1人で資格起業、コワーキングスペースを拠点に活躍する若手行政書士

澤田様について教えてください。

澤田 : 名古屋の行政書士、29歳です。コワーキングスペースの一室を借り、事務所を経営しています。売上は「ほぼゼロ」からスタートし、試行錯誤の日々を経て、年商が3年で6倍になりました。

勉強会などで学んだことを徹底的にマネすることや、私のIT知識を税理士さんに提供することで仕事を紹介してもらうなど、できることを全力でおこない売上を伸ばしています。仕事は、コワーキングスペースの仲間や外注チームとの連携で、30件ほどの案件を常時進められるようにしています。

2013年からはチャットワークを使い始め、売上・仕事の効率などが飛躍的に伸びました。

澤田様は名古屋の行政書士。IT・マーケティング・ライティングなど多方面に精通している。顧客には「歩くGoogle」と呼ばれている。行政書士の仕事に加え、「士業のIT支援」にも力を入れている。

チャットワークを使い始めたきっかけは、資格起業家の勉強会

チャットワーク利用のきっかけを教えてください。

きっかけは、士業勉強会後の「雑談」

澤田 : きっかけは2012年に参加した資格起業家向けのセミナーでした。受講した仲間と情報交換をするためにチャットワークでグループを組み、雑談でとても盛り上がりました。この時のメンバーは、今でも周囲にチャットワークを推薦している人が多いです。

2013年に入るとお客様の環境によって「メールがうまく届かない」問題が頻発しました。この問題を解決するために、「メール中心」から「チャットワーク中心」に変えることに決めました。

名刺に「チャットワークID」を入れ「仕事のやり取りが楽になる」と案内

澤田 : その後、名刺に「チャットワークID」を入れて、取引相手には「チャットワークで連絡をしましょう。LINEのビジネス版です。案件の管理や書類のやり取りが楽になります。」と案内するようになりました。

最初はややゴリ押し気味の導入願いでしたが、お客様は「若い人が多かったこと」や「チャットワークの広告がよく出ていたこと」などから、「やってみようか!」と了承してくれました。使ってみると「これは助かる!」とチャットワークを気に入り、最初は私とのやり取りだけだったものが、社内利用、社外利用と利用範囲を広げていかれます。このような例を見ると嬉しくなります。

チャットワークIDの入った名刺。お客様や初対面の人に「チャットワークを主な連絡手段にしている」「仕事のやり取りが楽になる」「ビジネス版のLINE」と伝え、仕事の連絡をチャットワークでとるようにしている。

「集客・仕事の効率化・アイデア収集」に利用し、売上げアップや時短に成功

具体的な活用法とその効果を教えてください。

セミナー後のフォローチャットで単発仕事を受注 【集客】

澤田 : セミナーを2カ月に1回ほどおこなっています。終了後は「参加者全員のグループチャット」を作り、1カ月間のサポートをおこないます。セミナー資料もグループチャットで配布します。1週間ぐらいは質疑応答で盛り上がり、その中から1〜2件が仕事に発展します。また、次のセミナーを開催する時もこのグループチャットに案内を投稿することで告知できます。

セミナー参加者をフォローしているグループチャット。セミナー資料の配布・質疑応答・次回セミナーの告知などをおこない、仕事につなげている。

チャットワークとFacebookの両方でつながり「人を売る」 【集客】

澤田 : 士業は「人」を売るのが大切です。私は、お客様・士業仲間・セミナー参加者など、お会いした方とはなるべく「チャットワーク・Facebook」の両方でつながるようにしています。

チャットワークでつながると、メールで連絡する時の煩わしさを感じることなく面会後に情報提供や具体的な仕事の話を進められます。会話のようにコミュニケーションができるので話がとても早く進みます。「会った後にチャットワークでフォローをする使い方」で人を売っています。

Facebookは覚えていてもらうのに役立ちます。初めて会った時、特に仕事に発展しないことも多いものですが、私は頻繁にFacebookに投稿するので忘れないでいてもらえます。そのため、仕事が持ち上がった時には「ちょっと相談がある」とチャットワークに連絡が入ってきます。

IT支援・マーケティング支援などで「顧問契約」 【集客】

澤田 : 顧問契約のお客様とのやり取りもチャットワークです。顧問先とのチャットワークの活用は単発の仕事をいただいた時から始まり、ここでいろいろなことに答えていく中で関係ができて、顧問契約に至ります。

私の場合は、ITやマーケティングに強いことを活かしており、これらの知識をチャットワークで日常的に伝えています。特に税理士の方からはお返しのような感じで行政書士の仕事をいただけることがありとてもうれしいです。

この情報提供を通した貢献がフックとなり、信頼関係ができて顧問契約へとつながるケースも少くありません。情報提供の段階からチャットワークでのコミュニケーションに慣れているので顧問契約にいたってからもそのまま違和感なくチャットワークでの相談&サポートに移行できます。

行政書士の顧問契約は「記帳代行」だが、この分野はクラウドサービスが乱立している。顧問契約をするには「行政書士単体」では不十分で「人を売る」ことが大切と澤田様は考えているという。

「資料の受渡し作業にかかる時間」を大幅に短縮 【仕事効率化】

澤田 : 複数の士業仲間と連携するときのデータ量は膨大です。それを、毎回メールで送る手間が大幅に減り、時短できました。私は独立する時から「IT活用・移動時間の有効活用・ペーパーレス化」など、業務の省エネに取り組んできたので、 最後の大きな手間である「資料共有コスト」が減り、作業時間と業務的なコミュニケーションの時間が減ったことは大きなメリットでした。たとえば、メールを1通打つには5〜10分必要ですが、チャットワークでは資料を「ドラッグアンドドロップ」1回で済み、メッセージも「送ったので見ておいてください。」で終わるため、1〜2分でOKです。

月間30プロジェクトの進行が可能に 【仕事効率化】

澤田 : 多い月には30案件ほど動かしているのですが、30件をこなせるのはチャットワークのおかげです。もし、チャットワークがなかったら、月に10件進める自信はありません。というのも、案件は、1週間かかるものから2年ぐらいかかるものまであり、数が増えるほど「今、何をやっているのか」を把握するのが大変です。ところが、チャットワークを使うと「案件ごとにグループチャットを作ることができる」ので状況把握が簡単になり、たくさんの案件を動かせるようになりました。

お客様とやり取りを進めるためのグループチャット。案件ごとに作成することで、現状把握が簡単になり、同時進行できるプロジェクトが飛躍的に増えたという。

「専門家や外注チーム」との共同作業が効率化 【仕事効率化】

澤田 : 行政書士の業務は、司法書士など他の専門家と共同作業になる場合も多いので、そのための「作業用のグループチャット」を作っています。このグループにはパートナー全員が入り、同じ情報を共有します。作業が完了したら、私がお客様に納品します。この方法で共同作業がとても効率的になり、1人の事務所で動かせる仕事の量がぐっと増えました。

スタッフへの指導は「動画や画面キャプチャー」で1回きりで完結 【仕事効率化】

澤田 : 士業事務所の大きな課題に「スタッフがすぐにやめて入れ替わる」ことや「申請書類が頻繁に変更される」ことがあります。どちらかが変わるたびに「1回1回教える」のですが、とても手間がかかります。そこで、私は画面キャプチャーソフトSnagitで「解説動画を撮影し、YouTubeにアップ」または「説明画像を作成」します。 動画のURLや画像をチャットで共有して、「見ておいてください」と伝えるだけで指導が終わります。

「考えをメモする」グループチャットでアイデアの引出しづくり 【アイデア】

澤田 : 考えていることを書いておく個人的なグループチャットを作り、アイデアをメモしています。これでいつでもアイデアを引き出せるので、多くの考えを形にできています。

アイデアをメモするためのグループチャット「澤田が考えていることチャット」。

マーケティングの参考資料をストックするグループチャット【アイデア】

澤田 : 街で見かけた、「これいいな!」という看板やチラシの写真を撮って入れているマーケティング用のグループチャットもあります。これらを参考にしながら良いところを取り入れています。

街で見かけた参考になる看板やチラシなどを投稿するマーケティングチャット。

3つのディスプレイ・複数のデバイスでチャットワークを使い「即レス」を徹底

澤田様の行動力は凄いですね!どのようなデバイスでチャットワークを利用して、これだけの成果を上げているのですか?

澤田 : PCは3つのモニターを利用したトリプルディスプレイです。画面を2つにするだけで業務効率がかなり上がります。たとえば、税理士さんならA4縦の書類が多いのでディスプレイを「縦×2枚」にすると効果てきめんです。

コックピットデスク。モニターは3つあり、うちひとつには常にチャットワークが開いている。

澤田 : 因みに、私は3面モニターのうち2台はWindows、1台はMacです。これらをケーブルでつなぎ、1個のマウスとキーボードで3つの画面を切り替えて使えるようにしています。3つの画面のうち、ひとつは常にチャットワークを開いており、画面右上には「新着メッセージのお知らせ」がポップアップされるようにしています。このため、メッセージが届いた瞬間に気づいてすぐに返信できるようになります。

ブラウザの右上には新着メッセージが通知される。メッセージが届いたら即レスポンスするという。

澤田 : 外出時は、スマートフォン・タブレット・PCなど、複数のデバイスを持ち歩いています。どんな状況でもどれかのデバイスが使えるので「即レスポンス」が可能です。

外出時には複数のデバイスを持って行き、どこにいても仕事や返信をできるようにしている。

業務改善できたことは「売上が3年で6倍」に貢献している

チャットワークの経営全体への効果について教えてください。

澤田 : このインタビューの間に、私の電話は一度もなっていません。チャットワークを主な連絡手段にしたことで、電話対応がほぼなくなりました。緊急性の低い用件はすべてチャットワークで届きます。結果、私は自分の仕事にとても集中できるようになりました。

また、先述のように、電話と違って同時に進行できる案件が増えることや、セミナーフォローチャットで大勢のユーザーとコミュニケーションできることで新たな集客につながる効果もあります。

コワーキングスペースにいることを最大限に活かし、身近にいる仲間とうまくコミュニケーションでしながら仕事を頼めることも大きいです。

これだけの業務改善ができたことは、「売上が3年で6倍になったこと」に大きく貢献しています。

チャットワークをフル活用すれば、1人で年間売上3,000万円も可能!

澤田様は自分のタスクをチャットワークで管理している。「まずはタスク管理から始めてみては」と話す。
最後にメッセージをお願いします。

澤田 : 普通の行政書士の業務だけをしていると、月の売上は100万円が限界といわれています。また、行政書士の仕事は「行政への申請日が決まっている」などの関係で納期を大幅に短縮できない面があります。ですから、売上アップに必要なのは「同時進行できる仕事を増やす」ことです。私は、この3年で売上は6倍になり、仕事の件数は明らかに増えていますが、常勤スタッフは私一人のままです。それでも、仕事を効率化できたので上手く回っています。年間売上3,000万円ぐらいまではITを活用することによって、一人でも達成することはできると感じています。

チャットワークは、とりあえずでも登録して使ってみてください。はじめに連絡相手がいない場合は「自分とのコミュニケーション」から始め、「タスク管理」や「買いたいものをメモする」などをやってみましょう。使い方を覚えたらお客様に導入するという形で、段階を踏めばいいと思います。

たったひとりで資格起業をしたとしても、チャットワークをはじめとするクラウドをうまく活用すれば、まるで秘書やスタッフがたくさんいるかのようにいくらでも戦える時代です!