バイタリフィアジアは、スマートフォンに特化したオフショア開発会社

バイタリフィアジアについて教えてください。

藤田 : われわれのお客様は日本企業です。バイタリフィの日本法人が仕事を受注し、ベトナム法人で開発をおこないます。仕事は、ベトナム法人と日本法人が連携をとりながら進めます。日本との時差は2時間です。

ベトナムホーチミンのオフィスでは、ベトナム人社員140名が在籍。チャットワークで業務連絡をおこなっている。

マネジメントワークのために、チャットワークを利用

チャットワークの用途を教えてください。

藤田 : 大きく3つの問題があり、チャットワークで解決しました。マネジメントワーク(報告・連絡・相談)と、日本とベトナム間の連絡に利用しています。 特に良かった点は、承認作業・確認作業にかかる時間を大幅に節約できるようになったことです。

私は、マネジメントワークに1日に約2時間かけていましたが、 チャットワーク導入後は1時間弱に短縮されました。同時に、組織140人のうち、管理職の4~5名がバンバン意思決定から伝達までできるようになりました。これまで スカイプとメールを併用していましたが、これらに比べ生産性が高く、コミュニケーションのロスや漏れが格段になくなりました。

以前はマネジメントワーク(報告・連絡・相談)にスカイプを利用していたのですね。その理由を教えてください。

藤田 : 主な理由は2つです。 ベトナム人社員140名と言葉の壁を越えてプロジェクトを進めるためと、 チャットがメールより業務連絡手段として優れているためです。

会話であれば、日本語のできるベトナム人と話すか、お互い英語で話すことになります。しかし、母国語ではないので、話した内容が決定事項なのか、単なる確認なのか分からないことがあります。この問題は、疑問点を「質問フォーマット」で確認すれば解決します。「確認のためのフォーム」「承認依頼のためのフォーム」などを作るのです。記述すれば間違いは起こりません。

このように、質問や承認など返答を求める件では、口頭より正確で、メールより手間の少ないチャットが断然効率が良かった。だからスカイプを利用していました。また、ファイルを添付する場合はクラウドサーバーとしても利用できるGoogleメールを使っていました。

チャットは2倍効率が良い
ではなぜスカイプからチャットワークに乗換えたのですか?

藤田 : 以下の3つの機能があるからです。

  • 1.クラウドチャットであること
  • 2.タスク管理機能があること
  • 3.ファイルサーバーとして利用できること

業務連絡であればスカイプより確実に便利です。クラウド型なのでベトナムから日本への 移動中でも、どのデバイス(モバイル、ノートPCなど)でも同じ情報にアクセスできるようになりました。

ベトナム人社員が利用しているチャットワーク画面。英語・べトナム語・日本語を利用できる。

藤田 : タスク管理機能でベトナム人社員からの承認依頼や相談依頼をより正確に処理できるようになりました。さらに ファイル機能があるのでメールも必要なくなりました。

実際に使ってからは、以下の3点のメリットも実感しました。

  • 1.マネジメント(報告・連絡・相談)ツールとして秀逸なこと
  • 2.時差がある・距離がある場合の連絡方法として優れていること
  • 3.スマートフォンアプリが良く、移動中サクサク仕事ができること

これらのメリットから、 ベトナム法人の社内連絡をすべてチャットワークに集約することにしました。メールは情報量が多すぎて「未読」が大量にたまります。もはやGoogleメールの検索性をもってしても読むことができない状況でした。

そこで、 社長である私が「俺はもうメールは読まない」と全社員140人に宣言し、チャットワークで連絡するよう指示しました。 これで完全にチャットワークに移行できました。

【ベトナム語のタスク追加画面】べトナム人スタッフから藤田社長に確認依頼がタスクとして送られてくる。タスク機能で承認・確認をおこなうことで、言葉の壁を越えて、より正確な仕事ができるようになった。

「社内のメール連絡をやめること」は最高のマネジメント手法だった

社内連絡をチャットワークに集約しどのような成果が出ましたか?

藤田 : 以下のような成果が出ました。

  • 1.生産性が大幅に上がった
  • 2.コミュニケーションのロスや漏れがなくなった
  • 3.メールを社内連絡の手段から外すことができた

私個人では、少なくとも業務効率は2倍になりました。これまでマネジメントワーク(報告・連絡・相談)に使う時間は、1日に2時間ほどでしたが、半分以下になりました。リーダーたちもバンバン承認を出せるようになり、仕事のスピードが上がっています。

チャットワークを使いながら質問に答えてくれた藤田社長。取材中も3〜4件の案件に返事を出していた。「読まなければ内容が分からないメールではこれはできません。見ただけで何の件か分かるチャットだからできた。」と話してくれた。
メールが減って、生産性が上がったのですね。

藤田 : はい。これからは、 全社的なメーリングリストを読むことや勤怠情報の閲覧に1時間も使っているようでは開発の競争に勝てません。メールが格段に減って本当にうれしいです。だから、チャットワークのないマネジメントはもう考えられません。 料金も、100アカウントで15,000円*なので費用対効果が良いです。

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拠点が離れている・外国人をマネジメントするならぜひ導入を

藤田社長は、どんな会社にチャットワークが有効と考えますか?

藤田 : 特におすすめなのは、次のタイプです。

  • 1.拠点(支店)が複数ある会社
  • 2.拠点間に時差がある会社
  • 3.外国人をマネジメントしている会社
  • 4.マネジメント層(移動が多い人は特に有効)
藤田社長は、海外拠点あり・支店あり・外国人を雇用している・マネジメント層、これらの場合は特に成果が出ると話してくれた。

拠点(支店)が複数ある会社・拠点間に時差がある会社

藤田 : チャットワークは、支店や時差のある外国とのコミュニケーションを前提に作られたツールです。「おーい。」と声をかけて5時間後に「わかりました。」と返事があるパターンを想定しています。

これはベトナムと日本間のやり取りで非常に便利でした。したがって、拠点が離れている場合に有効です。

外国人をマネジメントしている会社

藤田 : タスク機能を活用した結果、言葉の壁であいまいだったコミュニケーションも明確になり、正確な仕事につながっています。このように、外国人をマネジメントする場合も非常に効果的です。

マネジメント層(移動が多い人は特に有効)

藤田 : 私はベトナム・日本・アメリカと移動が多いのですが、いつでもどこでも指示が出せるようになりました。特に良いのはスマートフォンアプリで、今日も阪急電車で指示を出しながらECstudio(現ChatWork株式会社)さんに来ました。

このように移動中も業務を止めませんので、マネジメント層にとっては特に価値があります。 外国に拠点がある・外国人をマネジメントする場合はぜひ導入してください。

藤田社長は「チャットワークのスマートフォンアプリが特に良い!よく考えられた仕様で使いやすい。」と言いながら、わずかな時間も仕事を進めていた。
チャットワークを開発したChatWork株式会社に一言お願いします。

藤田 : われわれは2012年に、サンフランシスコに拠点を構えます。これからはもっと活用することになります。期待しています。