「Skypeより業務効率が上がる!」と、社内連絡をチャットワークに切り替え

チャットワークを使い始めたきっかけを教えてください。

山田 :Skypeの不便な点を、チャットワークで改善できると考えたことです。当社では、これまで業務連絡はSkypeでおこなっており、「Skypeはグループ内のやり取りが不便」と感じていました。私は過去にチャットワークを利用した経験がありSkypeの不便さを解決できると考えて「チャットワークを使おう!」と呼びかけました。

Skypeに感じた不便さについて教えてください。

山田 : まず、Skypeはチャットワークの「グループチャット」にあたる、「業務グループ」を作るのに手間がかかります。SkypeはメンバーのIDを知らないと、グループに仲間を追加できないからです。次に、業務グループに「メンション機能(プッシュ通知)」がなく、誰に語りかけているのかわかりません。そのため、グループ内のすべてのメッセージに目を通す必要があり、情報の把握に時間がかかります。また当初Skypeには「検索機能」が無かったので、誰かの発言を探すには目で履歴を追うしかなく、議事録として致命的でした。チャットワークはこれらをすべて解決できます。

オンライン英会話学習サービス『レアジョブ英会話』を運営する会社。東証マザーズ上場企業。(左)/日本オフィスでは、スタッフ約80人が活躍している。うち72人がチャットワークビジネスプランを利用している。(中)/フィリピンでは、スタッフ170人と英会話講師4000人が活躍中。受講者のやる気を引き出すホスピタリティのある人材を採用している。(右)

部署ごと・目的ごと・プロジェクトごとにグループチャットを作成

チャットワークの利用法を教えてください。

山田 : チャットワークは、2015年1月にシステム開発部25人で使い始め、現在は複数の部署で、社員72人が利用しています。使い方については、部署・目的・プロジェクトごとにグループチャットを作成し、業務に必要な人を入れて、業務連絡や議論をおこなっています。システム部では、チャットワークAPIを利用したBotで、システムテストの結果を把握できる仕組みも作りました。

部署ごと・目的ごと・プロジェクトごとにグループチャットを作成している。写真は、レアジョブ社らしいグループチャット「英語勉強部屋」。英語学習が目的で、発言はすべて英語でおこなう。この他、「新教材の開発」などのプロジェクトでは、部署横断のグループチャットが作られ、企画スタート時から全部署の関係者がコミュニケーションをおこなう。
システム部内で「新技術」などを共有するためのグループチャット。システム部では、仕様決めの話合いや、技術情報の共有など、目的ごとにグループチャットを作成し、コミュニケーションをとっている。
チャットワークAPIを活用し、システムテストの結果をBotがグループチャットに投稿する仕組みを構築。Bot用アカウントの名前は「カーチャン」とユニーク。上は「テスト成功」。下は「テスト失敗」。Botによりテスト結果を見た目で把握できるようになった。

「正確な情報」をもとに仕事ができる体制になり、生産性1.5倍

「明らかにコミュニケーションが増え、仕事がスムーズに進むようになった。」と山田様。
チャットワークの導入効果について教えてください。

会話が増え、コミュニケーションが円滑に

山田 :チャットワークを入れると、チャットでの会話も増えましたし、リアルでのコミュニケーションも増えました。明らかに違います。グループを作りやすいので、目的別にどんどん作り、その中で議論を深めることで、みんなが同じ情報をもとに仕事を進められるようになったからです。

「この情報はあの人も知っておいたほうがいいのでは?」という時も、途中でメンバーを追加すれば、途中参加の人も過去の履歴を全部閲覧できます。

Skypeでは、システム部全体のグループはあったものの、とても会話が少なかったです。リアルの会話も少なく、コミュニケーションが少ないことで起こる問題がたくさんありました。伝達ミス、情報が伝わっていない、間違った情報が伝わるなどです。たとえば、「情報をもらっていないから待ちの状態です。」という人がいる一方で、情報提供者側は「もう言ったつもり」というケースもあり、コミュニケーションが少ないことで事業のスピードが遅くなっていました。チャットワークがすべてを解決したわけではありませんが、コミュニケーションが少ないことで起こっていた問題解決の一端を担いました。

会議が減少

山田 : 会議も減りました。以前は、会議がたくさんありました。会議では、お互いが知らない情報を聞き合っており、コミュニケーションが少ないことを補う手段のひとつでした。会議は時間と場所を固定して集まる割に、その場で必要な情報がうまく出てこないことも多々あるので、情報共有が中途半端に終わるケースもありました。チャットワークの場合は、思いついた時に「これ何だったっけ?」と質問できます。ポストしておけば誰かが拾ってくれるので、「チャットワークで聞けば、あらゆる情報をうまく拾える。」と皆が気付き、その結果、会議の数は激減しました。

情報のやり取りが1/3に減少

菊地 :「この仕様で合っていますか?」といった、仕様確認などのやり取りが1/3に減りました。以前は、文章を作ってSkypeでファイルを送って確認してもらったり、ノートPCで画面を見せながら確認したり、口頭で確認するなどでやり取りをしていました。ひとつの作業の問い合わせには3往復ぐらい必要でした。今は仕様書を共有ファイルに入れて、更新したので見てくださいと、チャットワークで連絡しています。この方法で、確認作業は1回ほどに減りました。

開発クオリティアップ。スケジュール通りの進行が可能に

菊地 :システム部では、開発クオリティが上がりました。これまでは、開発が始まってから「あれどうでしたっけ?」と仕様について聞かなければいけないことも多く、開発は始まっているのに先が読めませんでした。一方、チャットワークでは、気付いた時にいつでも仕様の確認ができるので、上流の設計がきめ細やかになりました。結果、開発中に迷うことがなくなり、スムーズに作業ができるので、スケジュール通りに仕事が進みます。これはチャットワークの恩恵です。

他部署との共同プロジェクトがスムーズに

山田 : 他部署との横断プロジェクトがスムーズになりつつあります。チャットワークで部署を超えてグループチャットを作り、企画の段階(開発フェーズ以前の段階)から関係者を入れて話すことによって、作業のやり直しが減りつつあります。以前は、上流で話が決まった後に、システム部に情報が渡ってきて、初めて「システム的に厳しい」であるとか、「この作り方は工数がかかるから見なおしてほしい」といったやり取りをしていました。これをなくすために、システム設計者など、関係者が早い段階でチャットワークに参加することを推進中です。

「正確な情報」をもとに仕事を進められる体制になり、生産性1.5倍

山田 :Skypeに比べると、チャットワークの生産性は1.5倍です。

情報は1次情報、2次情報、3次情報という流れで伝わっていくものですが、できるだけ「正確な情報」である1次情報に触れるほうが良いです。チャットワークは、すべての情報が「正確な情報」であり、全員これに触れることができます。Skype・会議・口頭確認の時には、「正確な情報」にあたる1次情報に触れる人がごくわずかで、多くの人が、伝言や又聞きにあたる2次情報・3次情報に触れていました。そして、3次情報に触れた人に認識のズレが生じていました。まずこの問題がなくなりました。

次に、チャットワークでは、メンション機能(TO)を使うことで、誰に話しかけているのか分かるので、注意して読むべき情報と、知っておけば良い情報が分かりやすく、情報把握のスピードも上がりました。Skypeと比べると、1回あたり2〜3分かかっていたものが、30秒ぐらいで済んでいる感覚です。塵も積もれば山となります。これらの結果、生産性は約1.5倍に上がりました。

「スケジュール通りに開発が進むようになりました。」と菊地様。

導入ハードル、会社を動かしたのはスタッフの「便利になった!」という声

たくさんの成果が出ていますね。導入時にハードルはありませんでしたか?

山田 : ありました!何度もチャットワークの人に来てもらおうと考えました。

一番は、セキュリティの問題でした。当社では、PマークとISMSを取得しており、これに影響してはいけません。クラウドサービスは第三者に情報を預けるので、「セキュリティは大丈夫なのか?」、「情報が漏洩したらどうなるのか?」、「責任をおえるのか?」と、会社はおよび腰でした。Skypeは、マイクロソフトが運用しているサービスという点や、長く提供されている実績のあるサービスという点でOKだったのですが、チャットワークの実績は数年のため、会社を説得するのが大変でした。

導入ハードルは、どのように乗り越えましたか?

PマークやISMSを取得している他社の導入実績を提示

山田 : まずは、PマークやISMSを取得している会社のチャットワーク導入事例を示し、「こういう風に使っている会社があります。」と、具体的な利用例を紹介しました。

利用シーンを限定してスタート

山田 : 次に、利用条件を絞っての試用を許可してもらいました。重要度の低い案件から使い始めること、システム部内でトライアル的に使い始めること、システムのコアになる情報は載せないことが条件でした。

みんなの「便利になった!」という声が会社を説得

山田 : 一番の説得材料になったのは、スタッフの声でした。会社の説得で一番難しかったのは、「同じようなことができるツールでも、ユーザーエクスペリエンスが良いと、コミュニケーションが活発になる」ということの説明でした。「Skypeで良いよね、なぜ変えるの?」という疑問にうまく答えられなかったのです。これを分かってもらうには使ってもらうしかありません。システム部で使い始めて、少しずつ同僚や上司を巻き込んでいきました。するとSkypeに戻れない人が出できました。業務効率が上がったという人も出ました。こういう声があがってきたことが会社を動かし、今ではチャットワークを使うことに納得いただけるようになりました。

導入時、スタッフのみなさんに、チャットワークをどう説明しましたか?

「効果的な使い方」を地道に説明し、社内にバイラル波及

山田 : 良かったと思うのは、「重要なアナウンスを絶対に見てもらえる方法」など、具体的な活用方法を地道に伝えたことでした。説明会や自作の資料はなく、チャットワークのサイトや、開発者ブログを活用しました。最初はシステム部内のチャットワーク未経験者と、これらのやり取りをしました。部内で「便利!」と分かってからの他部署への横展開は早かったです。他部署にもチャットワーク経験者がおり、その人を巻き込んで、その周囲にすすめてくれて、バイラル的に広まっていきました。

チャットワークは「情報のハブになるツール」

最後にメッセージをお願いします。

山田 : チャットワークを導入して一番良かったことは、グループチャットを使うことで、スタッフ全員があらゆる議論に参加できるようになったことです。決定シーンがクローズドになりがちだったものがオープンになり、議論段階でみんなが発言できる環境が整いました。 チャットワークは、コミュニケーションが円滑化するだけではなく、誰もが「正確な情報」にアクセスできるようになる「情報のハブになるツール」です!