた相手の状況を確認したうえで、すぐにコミュニケーションを始めることができます。

BBS では Windows Phone の活用も始まっています。今回構築したシステムは、Windows Phone からも利用可能です。社内電話は現在も IP-PBX を使用していますが、将来はこれを Lync に移行することも検討されています。公衆電話網に対するゲートウェイや IP-PBX との連携も、既に検証が始まっています。

システム構成図

システム構成図 [拡大図] 新しいウィンドウ

階層型アドレス帳と連携した行き先案内板

階層型アドレス帳と連携した行き先案内板 [拡大図] 新しいウィンドウ

<導入効果>
軽快になったチーム プレイのフットワーク
受注件数と売上の増大にも大きく貢献

「Lync でプレゼンス機能や IM が手軽に使えるようになったことで、コミュニケーションのフットワークが軽くなりました」と遠藤 氏。共有すべき情報を簡単に伝えることができるので、情報伝達に必要な時間が短縮されているのです。「以前はお客様との打ち合わせ内容を関係者に伝達するのに、30 分から 1 時間は費やしていました。しかし今では 5 分から 10 分で済んでしまいます」。

情報収集も行いやすくなりました。IM によって関係者への問い合わせが手軽になったからです。特に利便性が高いのが、Windows Phone と IM の組み合わせだと言います。営業担当者は公共交通機関での移動が多く、携帯電話で話ができる機会は限られています。しかし IM ならいつでもメッセージをやり取りできます。チーム メンバーからの情報も随時受け取ることができ、相談の依頼にも即答できると遠藤 氏は説明します。

その一方で繁田 氏は「Web 会議機能も便利です」と指摘します。これを活用することで、エンジニアは自席に居ながらにして、営業提案に参加できるようになったからです。以前は顧客に技術的な内容を説明するため、営業担当者との同行を求められることが少なくありませんでしたが、今では逆に「社内にいて欲しい」と言われることが増えていると言います。また Web 会議なら複数のエンジニアが異なる場所から会議に参加することができ、必要であれば資料を画面に表示して共有することも可能です。「移動に必要な時間を節約できますし、それまで行っていた作業を中断する必要もないため、生産性が上がっています。提案内容に最適なエンジニアが Web 会議に参加すれば、お客様からの信頼も高まります」。

繁田 氏はさらに、Lync は技術的な問題解決の迅速化や、後輩エンジニアの指導にも役立っていると付け加えます。例えば「あるソフトウェアが動かない」という相談が来たとき、Lync のアプリケーション共有機能を利用すれば、現地に行くことなく設定変更などの作業を行うことができます。また後輩からの質問も、同じ画面を共有して説明すれば、遠隔地からでも指導が可能になると説明します。BBS では拠点が東京と大阪の 2 か所にあり、その時対応できるエンジニアが、もう片方の拠点にいる場合があります。このような遠隔地にいるエンジニア同士の協業も、行いやすくなっていると言います。

「以前はリアルタイム コミュニケーションが難しかったため、限られた情報だけで意思決定しなければならないケースが多く、情報不足による見込み違いや、類似案件が走っているのにその存在を知らないといったことが起こりがちでした」と遠藤 氏。しかし今では、自分の知らない情報を他の人から簡単に教えてもらえるうえ、情報伝達の効率化によって資料作成の時間も増えています。その結果、提案や見積のクオリティが高まっていると語ります。

この効果は受注件数や売り上げ額にも影響を及ぼしています。Lync 導入前に比べると、大型の SI 案件の受注件数は 23% 向上し、売上も 72% 増大。会社全体の売上も 18% 増えているのです。「そのすべてが Lync 導入の効果だと言うつもりはありませんが、Lync による意思決定の質向上が果たした貢献は、かなり大きいと思います。部署を超えた情報共有、人検索のスピードアップ、Lync がもたらす多くの効果を考えると、単なる費用対効果では測れない価値があるはずです」 (遠藤 氏)。

リアルタイム コミュニケーション実現の効果

リアルタイム コミュニケーション実現の効果 [拡大図] 新しいウィンドウ

<今後の展望>
将来は電話システムも Lync へと移行
社外へのソリューション販売も検討

今後の課題は音声系システムとの統合です。前述のように既に技術検証は始まっており、近い将来には Lync と IP-PBX を併存させた電話システムを実現する計画です。「その後、IP-PBX から Lync への移行を進め、最終的には PBX を全廃したい」と繁田 氏。これによって電話システムも含めた、TCO の削減が実現できると言います。

その一方で、今回構築したシステムを、社外に販売することも視野に入っています。遠藤 氏は「Lync や Exchange の階層型アドレス帳と連携する "行き先案内板" は、他の企業でも役立つはずです」と指摘。また Lync のプレゼンス機能と SharePoint Server のデータベース連携に関しても、類似のニーズは少なくないはずだと語ります。

BBS の事例が示すように、Lync をコミュニケーションの中核に位置付けることで、多様なコミュニケーション手段をユーザーに提供することができます。またさまざまなシステムと連携させることで、より利便性の高いしくみを作り上げることも可能です。このような基盤を確立することでコミュニケーションのスピードが高まり、その結果、企業競争力強化にも大きな貢献を果たすことになるのです。

Windows Phone からの Lync 利用

Windows Phone からの Lync 利用

Lync を利用したコミュニケーション

Lync を利用したコミュニケーション

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