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株式会社あしたのチーム

 様に導入

本社とサテライト オフィスを密に連携するためにOffice 365 を採用
業務効率化やコスト削減はもちろん、社会貢献や雇用継続などの導入効果も

画像: 株式会社あしたのチーム

株式会社あしたのチーム

中小企業向けに人事評価制度の構築、採用活動の代行などの人事サービス事業を展開する株式会社あしたのチーム。同社では、本社とサテライト オフィス、在宅勤務者を結ぶコミュニケーションの手段として、情報共有基盤の刷新を検討。無料で利用できるソフトウェアから比較的規模の大きいテレビ会議システムまで比較した結果、クラウド サービスの Microsoft Office 365 を導入しました。現在は、本社とサテライト オフィスを Microsoft Lync Online で常時接続し、場所を問わずにコミュニケーションが図れるしくみを設置するとともに、毎朝開催する朝礼をはじめとした Web 会議、さらには一部の顧客企業、パートナー企業との連絡に利用しています。サテライト オフィスや在宅勤務、モバイル ワークなどのテレワークを推進する同社にとって、Office 365 は今や欠かすことのできないツールになっています。

<導入の背景とねらい>
中小企業向けに人事サービスを提供企業の社会貢献の一環として、テレワークに注目

株式会社あしたのチーム 代表取締役
高橋 恭介 氏

株式会社あしたのチーム (以下、あしたのチーム) は、人事部が存在しない企業を中心に、Web システム化した人事評価制度サービスの提供、採用活動の代行、教育研修の支援、労務管理コンサルティングなどを展開する、トータル人事サービス企業です。

あしたのチームというユニークな社名は、創業者である代表取締役 高橋 恭介 氏のビジネスに対する思いが込められたものです。

「当社では、いわゆる組織という言葉をあえて使わず、あした (未来) に向かってのチームづくりというところに主眼を置いて事業を展開しています。それを『株式会社あしたのチーム』という社名にそのまま表現しました」

その同社が力を入れて推進してきたのが、テレワークです。すでに、徳島県三好市にサテライト オフィスを開設し、人材紹介事業のスカウト関連業務を行っているほか、広島県と大阪府に支店開設を準備しています。

「当社では、利益を追うだけではなく社会貢献をテーマに事業を展開してきました。その社会貢献のひとつを、地方でのテレワークで実現できると考えています。テレワークは、無理をしてボランティアや寄付をするというのではなく、本業を回していく中で世の中に貢献できる取り組みです。極端な話、1 か月に 1 回も外に出ない社員を 1 人でも抱えているのであれば、サテライト オフィスや在宅勤務によるテレワークの検討をお勧めしています」

業務効率を落とさないテレワークを実現するには、IT インフラの整備が必須だと高橋 氏は語ります。

「当社では、遠隔地との会議を行う際、以前は携帯電話をスピーカーフォンにして音声で行っていました。しかし、音声だけでは会議の流れが止まることもあり、資料の共有や共同作業は行えません。本社から離れた場所で本格的に拠点を展開する場合、やはり有効なコミュニケーション ツールが必須だと考えました」

<導入の経緯>
サテライト オフィス開設とともにコミュニケーション ツールの導入を検討
サービス内容と価格感、将来性の高さから Office 365 の採用を決定

あしたのチームでは当初、テレビ会議システムを検討していたと言います。そんなとき、顧客として接点のあった株式会社ダンクソフトから提案されたのが、Office 365 でした。

「ダンクソフトは、徳島にサテライト オフィスを開設するという実証実験のプロジェクトを進めていた企業です。当社とは、中小企業におけるチームづくりということで、中途採用の領域でお付き合いがありました。ダンクソフトは、マイクロソフトのパートナー企業であり、独自のペーパーレス ソリューションを提供しています。当社では、サテライト オフィスの開設を検討するにあたり、ダンクソフトのペーパーレス コンサルティングを受けるとともに、ダンクソフトの取り組みを見学しました。そこで見たのが、Office 365 を利用して東京の本社と徳島のサテライト オフィスを常時接続したコミュニケーション環境でした。もともと検討していたテレビ会議システムは、総額で数百万円かけて導入するというものでしたが、Office 365 ならばシステムを用意することなく、非常に安価に導入することができます」

高橋 氏が初めて徳島へダンクソフトのサテライト オフィスの視察に出向いたのは、2012 年 7 月。同年 12 月に徳島への進出を決め、2013 年 3 月にはあしたのチームのサテライト オフィスを開設しています。非常にスピード感のある意思決定と言えます。

他社製品や他社サービスとの比較検討も行われましたが、サービス内容、価格感などから、Office 365 の採用はすんなりと決まったとのこと。その中でも、特に採用の決め手になったのは、Office 365 の将来性でした。

「Office 365 というクラウド サービスを紹介されたとき、おそらくこれは今後、世の中に普及していくだろうという期待感を持ちました。それを先駆けて採用することが、今後の事業展開にもメリットになると考えました」

<システムの概要>
Lync Online 常時接続により、徳島のサテライト オフィスが隣にある感覚に
県庁や顧客企業などの外部と接続した会議にも積極的に活用

本社とサテライト オフィスを結ぶコミュニケーション ツールとして、あしたのチームが最初に導入したのが、Office 365 の Lync Online です。その運用は、徳島のサテライト オフィスを開設するのと同時に始まりました。

徳島のサテライト オフィスでは、人材紹介のスカウト関連業務を行っています。業務を単一タスク化して東京の本社から業務を切り離し、いわば "社内オフショア" のような形態にしているとのことです。

「徳島のサテライト オフィスでは、全国の求職者情報をもとに求職者へメールを送信し、返信があれば電話で連絡をとっています。インターネットと電話さえあれば、全国を相手に業務が行えます」

Lync Online は、毎朝 9 時から開催する全社朝礼をはじめ、必要に応じて行われる Web 会議に使われています。また、本社とサテライト オフィスの両方に、オフィスを見渡せる場所に Web カメラを設置し、常時接続状態にしています。

「映像や音声を高感度で拾うので、たとえば会議室から大きな声で話すと、サテライト オフィスからすぐにレスポンスが得られます。実際は徳島県ですが、すぐ隣にオフィスがあるような感覚です」

なお、徳島県では県の独自政策によって、県域全体にブロードバンド網が整備されており、そのインフラを利用するサテライト オフィスの回線は、遅延がほとんどない高速通信が可能です。

Lync Online の利用は、本社とサテライト オフィスの間だけに留まりません。徳島県では、徳島に進出している他の企業との連携を図るサテライト会議が月 1 回開かれており、そのツールとしても Lync Online が利用されています。

「そのほかにも、Lync Online を導入している一部のお客様とは、わざわざ出掛けて対面でミーティングを行うのではなく、Lync Online を使ってミーティングを実施しています。その数は、少しずつ増えつつあります」

<導入効果>
ペーパーレス化によるコスト削減だけでなく、雇用継続にも寄与

Lync Online を導入したことで得られた効果は、いくつもあると高橋 氏は話します。まずは、会議の効率と精度が大幅に高まったという効果です。従来は、音声だけの会議でしたが、現在は Lync Online でプレゼンテーション資料を表示し、それを使いながら会議できることは、業務効率向上の観点から非常に大きな効果だと言います。

資料を表示しながら会議の進行が可能になったことにより、ペーパーレスを実現したのも導入効果のひとつです。

「これからどんどん拠点を展開していくにあたり、ペーパーレスを進めていく必要があります。会議の資料を作成する際に使用する紙のような間接コストは、拠点が増えれば増えるほど見えないコストとしてのしかかってきます。コストの具体的な試算はしていませんが、節約できた紙代やインク代だけで Office 365 の月額利用料金は十分にペイできています」

さらに、高橋 氏が特筆すべき効果として挙げたのが、人材確保という点です。

「現在、当社では広島に支店を開設する準備を進めていますが、その責任者は広島の在宅勤務者です。彼は、家庭の事情から広島の実家近くでしか就業できないという理由で、私に退職届を持ってきました。私は、辞めるのならば在宅勤務で広島の支店開設準備に携わってくれないかと打診しました。そうした打診ができたのも、それを実現できたのも、Office 365 を利用して、いつでもどこからでもコミュニケーションがとれるからです。雇用を継続できたのは、サテライト オフィスでの経験があり、Office 365 があれば在宅勤務が可能だということが分かっていたからです。雇用の継続は、導入効果として本当に意義のあるものでした」

<今後の展望>
Exchange Online や SharePoint Onlineなどのサービスも視野に
利便性のあるサービスを積極的に取り入れる

あしたのチームでは、今後の拠点拡大に伴って、社員の所在を確認できる Lync Online のプレゼンス機能も有効活用していきたいと考えています。また、Exchange Online や SharePoint Online など、Office 365 で提供されているサービスにも興味を持っています。

「当社ではもともと Microsoft Office を利用していますし、当社が提供する ASP のサービスも Internet Explorer で動作するものですから、今後は利便性のある Office 365 のサービスを積極的に取り入れ、徐々に使っていきたいと思います」

今、事業継続性向上の観点からも、テレワークに取り組む企業は少なくありません。あしたのチームの事例は、Office 365 がテレワークを実現するために、きわめて有用なツールであること証明していると言えるでしょう。

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