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導入事例

 様に導入

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株式会社アコーディア・ゴルフ

 様に導入

1 日 18 万通のメールが飛び交うシステムを、わずか 1 か月で「クラウド → クラウド」へ移行。自由なモバイル活用と、充実の先進機能で、働き方の自由度を飛躍的に向上

写真:株式会社アコーディア・ゴルフ ゴルフ場イメージ

国内最大級のゴルフ場運営会社として、全国 130 か所以上のゴルフ場を運営する株式会社アコーディア・ゴルフでは、業務効率の向上と IT システムの運用にかかる負担軽減のために、早くからクラウド サービスの活用を実践。2010 年から、Google Apps を採用していましたが、「社内での活用には、機能が適さなかった」と言います。そして、2015 年。同社が、理想とするコミュニケーション環境を実現するに最適なクラウド サービスとして新たに採用したのが、Microsoft Office 365 でした。

<背景とねらい>
ユーザーと管理者の双方がメリットを得られる情報システムを目指して、2010 年からクラウドを活用

写真:株式会社アコーディア・ゴルフ 練習場イメージ

写真:株式会社アコーディア・ゴルフ 受付

株式会社アコーディア・ゴルフ (以下、アコーディア・ゴルフ) は、「ゴルフを誰もが自由に楽しめるスポーツとして、発展・定着させたい」という想いの下、"It’s a new game" =「カジュアルで楽しいゴルフ」をコンセプトに、宿泊施設やレストランはもとより、練習場やスクール、ショップの運営まで、ゴルフの魅力をトータルにプロデュースしています。
既存ゴルファーには "より多く" ラウンドを楽しんでもらえるように、そして、潜在需要層には、"もっと気軽に体験" してもらえるようにと、快適な設備とサービスの質的向上に努めると共に、リーズナブルな価格設定によって幅広い支持を得ています。
その人気は高く、ゴルフ人口の減少が続く現在 (※) にあって、同社が発行するポイントカード所有者は約 400 万人におよびます。

アコーディア・ゴルフが好調を維持する背景には、1981 年の設立以来変わらない「お客様目線にたった運営姿勢」が存在します。ゴルフ場単位ではなく、グループ全体でお客様の情報を管理。いつ、どこのコースや、練習場をお客様が利用しても、高品質なサービスを変わりなく提供することで、お客様の心をつかんでいます。

そのサービスを支えているのが、「会社のビジョンを理解し、実行できる」人材育成であり、グループ全体を一元的に管理する IT システムの存在です。
アコーディア・ゴルフ 経営企画本部 情報システム担当 統括部長 田中 理 氏は、次のように説明します。

「私たちアコーディア・ゴルフでは、ポイントカードなどのお客様情報管理やメール システム、グループウェアなどのシステム、そして PC などの IT 機器の調達まで本社側で集約管理しています。そのため、お客様がどのコースにお越しになられても、従業員が同一のお客様情報を参照できるため、均質なサービスを提供できるようになっています。また、グループ全体のシステムを標準化することで、IT に必要なコストを極力抑えると共に、M&A によって、新しくゴルフ コースやグループ企業が増えた場合にも、素早くシステムを導入することが可能になっているのです」。

同社 情報システム部ではさらに、アコーディア・ゴルフの IT システム環境を優れたものとするために、「常に、ユーザー視点から、使いやすさと利便性に配慮してきた」と言います。

「ビジネスを支えているのは、システムを使用する従業員 (ユーザー) です。彼らが働きやすい環境を保つためにも、IT システムが足かせになるような事態だけは、避けなければなりません。たとえば、古くなりスペックも足りなくなった PC を使い続けたり、メール ボックスの容量が足りなかったり、何世代も前のソフトウェアを使い続けるような不便さを、押し付けることは誰の得にもならないのです」(田中 氏)。

しかし当然のことながら、IT にかけられる投資には上限があります。PC やソフトウェアのライフ サイクルをいかに最適化して経営への負担を軽減すると共に、ユーザーにとっても、管理者にとっても快適な環境を創出していくか、手段と方法を検討し続けてきたアコーディア・ゴルフは、2010 年に 1 つの答えにたどり着きます。
それが、情報システムのクラウド化でした。

※ 1996 年時点の国内ゴルフ人口は、1,537 万人いましたが、2011 年には、924 万人に減少 (39.8% 減:「総務省 2011 社会生活基本調査」より)。さらに 2015 年には、720 万人にまで減少したと言われています (公益財団法人・日本生産性本部 余暇創研「レジャー白書2015」より)。

理想とするクラウド活用を実現するために、2014 年に再度の検討を実施。 Google Apps から Office 365 へ移行を決断

写真:田中 理 氏

株式会社アコーディア・ゴルフ
経営企画本部
情報システム担当
統括部長
田中 理 氏

田中 氏は次のように説明します。

「2010 年当時は、まだクラウド サービスの種類も少なく、選択肢はほとんどありませんでした。そこで Google Apps を採用して、まずはメール システムからクラウド化しました。ユーザーにとっては、メール ボックスが大容量化することで、メール管理の手間が省けます。さらに、クライアントのメール ソフトでも Web メールでも、内容が同期されるため、従来より使いやすくなります。そして、私たち管理者目線に立つと、サーバーの運用保守の負担が激減します。実は、ユーザーから寄せられる問い合わせの約 40% は、メールに関するものだったのですが、クラウド化することで、そうした問い合わせが 80 ~ 90% 削減できたのです」。

アコーディア・ゴルフでは当時、メールのクラウド化に続いて、グループウェアやドキュメント共有など社内 / 社外のコミュニケーションを支える情報システムをすべて Google Apps に統一したいと考えていたのですが、「実現には、大きな課題があった」と田中 氏は続けます。

「Google Apps のサービス内容は、どちらかと言えば "個人向け" に設計されている印象が強く、私たちが思い描く利用方法には、うまくはまらなかったのです。その結果、グループウェアにはサイボウズ、オフィス ソフトには Microsoft Office、というように、複数のサービス / ソフトウェアを並行利用する不便さが、解消できなかったのです。Google Apps の機能アップデートによって私たちの要望が満たせるようになるのを待っていたのですが、結局、願いが叶うことはありませんでした」。

そして 2014 年夏から再度のシステム変更について検討を開始したアコーディア・ゴルフが、情報システム部門内での検証を経て、最適なクラウド サービスとして採用したのが、Microsoft Office 365 でした。

「Office 365 には、Exchange Online のほか、ポータル サイトやドキュメント共有に使える SharePoint Online、社内 SNS の Yammer など、コミュニケーションを支えるサービスがすべて揃っています。情報共有基盤を Office 365 に統一し、総合的な活用を図ることで、投資対効果を最大化できると判断したのです」(田中 氏)。

<システム概要と移行作業>
クラウドならではの導入の容易さ、充実のアドオン サービスによって 情報システム部の人員だけで、わずか 2 か月のうちに移行を完了

写真:加藤 恭之 氏

株式会社アコーディア・ゴルフ
情報システム部
部長
加藤 恭之 氏

写真:新野 達也 氏

株式会社アコーディア・ゴルフ
情報システム部
シニアマネージャー
新野 達也 氏

2015 年 2 月に、Office 365 への移行を決定したアコーディア・ゴルフは、10 月のメール移行開始から、12 月 1 日のサービスインまでのわずか 2 か月間に必要な環境をすべて実現していますが、「外部のパートナーには頼らず、すべて自分たち情報システム部だけで完了できた」と、情報システム部 シニアマネージャー 新野 達也 氏は言います。

「移行作業およびポータル サイト構築を可能な限りスムーズに完了させるために、サードパーティーから提供されているサービスは利用しましたが、作業自体は、すべて私たち情報システム部で行っています。Office 365 というのは、それだけ簡単に導入できるしくみになっています」。

移行に際してもっとも困難が予想されたのは、約 5 年間の使用によって 1 人あたり 20GB のメール ボックスがほぼすべて満杯状態になっていた Gmail のデータを、Exchange Online 側に移行させる作業でしたが、デル株式会社が提供している移行ツール「Dell On Demand Migration for Email」を利用することで、約 1,500 あるアカウントのメール データを約 1 か月で移行完了しています。

さらに、ユーザーが自由にスマートフォンやタブレットから Office 365 を活用することを許した上でネットワークや使用端末による細かなアクセス制御やログイン履歴の管理などを実現するために、「ネクストセット・シングルサインオン for Office 365 (株式会社ネクストセット提供)」を利用。 シングル サインオンの利便性と、安心の管理体制を、あっという間に整えています。

また、情報共有の起点として長年利用してきたサイボウズに代わる、新たなポータル サイトを SharePoint Online でより早く、簡単に作成するために、アドオン サービスである「Discoveries InSite」(株式会社ディスカバリーズ提供) を利用。1 か月という短い期間に、長年のニーズを実現しています。

こうして実質 2 か月の間に、「メール移行」、「シングル サインオン環境の整備」、「新規ポータル サイトの構築」を完了させたアコーディア・ゴルフでは、12 月 1 日から Office 365 の全社活用を開始。
1 日に 18 万通近いメールが飛び交う業務を円滑に支え、特段のトラブルも起こすことなく運用されています。

<導入効果>
複数のモバイル デバイスを活用できる機動力と 最新 Office の使いやすさで、"働きやすさ" が飛躍的に向上

アコーディア・ゴルフが、Office 365 活用によって得た最大のメリットは、大きく分けると下記の 2 点に集約されると言います。

【主なメリット】
  • クラウド & モバイル活用によって、ユーザーの利便性がかつてないほどに向上
  • シンプルかつ確実なライセンス管理を実現すると共に、IT コストを平準化

情報システム部 部長 加藤 恭之 氏は、ノート PC に加え、iPhone と iPad の 3 台で Office 365 を活用。メールやスケジュールが同期されている上に、OneDrive for Business や Excel、Word、PowerPoint などの iOS 向け公式アプリケーションを通じて、いつ、どこにいても業務を進められるようになったことで、「働き方の自由度が、飛躍的に向上した」と話します。

「Office 365 ProPlus は、PC 5 台、スマホ 5 台、タブレット 5 台まで利用できます。さらに、メールやスケジュールの同期であれば、台数を問わずに活用できます。おかげで出勤前や外出時など、どこにいてもメールやスケジュールを確認できることは非常に便利ですね。添付のドキュメントも、その場で確認できますし、ポータル サイトも不自由なく活用できます。公式のアプリケーションは、Android 版も無償配布されていますので、ノート PC を携帯せずとも任意のタブレットを持ち歩くだけで、ストレスなく業務が進められるようになったことが、とても良かったと感じています」。

さらに田中 氏は「ユーザーの利便性向上」を実現させる最大のポイントとして、「Office 365 ProPlus の存在がある」と言います。

「ProPlus は、Windows でも Mac でも常に最新の Microsoft Office を利用できるサブスクリプション形式のサービスです。Office 365 のラインアップではありますが、PC にインストールして活用できますので、従来の Office とまったく違和感ありません。当社では Office 2007 からの移行になりましたが、ドキュメントの互換性を含め、何の問題もありませんでした。上位互換ですから、古いファイルも問題なく開けますし、お客様やパートナー企業とのドキュメントのやりとりにも、何の不足はありません」。

そして、特筆すべきは「細やかな操作性の向上が、頻繁に行われていること」だと、田中 氏は続けます。

「マイクロソフトがクラウドに注力して以降、改善のスピードが非常に増したと感じています。先ほどのスマートフォン / タブレット用アプリケーションも、矢継ぎ早にアップデートされていますし、Office の操作性も、どんどん改良されているのが分かります。
Outlook に Word や Excel、PowerPoint など毎日のように使っているツールなのに、ある日『前よりも、ちょっと便利になっている』と、思わぬ発見をすることがあります。これは、非常に愉快ですね。
今、特に若い人は学生時代から PC を使い、スマートフォンやタブレットなど、最新の "使いやすさ" を当たり前のように利用しています。私たちの時代よりも、賢いのですよ。だからこそ、ユーザビリティーや機能が細やかにでも向上していくと、それに応じて、きちんと使いこなしてくれます。その意味では、非常に重要な変化だと思います」。

PC のリース サイクルとライセンス契約が分離したことで IT コストの平準化と、ライセンス管理の省力化を実現

もう 1 つの大きなメリットである「ライセンス管理の省力化と、コストの平準化」について、情報システム部 シニアマネージャー 新野 達也 氏は、次のように説明します。

「M&A でゴルフ場などを増やしてきたこともあり、それぞれの設備で購入していたソフトウェア ライセンスを把握することが困難で、ライセンス管理の徹底が非常に大きな課題となっていました。さらに PC のリース契約を更新するたびに、端末にひもづく Office のライセンス費用が発生します。契約更新時期がゴルフ場によって異なるため、予実管理も複雑になっていたのです。しかし、Office 365 の契約はユーザーにひもづいていますので、PC のリース期間に左右されることはありません。毎月の予算管理が、非常にスムーズになりました」。

写真:利用イメージ
写真:利用イメージ

<今後の展望>
Yammer、Skype for Business などの活用を開始し、 社内コミュニケーションをさらに活性化

アコーディア・ゴルフにおける Office 365 活用は、今後さらに深めていく予定であると、田中 氏は言います。特に期待されているのが、社内 SNS の Yammer です。

「働きやすい職場環境を整えるためには、『互いに正確な情報共有し、円滑にコミュニケーションできる環境』が必要不可欠です。しかし、メールはあくまでも一方通行の連絡手段であって、"相互のコミュニケーション" を完全に満たすものではありません。それに過去のナレッジを参照しようと思っても、古いメールを検索するのは時間がかかるものです。それは、ファイル サーバーに格納したドキュメントを探すのも同じでしょう。しかし、株主総会のように、毎年行われるプロジェクトごとに SNS のスレッドを立てれば、メンバー間で間違いなくナレッジを継承していけるはずです。そのような活用方法を検討している最中です」。

また、Skype for Business の活用が進めば、出張経費の削減につながると期待されています。

「今はまだ、ゴルフ場など全施設の PC にバラつきもあるため、Skype for Business のインストールがすべて完了していないのですが、準備が整い次第、Web 会議機能などを有効に活用し、ゴルフ場間で出張する機会を減らしていきたいと考えています」(新野 氏)。

最後に、今後の計画としてお客様管理システムに Microsoft Dynamics CRM を採用し、Outlook など Office 365 の環境とシームレスに連携するしくみを検討していると、田中 氏は言います。

「Dynamics は、Office と直接連携できるため、帳票作成などもスムーズに行えるようになります。今はまだ活用方法の詳細を検討している段階ですが、PC / スマートフォン / タブレットを問わず、デバイスフリーで活用できる Office 365 の機動力と合わせて、お客様へのサービス提供を、よりスムーズにする支えになると期待しています」。

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