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導入事例

 様に導入

荒尾市

 様に導入

会議や打ち合わせをペーパーレス化!
10 台の Surface Pro 3 が見せた予想を超えた活躍

熊本県荒尾市は、かつて三井三池炭鉱の街として栄えました。我が国最大規模の竪坑 (たてこう) である万田坑 (まんだこう) は、現在、世界遺産登録への取り組みが行われています。その活動を始めとして、市の職員は住民説明会や企業との打ち合わせで、大量の紙を使用していました。しかし、紙の資料は持ち歩くのがたいへんで、大切な資料を忘れるトラブルもあり、ペーパーレス化の切り札として Surface Pro 3 を導入。現在、当初の予想を上回る成果をあげつつあります。

<導入背景と狙い>
市役所内外の会議、打ち合わせでのペーパーレス化が喫緊の課題に

熊本県荒尾市は、福岡県との県境に位置し、かつて北隣の福岡県大牟田市とともに、三井三池炭鉱の街として栄えました。我が国最大規模の竪坑である万田坑は、日本の近代化の証として 1998 年に国の重要文化財、2000 年に国の史跡に指定されました。現在は、世界遺産登録を目指して、市民一体となった取り組みが行われています。

荒尾市役所は、業務の IT 化にも積極的に取り組み、職員 1 人 1 台の PC 環境を構築しています。ただし、情報を手軽に持ち歩く手段は十分ではなかったと、総務部 政策企画課 情報推進室 参事 黒江 景二 氏は次のように説明します。

「職員 1 人 1 台の PC は、デスクに固定して有線ネットワークにつないで利用していますので、会議や打ち合わせの際には、大量の紙が必要になります。このため、市民への説明会や企業との会議で大切な資料を忘れて、後日改めて、というトラブルも少なくありませんでした。そこで、大量のデータ、資料を安全かつ手軽に持ち出せる手段を探すことになったのです」(黒江 氏)

現在の山下市長は、市民と直接対話の機会を増やすという方針を打ち出しています。さらに、万田坑 (まんだこう) を世界遺産に登録する活動も本格化し、市職員が資料を外に持ち出す機会は、今後、さらに増えていくのは確実でした。そこで、情報を安全に持ち歩けるツールとして、タブレット端末の導入が検討されることになったのです。

<導入の経緯>
処理速度、画面の広さ、バッテリ稼働時間を評価し Surface Pro 3 を選択

さっそく、荒尾市の情報推進室は端末の検討を開始しました。職員が Windows に慣れていること、そして管理のしやすさから、Windows タブレットに絞って比較、検討を行いました。その中から、最終的に選ばれたのが、Surface Pro 3 でした。

「国産メーカーも含めて、複数の Windows タブレットを比較しましたが、処理速度、画面の大きさ、バッテリ稼働時間のいずれも、他の端末を数段上回っていると評価して、10 台の Surface Pro 3 を導入しました」(黒江 氏)

導入時期は 2014 年 12 月ですが、それと並行して、情報推進室は各部署に Surface Pro 3 の具体的な使い方をヒアリングしました。

「たとえば、企業誘致を担当する産業振興課は、企業を訪問して荒尾市のプレゼンを行いますので、そこで使いたいと要望がありました。また、広報課からは、写真機能や動画機能を活用し、宣伝/広報活動に活用したいと要望がありました。我々が予想しなかったところでは、建築を担当している部署から、図面データを持ち出して、現地で確認したいという声もありました」(黒江 氏)

こうして、10 台の Surface Pro 3 は、公平性を考慮し、利用頻度が高いと判断された部署から優先的に 1 台ずつ配備され、部署内の職員に共同利用されることになりました。

<導入成果>
職員の機動力が大幅にアップ、ペーパーレス化にも貢献

実は、10 台の Surface Pro 3 と同時に導入された IT 機器があります。それは、バッテリで駆動するモバイル型プロジェクターと小型スクリーン、モバイルプリンタ、Bluetooth のコンパクト スピーカーです。

これにより、たとえば荒尾市の紹介動画を見ながら会議やプレゼンすることが、場所を問わず可能となり、職員の機動力が大幅に向上しました。現場の職員からの評価も上々です。総務部 政策企画課 情報推進室 主事 倉持 暁仁 氏は、次のように語ります。

「これまで外でプレゼンするときは、プロジェクター用の大きいカバンが 1 つ、ノート PC のカバンが 1 つ、スピーカーにいたっては 10 Kg もある大きいケースを引きずって出かけていました。しかし、Surface Pro 3 導入後は、小型のバック 1 つで間に合います。また、これまでは訪問先の壁に映像を映していたのですが、壁が白いとは限りません。今回は、広げて使う小型スクリーンも用意しましたので、そうした心配もなくなりました」(倉持 氏)

Surface Pro 3 は、当初の目的であったペーパーレス化にも貢献しています。会議や打ち合わせがあるとき、担当者は必要なデータをすべて Surface Pro 3 に入れて持ち出すため、資料が足りないといったトラブルはなくなりました。また、情報推進室の黒江 氏自身は、会議のメモをタッチ ペンでとるようになったといいます。

「資料はすべて PDF 化し、タッチ ペンでメモを直接書き込んで、そのまま保存しています。これまではノート PC を使っていましたが、後で確認する際、資料との照合が面倒です。しかし、Surface Pro 3 で直接資料に手書きしておけば、後から見ても非常にわかりやすいのです」(黒江 氏)

また、タイプ カバーによる文字入力も、思った以上にしっかりとした "タイプ感" があり、使いやすいと好評です。バッテリも、日帰りの業務なら十分持つので、不足はないとの評価です。

市民団体との打ち合わせなどでも、Surface Pro 3 は活用されている

<今後の展開>
外部でのインターネット活用と他部署への導入拡大を検討

現在、セキュリティを考慮して、外から市役所内のネットワークにアクセスするしくみは用意されていません。このため、Surface Pro 3 も、モバイル Wi-fi ルーターや公衆 Wi-fi などへの接続は禁止しております。ただ、Surface Pro 3 を活用する職員が増えるにともなって、外でインターネットを使いたいという要望は高まっています。

「各部署にアンケートを行ったところ、外でインターネットにつなぎたいという要望が、ほぼすべての部署から上がってきました。ただ、情報セキュリティの観点もありますので、より具体的な使い方を聞き取りながら、慎重に検討したいと考えています」(倉持 氏)

また、Surface Pro 3 が配備されていない部署からは、「ぜひ、ウチでも使いたい」という声が上がっています。Surface Pro 3 を活用する職員が増えたことで、他の部署からも活用のアイデアや要望が上がってくるようになったのです。黒江 氏は、こうした動きを歓迎しつつ、今後の IT 化について次のように語ります。

「情報機器を使うことで、職員の業務効率を上げていくことが、市民へのサービス向上につながると考えています。ただ、予算もありますので、費用対効果を慎重に見極めながら、Surface Pro 3 の拡充も含め、IT 環境を整備し、市民の方々に『市役所の業務がよくなったね』と言っていただけるようにしたいと思います」(黒江 氏)

万田坑の世界遺産登録を目指した取り組みをはじめ、荒尾市では、職員が市民や企業と対話する場面が、今後、さらに増えていくと予想されます。その活動を支えるツールとして、Surface Pro 3 の活躍は、これからが本番と言えそうです。

(写真左) 総務部 政策企画課 情報推進室 参事
黒江 景二 氏
(写真右) 総務部 政策企画課 情報推進室 主事
倉持 暁仁 氏

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