メール連絡をやめると、業務スピードが目に見えて上がり感動

2010年初頭、サイボウズLiveを、2010年後半から数か月はSkypeを業務連絡に使っていますね。

小松 : はい。当時、大量のメールに疲れ気味で、読まないと重要な連絡か判断できない効率の悪さに疑問を感じていました。そこで、まずは私が取引先との連絡にサイボウズLiveを試しました。その結果、メールより明らかに業務スピードが上がり、有料版を検討している時、Skypeの方がサイボウズLiveより効率が良いという話を聞きました。そこでSkypeを全社導入することに決めました。Skype導入と同じころ、スマートフォンを全社員に支給したことで、外出先でも業務が進むようになりました。こうして業務スピードは5倍以上に跳ね上がり、その効果には驚くばかりでした。

サイボウズLive・Skypeを経て2011年「チャットワーク」で決着

サイボウズLive・Skypeともに効果があったそうですが、最終的にチャットワークを選んだ理由を教えてください。

小松 : 楽だからです。楽というのは3つあります。

  • ITスキルの低い社員も使いこなせる。
  • 他のツールにはない「タスク機能(業務指示機能)」、「TO機能(名指しする機能)」がある。このおかげで業務指示がきちんと伝わり、意見や各自の都合の集計が簡単になった。
  • SkypeやサイボウズLive利用時に困っていたことがすべて解決される。
「ITスキルの低い社員も使いこなせる」について詳しく教えてください。

小松 : ITスキルの低い社員も簡単に使いこなせるので助かっています。

以前使っていた「Skype」は、個人ツールとして設計されています。そのため、プロジェクトグループで使うには細かな運用ルールが必要でした。これには高いITスキルが求められました。会計事務所の最大の経費は人件費です。社員の時間を最大限に活かせるように、効率を良くすることには前向きです。だから頑張って「Skype」を使っていました。

一方「チャットワーク」はもともと業務目的で設計されています。運用の難しい「Skype」の問題点もすべて解決されています。おかげでITスキルが低い社員も簡単に使えるようになりました。

「業務指示がきちんと伝わり、意見や各自の都合の集計が簡単になった」について詳しく教えてください。

小松 : 一斉に指示を出したり、物事の決定前に意見や各自の都合を洗い出せるようになりました。決定事項や、一斉作業の指示は「全社通達用のグループチャット」に書込むだけでよくなりました。研修の日程を決める時も、都合のいい時間を事前に聞き出せるので、素早く最適な決定ができるようになりました。

イベントを13日にするという連絡をチャットのタスク機能(業務指示機能)でおこなっている。問題なければ、各自予定を入れる。
「SkypeやサイボウズLive利用時に困っていたことがすべて解決される」について教えてください。

小松 : 2つのツールで困っていた点が、チャットワークですべて解決されました。

効率の良さは、メール時代の10倍以上

社内でチャットワークを使い始め、どのような効果が出ましたか?

小松 : チャットワーク導入後は、1年間に進行できるプロジェクト数が約12倍に増えました。

当社では、通常の会計コンサルティング業務以外に、売上を上げるためや、サービスを良くするためのプロジェクトを進めています。以前は1年間に3~4本のプロジェクトを進めていましたが、最近は1か月間に3~4本のプロジェクトが同時進行しています。

どうしてこれほど多くの仕事を同時進行できるようになったのでしょうか?

小松 : チャットは情報共有が楽だからです。コツもあります。各プロジェクトグループに責任者を任命し、全員に周知しておくことです。「自分が責任者だから」と能動的に動く社員が何人も出てきて、みんなの意見をチャットワークで集めて仕事を進めるようになりました。もともと私一人がプロジェクトのアイデア出しから進行までしていたので、進行できるリーダーが何人も増えたことになります。

プロジェクトリーダーは、どのような仕事をチャットワークを活用し成功させましたか?

小松 : 「動画活用プロジェクト」があります。会計処理の方法を解説した動画を大量に制作し、YouTubeに掲載するプロジェクトです。この効果は絶大でした。

プロジェクトの効果

  • お客様は、好きな時間に分からないところを動画で閲覧できる。
  • 会計処理の方法をお客様に何度も説明しなくてよくなった。
  • 動画は「YouTube」に上げており一般の方も含め20万回視聴。
  • 動画が営業ツールにもなり、お客様が増加。

チャットワークを導入以後に結果が出たプロジェクトは数えきれないほどあります。チャットワークの効果は衝撃的です。メールをやめて本当に良かったです。

「動画活用プロジェクト」で制作された動画
メールを使っていた時期に比べ、どの程度効率が上がったと言えるでしょうか?

小松 : メール時代と比べると、10倍以上の仕事ができるようになりました。

税理士・弁理士など、お客様とコミュニケーションが必要な会社におすすめ

最後に、どんな会社にチャットワークはおすすめでしょうか?

小松 : 税理士・弁理士・弁護士など、お客様とコミュニケーションをとらないと仕事にならない会社にはおすすめです。チャットワークなら、これまで「こんな簡単なことを聞いていいの?」と遠慮していたお客様も気軽に質問できます。お互いの質疑応答にかかる労力が軽減され、効率も満足度も上がるからです。当社は、お客様の満足度も上がり、これまでより多くの紹介をいただくようになりました。おすすめですよ。

「チャットワークは、お客様とコミュニケーションが必要な士業の方におすすめです。」と小松様