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株式会社アサボウ

 様に導入

世界各地との貿易ビジネスに欠かせない Office 365 の機能とは

<導入の背景>
世界各地との貿易ビジネスを広く展開する企業に必要なもの

株式会社アサボウ (以下、アサボウ) は、東京・日本橋に本社オフィスを構える総合貿易商社。会社設立は 2009 年 7 月、従業員数は 8 人とまだ規模は小さいながら、独自の海外ネットワークを生かした幅広い貿易ビジネスを展開している。アフリカやロシアからの鉱物資源の輸入事業のほか、イタリアからのチーズ輸入や、イギリスのベンチャー企業が手掛けるマイクロ発電装置など、世界各国のさまざまな商材を扱う。

社内の雰囲気も、グローバル色豊かだ。社内ではロシア人や中国人の従業員が働くほか、アフリカやイタリア、ロシアに拠点やパートナー企業を持つ。当然、取引先も海外企業が多く、海外との人の行き来が絶えないという。

そんな同社が行っている取り組みの 1 つに、社外向けの会社紹介サイトの多国語対応がある。アサボウでは、会社概要や事業内容などの紹介を行うコーポレート サイトをインターネット上に公開しているが、その内容は日本語だけではなく英語、ロシア語、中国語、イタリア語でも掲載されている。

いかにも貿易商社らしい取り組みだといえるが、通常はこれだけ多様な言語でサイトを制作するとなると、多額のコストや技術的な制約が付き物だ。しかし同社では、社内に IT の専門家が 1 人もいないにもかかわらず、これらのサイトを最小限の手間で、しかも外部の業者に一切作業を委ねることなく、すべて自製したという。にわかには信じ難い話かもしれないが、こうした取り組みを可能にしたのが、同社が現在利用している Office 365 の「SharePoint Online」だったという。

<導入の経緯>
なるべくコストを掛けずに自前でサイトを制作できれば

アサボウがそもそも Office 365 を導入したきっかけは、会社設立後、メールをはじめとする IT インフラを整備するためだったという。同社 取締役のウシニナ・ヤナ氏は、当時の事情を次のように説明する。

株式会社アサボウ
取締役
ウシニナ・ヤナ氏

「弊社の社長が前職で Google Apps を使っており、スパム メールの自動フィルタリング機能や共有ストレージ機能を重宝していた。そこで、アサボウでも同じような IT サービスを使いたいと考えていたとき、たまたま Office 365 のことを知り、『普段仕事で使っている Word や Excel といった Office 製品との親和性が高いのではないか』と考え、採用を決めた」

Office 365 の導入自体は、独自ドメインの登録に若干手間取ったものの、IT の専門家の手を借りることなく、すべて独力で行ったという。現在では、Exchange Online のメール環境のほか、SharePoint Online のファイル共有機能などを活用している。

これらに加えてさらに同社が取り組んだのが、先ほど紹介した、SharePoint Online を使った会社案内サイトの制作・運営だ。

「弊社は小売ビジネスは行っていないので、サイトに盛り込む情報は最低限で構わない。従って、なるべくコストを掛けずに自前でサイトを制作できればと考えていた。そのためには、IT の専門家でなければ使いこなせない難しいツールではなく、素人でもブログ感覚でサイトが制作・更新できるツールがあればと考えていた。ただし、出来上がったサイトの見栄えが、いかにも素人が作ったようなものになってしまっても困る」(ヤナ氏)

<導入の効果>
SharePoint Online を使って多国語対応の企業サイトを自製

そんなことを考えていたとき、Office 365 を触っていてたまたま見つけたのが、SharePoint Online に含まれる外部向けサイト作成機能だった。あらかじめ用意されているテンプレートとフォームに、指示に従って情報を入力していくだけで、インターネット上に公開する企業サイトが簡単に構築できるという機能だ。

「これなら、専門知識がなくても簡単にサイトを制作できるし、かつ出来上がった Webサイトの品質も弊社が想定していた水準をクリアしていた。また Office 365 は、マイクロソフトが提供するグローバル サービスなので、多国語対応に関しても問題ないはずだと踏んだ」(ヤナ氏)

こうして同社は、SharePoint Online を使った企業サイトの構築に着手した。まずは日本語版のサイトを制作。その内容を順次、ヤナ氏ら社内の人員が外国語に翻訳していった。こうして、外部の業者に一切頼ることなく、社内の人員だけで多国語対応の企業サイトを完成させた。

アサボウの企業サイト

「現在でも、サイトの更新作業はすべて社内で行っている。ホームページ制作会社や翻訳業者に外注していたら、かなりのコストが掛かるところだったが、SharePoint Online を活用することで相当額のコストを節約できた」(ヤナ氏)

なおアサボウでは現在、社内のクライアント環境の刷新に取り組んでいるが、これによって Office 365 の使い勝手がさらに向上したという。

「現在、試験的に Windows 8 搭載 PC を運用しているが、Office 365 との親和性は Windows 7 より高まったと感じている。また併せて、Windows Phone 端末の評価も行っているが、SharePoint Online 上に保存した書類ファイルや、メールに添付された Office ドキュメントを端末上で簡単に閲覧・編集できるので本当に便利。大変重宝している」

<今後の展開>
将来のビジネス拡大に備え SharePoint Online のさらなる活用を

同社では、こうした評価結果を踏まえ、近く全社員に Windows 8 マシンや Windows Phone 端末を支給する予定だという。さらには、将来のビジネス拡大を見越して、SharePoint Online の文書管理機能の有効活用も検討しているとヤナ氏は述べる。

「SharePoint Online を使った、文書ファイルの共有や版管理といった使い方を検討している。現在でも簡単な版管理は行っているが、今後ビジネスの規模が拡大して、書類の数が増えてくると、現在のやり方では限界を迎えるかもしれない。そうしたことを見越して、今後は SharePoint Online を使った本格的な版管理や、海外拠点とのファイル共有の仕組みなどを検討していきたい」

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