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淡路印刷株式会社

 様に導入

Office 365 でお客様を囲い込み! 印刷業界の「あったらいいな」をクラウド上に実現し、『印刷営業マンのための学校』にまで活用。共存共栄の未来へ前進

写真:淡路印刷株式会社

淡路印刷株式会社

「人と社会と響き合う」という企業理念の下、着実に成長を続けてきた淡路印刷株式会社では、デザインの提案から納品まで、お客様と営業、デザイナーが密接にコミュニケーションできる環境を整え、お客様との関係性をより強固にするために、ビジネス用クラウド サービス「Microsoft Office 365」を活用。さらに、自社の成功体験を、印刷業界に広く公開するために、有志と共に開校した「日本印刷カレッジ」の運用にも、その利便性を活かしています。

<背景とねらい>
お客様に選ばれ続ける印刷会社であるために、社内外のコミュニケーション プロセスを変革

写真:淡路印刷株式会社 代表取締役 真野 貴司 氏

淡路印刷株式会社
代表取締役
真野 貴司 氏

成長を続ける淡路印刷株式会社 (以下、淡路印刷) では現在、飛び込みの新規営業を一切行っていませんが、顧客数は直近の 5 年間で約 800 件も増加。業績も伸び続けています。その理由について淡路印刷株式会社 代表取締役 真野 貴司 氏は、次のように話します。
「当社では自社のパンフレットや新聞の折り込み広告、印刷に関するセミナーの開催といった広報活動を積極的に行うと同時に、『似顔絵作成』サービスや『淡路島グルメマップ』などのフリーペーパー発行など、独自のアイデアを活かすことで、お客様に選ばれる会社作りを進めてきました。その結果、新規のお客様が増え続け、現在は 2,200 社と取引させていただくようになっています」。

順調に取引先件数を増やし、業績を伸ばしてきた淡路印刷では、さらなる成長を支えるために「お客様との関係をより強くして、他社に浮気されないためのしくみ作り」を追求。たどり着いた答えが、"社内コミュニケーションの円滑化" であったと真野 氏は言います。

「印刷会社の中は、"営業" と "デザイン" と "印刷" で、社内が縦割りになっています。お客様の相談を営業が受けて、デザインが作成したカンプを、また営業が持ち歩き、帰って来てお客様のご要望を口頭で伝える……手間も時間もかかりますので、お客様としてもデザイナーに直接ご自身のイメージを伝えたいと思われることがあるでしょう。そうしたことを踏まえ、いずれは "営業・デザイン・印刷" を一組のチームとして活動させる体制に移行したいと考えていました。その第一歩として、お客様を含めたチームの全員が、円滑にデザインカンプなどの成果物を共有できるしくみが必要だと思い至ったのです」。

しかし、そのしくみが実現するのは、実に「あっという間」のことだったと、真野 氏は続けます。

「IT関係でお世話になっている南あわじ事務機の谷さんにある日、『何か効果的な情報共有のしくみはないですか?』と聞いてみたら、『それならすでに、御社に導入していますよ!』と言われたのです (笑)。それが、マイクロソフトのクラウド サービスである Microsoft Office 365 でした」と、真野 氏は振り返ります。

<システム概要と導入効果>
安全・安心なクラウドにデザインカンプを保存し PC、タブレットを通じ、お客様と直接共有

写真:南あわじ事務機株式会社 谷 知紀 氏

南あわじ事務機株式会社
谷 知紀 氏

実は淡路印刷では、2013 年の時点で既存メール システムから、Office 365 の Exchange Online というサービスに切り替えていたのです。
導入当時、南あわじ事務機株式会社 谷 知紀 氏から「日頃使っているメール ソフトと変わらず、とても使いやすい。また、世界最高レベルのセキュリティで守られているクラウド サービスなので、ビジネスのデータも安心して預けられる」という説明を受け、即座に導入を決定したものの、「Office 365 の月額費用が安いこともあって、メール以外の機能があることに気付いていなかった」と、真野 氏は笑います。

しかし、Office 365 のサービスの 1 つである OneDrive for Business や SharePoint Online を使えば「クラウド上にデザイン カンプを置いて、任意のユーザー同士で簡単に受け渡しやレビューができる」という説明を聞くとすぐに、大口のお客様を対象としたユニークな活用を開始します。それが、「お客様との OneDrive for Business 共有」でした。

写真:淡路印刷株式会社
写真:淡路印刷株式会社

「安全なクラウドで、ほかの人と自由にデータを共有できて、パソコンでも iPhone、iPad でも確認できるというのですから、お客様とも直接、共有した方が絶対に便利ですよね」(真野 氏)。

淡路印刷では、お客様ごとのデータを保存するための「フォルダー」を OneDrive for Business に作成。そのフォルダー内にさらに、"制作物の種類" や "制作時期" で分類したフォルダーを作成し、各種データを保存・共有しています。

真野 氏は言います。
「このしくみを使えば、お客様もすぐにデザインを確認できるため、営業が出力紙を持ち歩く必要がなくなります。たとえばチェーン展開されている小売りのお客様のチラシのようにバリエーションが多いものも、日付や店舗で保存場所をわけて、それぞれに更新データだけを残して、チーム全体で確認する運用ならば "先祖返り" などの校正ミスも発生しませんし、"作業漏れ" などのトラブルも起きません。『こんな便利なものがあったのか!』と思いましたよ。もっと早く使えば良かったですね (笑)」

印刷営業の強力な武器となるクラウド サービスを「日本唯一の印刷営業の学校」でも活用

こうした Office 365 活用について真野 氏は「"業務の効率化" なんてレベルではない!」と言います。

「これはもう、立派に "お客様を囲い込む手段" ですよ。お客様にご依頼いただいたデータがクラウド上にあって、お互いに忘れることもありません。過去にどんなアイテムを発注いただいたか一目瞭然ですから、新しい営業のきっかけにもなりますし、増刷・改訂時のデータ探しに慌てることもありません。
それに、Skype for Business というツールで、チャットやビデオ会議もできます。営業がお客様先に移動できないときでも、これを使えば顔を見ながらお話できるわけです。こんな便利なもの、使わない手はありませんよ」。

淡路印刷における Office 365 活用に手応えを感じた真野 氏は、経営するもう 1 つの会社「アワプリメディアジャパン株式会社」が参加する 4 社共同事業『日本印刷カレッジ』(以下、NPC) でも、このサービスを活用しています。

写真:感動会社 楽通株式会社 代表取締役 田村 慎太郎 氏

感動会社 楽通株式会社
代表取締役
田村 慎太郎 氏

日本で唯一の印刷営業マンのための学校として 2015 年に開校した NPC を支える 4 社…「感動会社 楽通株式会社 (兵庫県姫路市)」と「株式会社ザッツ (福岡県福岡市)」、「株式会社ダイキュー (岐阜県大垣市)」…は、それぞれ遠く離れており、講師を務める各社の代表 4 名が直接顔を合わせて話し合える機会も、自ずと限られます。
そこで、Skype for Business や SharePoint Online などをミーティングや資料共有、そして受講生たちの課題管理などに活用。円滑な学校運営に役立てていると、感動会社 楽通の代表 田村 慎太郎 氏は説明します。

「NPCは、受講者を東日本と西日本に分けて、大阪と東京で授業を行っていますし、私たちの会社も遠く離れています。月 1 回の授業のほか、毎月の課題添削や受講者たちの会社へ履修状況報告など、私たちの業務を確実にこなすには、コミュニケーションの質と量が重要です。その点、Office 365 があって助かりました。Skype for Business でパソコンの画面を共有して同じ資料を見ながら話し合って、その場で資料を書き直したりできますからね。受講者 60 名 (第 1 期生) の課題ファイルも、OneDrive for Business を使うことで、非常に楽に管理できています」。

最後に、真野 氏は言います。
「Office 365 は、お客様との距離を確実に縮めてくれるサービスだと思います。実際に顔を合わせてお話するアナログなコミュニケーションにこのサービスを加えることで、非常に細やかな意思疎通ができます。たとえば、お客様先を出た後で何かを思いついた時でも、メールやチャットで気軽に連絡できます。なかなかお会いするタイミングが合わない時でも、成果物を共有しながら確実にコミュニケーションできます。今までは、デジタルというと冷たいイメージを持っていましたが、そうではないということを強く実感しています」。

写真:3 名様集合写真

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