全国9拠点・約210人が業務連絡に「チャットワーク」を利用

チャットワークを利用している拠点・人数・利用中のデバイスを教えてください

全国9拠点・約210人がチャットワークで社内連絡をおこなっています。内勤者は主にPCで、営業など外回りをする者はPCに加え、会社支給のiPhoneで利用しています。また、部署共有のiPadがあり、主に役員や部長職が利用しています。

アイペット社では、9拠点・210人の社員がチャットワークを利用している。
主なチャットワークの使い方を教えてください

チャットワークは、部署ごと・プロジェクトごと・業務ごとなどの単位でグループチャットを作って利用しています。これにより、外回りの営業マン・出張者・青森にある事務センター・拠点やフロアが異なるメンバーとのやり取りがとてもスムーズになりました。

アイペット社のチャットワーク
部署・プロジェクトなど「目的ごと」にグループチャットを作り、その中に関係者が全員参加する。外出中・出張中でもiPhoneやiPadなどで業務連絡が簡単にできるようになり、業務スピードが増した。

社内の連絡スピードを上げるため、「ログの残るチャットツール」を検討

チャットツールの検討を始めたきっかけを教えてください

社内コミュニケーションをもっと円滑にしたかったからです。というのも、社内連絡はメール中心でおこなっていたのですが、「サーバーが重く、ストレスを感じる」「新着メールの問い合わせをしないと、メールが来ているか分からない」「スマートフォンで使いにくいので外出先で不便」などの問題があり、「 重要な連絡にすぐに気付かない」「 営業や出張者と連絡がとれない」などで困っていたからです。

このような不便さから、スマートフォンのメッセージ機能などの「会社が管理できないツール」を社員が頻繁に使うことになっては困ります。そこで、社内のコミュニケーションを円滑にするために、新しい連絡手段の検討を始めました。

「コミュニケーションをもっと円滑にしましょう!」と会社に提案したのは営業企画管理本部の山森さん。現在は、チャットワークで約20のプロジェクトを動かしている。

ログを管理できることが決め手となり「チャットワーク」を導入

導入するコミュニケーションツールに絶対必要な条件は何でしたか?
  • 「会社としてログの収集・保存」ができること
  • セキュリティがしっかりしていて情報漏洩リスクが低いこと
  • コミュニケーションを活発にできるチャットツールであること

この3点です。まず、コミュニケーションを活発におこなうには「プッシュ通知機能」のあるチャットツールが良いと考えました。次に、保険会社なので個人情報を扱うことからセキュリティがしっかりしているものを選びたいと思いました。最後に、ログを会社で保管したいと思いました。ログを保管できると、 何かあった時の確認や証拠としても利用できますし、 不正の抑止力にもなるからです。

「アイペット社ではあらゆるログを保存している。有事の確認や不正の抑止力に役立つため。」とIT企画運用部の小島さん。
新しいコミュニケーション手段にチャットワークが選ばれた理由を教えてください

チャットツールはいくつか検討しました。数人の社員で試用し、多数決を取りました。結果、 9割がチャットワークに投票し、「チャットワークをぜひ使いたい」という結論になりました。主な選択理由は「 インターフェースが馴染みやすい」「 シンプルで見やすく業務連絡に向いている」「 セキュリティが整っている」「 過去に使ったことがある社員からの強いすすめ」などでした。

また、「 セキュリティ機能面の充実」「 ログをダウンロードできる機能」があることもチャットワークを選んだ理由でした。現在はこれらの機能を利用し、毎日ログをダウンロードして保管しています。

承認・顧客対応スピード2倍など、あらゆる業務がスピードアップ

営業担当はチャットワークのスマートフォンアプリを使っている。プッシュ通知により重要な連絡にすぐに気付け、すぐに返信できるようになった。
チャットワークでどのような効果がありましたか?
あらゆる連絡がスピードアップ!

あらゆる業務連絡が早くなりました。これまでメールには無かった新着メッセージの「 デスクトップ通知」や「 プッシュ通知」があるので、 重要な連絡にすぐに気づくようになりました。 返答スピードも格段に上がりました

また、 PC・タブレット・スマートフォンのどれも同じような感覚で使えるので、外出先などスマートフォンでチャットワークを使用しても、使いやすい点はとてもありがたいです。

たとえば、当社ではお客様から掛かってきた電話を「入電管理システム」という応対ログ入力システムで管理しているのですが、外出先の営業に、チャットワークで「入電管理システムを確認ください!」と、急ぎの確認を「プッシュ通知」で伝えます。このような使い方が活発におこなわれています。

お客様への返答スピードが約2倍にアップ

お客様対応も早くなりました。 全体で約2倍にスピードアップしました。当社では、お客様からの電話を受けたり、契約事務をおこなう部署が青森県にあり、センターで分からないことは営業などに問い合わせがあります。この問い合わせへの返答時間がチャットワークの「プッシュ通知」により早くなりました。お客様には「原則当日に回答」するようにしていますが、これまでは夕方に連絡が来たものはどうしても回答が翌日になりがちでした。一方、チャットワークでは17時に連絡がきてもすぐに気付けるので即対応できるようになりました。

企画立案から承認までのスピードが2倍速に!

企画立案から承認までのスピードが約2倍になりました。たとえば、大掛かりな提携や、新しい保険販売の仕組み作りなどをおこなう時には、承認されるまでに企画立案や会議をおこないます。この「前準備」の時間がチャットワークのおかげで非常に早くなりました。

たとえば、ミーティングをした後に、追加で意見を集める場合では、メールに比べて皆の返信が早く来ます。チャットワークは メールよりも確認しやすいインターフェースだからでしょう。また、どこにいる関係者にもしっかり伝えられる点も早くなった要因です。部長が青森に出張中の場合などはメールの確認頻度も下がりますし、打ち合わせ続きなので電話もつながりにくかったのですが、このような 場所が離れている・拠点や部署が違うという場合も、素早くコミュニケーションを取れるようになりました。

さらに、 状況把握も早くなりました。 グループチャットは昔の経緯が確認しやすく、検索も精度高くヒットするからです。久々に見た案件や、やり取りが膨大な案件などの確認が簡単にできますし、新しくグループに入った人や、ミーティングを欠席した人もすぐにこれまでの事情を把握できるようになりました。

メーリングリストの作成依頼が激減

IT企画運用部への「メーリングリスト作成の依頼」が激減しました。チャットワークは、グループチャットをプロジェクトの発起人が自分で立ち上げることができるからです。IT企画運用部は、 メーリングリストを作成する手間が減って喜んでいますし、プロジェクトメンバーはすぐに仕事を始められるようになり一石二鳥です。

ナレッジが可視化されて会社のあらゆるレベルが上がる

個人の頭の中のちょっとしたノウハウや段取りなどを気軽に文字に起こせるようになりました。知識の可視化には価値があります。可視化をしない状態では、その人が休むとある業務がストップしますが、 知識をグループで共有できるようになったのでこの問題が解消されつつあります。これにより、今後は会社全体の対応レベルが上がって行くと考えています。

企画進行はグループチャットでスピードが約2倍に!
グループチャットは、新しくグループに加わった人も「過去のやり取り」を閲覧できるので、会議を欠席した場合などでも状況把握が簡単になったと、広報担当の涌井さん。

Chromeのチャットワークアプリで導入時の「メッセージが読まれない」問題を解決

大きな効果が出ていますが、チャットワークを導入する際、スムーズに導入できましたか?

当社の基幹システムは、「Internet Explorer」での動作をベースとしているので、基本的に社員は「Internet Explorer」を使います。そのため、Chromeが推奨のチャットワークは、朝一番に起動されず、メッセージが来ていても読まれないという問題が起こりました。

この問題を解決するために、Chromeの「アプリケーションのショートカットを作る機能」を利用し、「チャットワークの擬似アプリ」を作って「スタートアップメニュー」に入れました。これで、朝PCを立ち上げた瞬間に「チャットワークアプリ」が立ち上がる状態になり、画面右下には新着のメッセージがポップアップされるようになりました。結果、誰もが素早くメッセージをキャッチできるようになりました。

チャットワークのChromeアプリを「スタートアップメニュー」に入れることで、PC起動時に立ち上がる仕組みを作った。

ノー・チャットワーク、ノー・ビジネス

最後にメッセージをお願いします。

チャットワークがあると、メールの数は減り、業務スピードが上がります。メッセージを確認しやすいので、どんな連絡もやり取りのテンポが早くなります。結果、 業務のスピードが早くなり、コミュニケーションの質も上がります情報共有も簡単になるのでノウハウの共有が加速します。

もし、仮にチャットワークがなくなったら「仕事が成立しない」かもしれません。

「ノー・チャットワーク、ノー・ビジネス」です!