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バング & オルフセン

 様に導入

高級オーディオ システム メーカー、クラウド ベースの電子メールにより IT 予算の負担を緩和

4 つの開発部門と数多くの小売店を擁し、本社の事業も好調な バング & オルフセンは、オーディオとビデオの世界で業績を伸ばしています。同社は各地に 2,000 人の従業員を有し、その 75% が日常的に電子メールを使用しています。この順風満帆の企業は、より優れた機能と柔軟なリモート アクセスを提供する優れた電子メール ソリューションを必要としていましたが、IT 管理者は将来を見据え、数年ごとのソフトウェア アップグレードにかかる費用を回避したいとも考えていました。

クラウド ベースの Microsoft Office 365 を採用すれば、バング & オルフセンは、低価格のユーザー単位の月額サブスクリプションで、Outlook などの最新のマイクロソフトのツールを常に利用できるようになります。実際、同社では、社内でホストするソリューションと比較して、82% の費用削減が見込まれています。Office 365 を利用することで、従業員は、ほとんどすべてのモバイル デバイスから電子メール、予定表、およびファイルにアクセスできるようになりました。さらに、使い慣れたマイクロソフト ツールは、習得と使用が簡単なので、新しい従業員のトレーニング時間も短縮できます。

<状況>

オーディオ ファンがバング & オルフセンと関連付ける単語が 1 つあるとすれば、それは "高級" です。1925 年にデンマークのスドルアで創設された同社は、高性能 TV、ラウド スピーカー、MP3 プレイヤー ドック、およびオーディオ システムで世界的に有名です。オーディオ システムは、Audi、BMW、Mercedes-AMG、Aston Martin などの高級車によく搭載されています。同社は、そのビジョンの一環として、長続きする驚くべき経験を求めて、「普通」というものに疑問を呈す取り組みを続けています。バング & オルフセンの IT & 共有サービス センターのシニア ディレクターである Ole Damsgaard 氏が、同社の電子メール ソリューションのアップグレードに乗り出したときに求めていたのは、このような種類の経験でした。

限られたリソースを巡って社内で争っていたため、電子メールのアップグレードは常に後回しになっていました。しかし Damsgaard 氏は、同社が最新かつ最高の電子メール、会議、およびファイル共有ソリューションを必要としていることを認識していました。同氏は、以下のように述べています。「資金面で常に他のプロジェクトと競争状態にあります。リソースも資金も限られているため、多くの場合、ソフトウェアのアップグレードの優先順位は低くなってしまうのです」

バング & オルフセンの従業員の約 75% はリモートで業務を行っています。しかしながら、社内で使用している電子メール ソリューション Lotus Notes にアクセスできるのは、同社が BlackBerry を支給していた 150 人の従業員だけで、それ以外の 1350 人のモバイル ワーカーはアクセスできないままでした。

また、Lotus Notes には別の問題がありました。「従業員を新規採用すると、彼らは Lotus Notes を見て、「これは何ですか?」と言うのです」と、Damsgaard 氏は嘆いていました。多くの場合、新しい従業員がこのプログラムについて習得するまである程度の時間がかかっていました。

さらに悪いことに、Lotus Notes と、同社の会議ソフトウェアである Microsoft Office Communicator との連携はうまくいかず、この 2 つのプラットフォームでの情報収集はスムーズに進まず、時間もかかっていました。

バング & オルフセンは、手頃な電子メール ソリューションを必要としていましたが、会議とファイル共有を同じ使いやすいシステムに統合することも希望していました。

<ソリューション>

同社の IT プロバイダーである Proactive の Peter Lunding Smith 氏は、使い慣れた Microsoft Office アプリケーションを電子メール、予定表、共同作業およびコミュニケーション ソリューションと統合するオンライン サービスである Microsoft Office 365 を試すことをバング & オルフセンに勧めました。このクラウド ベースのサービス スイートには、電子メール用の Microsoft Exchange Online、仮想会議用の Lync Online、およびファイル共有と共同作業支援のための SharePoint Online (共同編集機能付き) が含まれています。これは同社にとって耳寄りな話だったため、すぐに 1,500 人のすべての従業員が Office 365 に電子メール アカウントを持つようになりました。

バング & オルフセンが独自の IT 環境を構築 (自社運用サーバーを完備) するかクラウドへ移行するか決定しなければならなかった時点で、Office 365 はコスト効果に優れたソリューションでした。「私たちは、社内サーバーを導入すべきか、それともクラウド ソリューションを選ぶべきかを検討しました。その結果、Office 365 を利用してクラウドに移行すれば、コストを削減できるのだと認識するに至りました」(Damsgaard 氏)

Damsgaard 氏は、Office 365 がほぼすべてのモバイル デバイスと連携し、同社のモバイル ワーカーにより柔軟な電子メールへのアクセスを提供していることも気に入っています。「現在、スマートフォンを使用している従業員は全員、電子メールと予定表に非常に簡単にアクセスできます」(Damsgaard 氏)

Office 365 は使い慣れたマイクロソフトの機能を採用しているため、使いやすく、トレーニングも最小限で済みます。「当社の従業員は、Outlook やその他のマイクロソフト製品を使い慣れています。Office 365 は既存の作業環境に簡単に統合できましたし、また、既にツールを熟知していたため、従業員はすぐに使用を開始することができました」(Damsgaard 氏)

従業員は Office 365 での電子メール、予定表、および会議間のシングル ログインと統合を気に入っています。「大勢の予定表をずっと簡単に比較できるようになりました」と、Damsgaard 氏は述べています。同氏は、これまで同社にはなかったツールである Lync Online のビデオ会議コンポーネントにも大きな可能性を見出しています。

<メリット>

Office 365 によって、バング & オルフセンは、出張コストと IT コストを削減し、アクセスと使いやすさを改善するだけでなく、電子メール、予定表、および会議を的確に連携させることができます。

出張および IT コストの削減

Office 365 を使用すると、社内でホストするソリューションと比較して、バング & オルフセンは IT の運用コストを 82% 削減できます。また、Lync Online により、出張コストおよび電話会議を削減できる見込みです。また、Office 365 により、ユーザーは、組み込みのウイルス対策およびスパム対策フィルターに加え、最新バージョンの Outlook、Lync、および SharePoint を利用できるようになります。

リモート アクセシビリティの向上

これまでバング & オルフセンでは、スマートフォンで電子メールを使用できる従業員は約 150 人しかいませんでした。これは、電子メールが BlackBerry でのみ機能したためです。Office 365 の導入によって、従業員は、ほぼすべてのスマートフォン、リモート PC、またはその他のモバイル デバイスから電子メールにアクセスできるようになりました。

使い慣れた使いやすいインターフェイス

Lotus Notes の使用方法の習得は、バング & オルフセンのほとんどの新しい従業員にとって難しいものでした。新しいスタッフは通常、既に Outlook 電子メールに慣れているため、Office 365 を使用するためのトレーニングはほとんどまたはまったく必要ありません。つまり、すぐに仕事に取り掛かることができるので、新しい従業員に必要なトレーニング時間をそれぞれ数時間短縮できます。

サービス間のシームレスな統合

会議のスケジュール設定と出席はかつてないほど簡単になりました。Office 365 では、従業員は、同僚の予定表で空き時間情報をすばやくチェックし、出席依頼を電子メールで送信し、出席依頼に埋め込まれた URL をクリックして会議を開始することができます。また、Office 365 では、Linux および Apple コンピューターを使用するソフトウェア開発者も、Windows ベースのユーザーと同じように Office 365 にアクセスできます。

常に最新の機能を備えている Office 365 は、バング & オルフセンが求めているものすべてを、低価格のユーザー単位の月額サブスクリプションで提供します。これにより、同社は IT 予算の逼迫から解放されます。
「以前は、リソースを巡って他の部門と競わなければなりませんでした。
現在、Office 365 はソリューションの不可欠な要素です。常に自動的に最新のソフトウェアを使用できるだけでなく、出張コストや会議コストを削減できます」(Damsgaard 氏)

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