拠点や倉庫との連絡を円滑にしようとチャットワークを導入

チャットワーク導入のきっかけを教えてください

鈴木 : 当社では2005年から、1拠点向けのチャットツールで社内の業務連絡をおこなっていました。しかし、拠点が小田原・東京・大阪・韓国と増えたことや、倉庫とのやり取りがあるため、離れた場所でも快適に連絡できるチャットツールが必要になりました。

新しいツールの選択肢は「チャットワーク」・「Skype」・「自社でチャットを開発する」の3つでした。チャットワークは、当社に必要な機能である「チャットができること」・「どこでも使えること」を満たしていることや、見た目が使いやすそうだったため少人数で試してみました。使ってみるととても使いやすく、「タスク機能」や「グループチャット機能」もついていたので、「やった・やっていない」という仕事の依頼の問題が解決しました。それで全社導入をおこないました。

社員が半年で約50人増えたが情報共有で混乱は生じなかった。会議の回数も減少した。

「必要な人」にいっぺんに伝達可能で、タスクの抜け漏れもナシ

チャットワークの用途を教えてください

鈴木 : 部署やプロジェクトごとに「グループチャット」を作っています。商品の入荷情報など、そのチームで必要な連絡がグループ内でおこなわれています。

【Hamee社でのチャットワークの使い方】

  • 部署やプロジェクトごとの連絡
  • 倉庫との連絡
  • ホームページ制作をしている韓国との連絡
  • 仕入先の韓国との連絡
  • 出張中の業務連絡
  • 外出中の営業担当との連絡
  • 他社とのコラボレーション
  • ASPサービス代理店との連絡
チャットワークを使ってみて、以前のチャットと変わった点を教えてください

【「グループチャット×タスク機能」でタスクの抜け漏れを撲滅】

鈴木 : 新しく「グループチャット」というやり方ができるようになりました。これで必要な範囲に必要なことを伝えやすくなりました。グループに入っている人にはいっぺんに用件を伝達できます。

合わせて「タスク機能」を使うことで、仕事の抜け漏れがなくなりました。以前は「やってください」とメッセージで依頼していたのですが、抜け漏れが起こっていました。これを、「タスク機能」を使って「販売終了した商品のページを下げてください」と担当者に送ると、タスクコーナーに仕事の内容が残るので、この問題はなくなりました

【小さな決めごとはチャット内で完結するから、会議が激減】

鈴木 : 以前は気づいたら会議だらけになっていました。これを、小さな決めごとはチャット内で済ませるようにしたら会議の数が減りました。

【海外拠点・倉庫・仕入れ時のコミュニケーション不安が解決】

鈴木 : 仕入れなどで海外に出ている時も、仕事全体の流れをチャットワークだけで追えるようになりました。拠点を増やしたり、韓国でホームページを作る際に、「コミュニケーションはどうするの?」と思わなくても良くなり、拠点をまたいだ取引が上手くいっています。

【プライバシーマークのために「付箋やメモでの伝言禁止」でも大丈夫】

鈴木 : Pマークを取得する時に、小さな個人情報漏洩につながる「付箋やメモを卓上に残す行為」を禁止しました。付箋でおこなっていた伝言は、「タスク機能」で済むようになりました。

【社員が増えても情報共有がきちんとできる】

鈴木 : チャットワークを入れた2013年3月から、社員は50人ぐらい増えているのですが、情報共有がきちんとできています。会議の数も増えていません。人数が増えても情報共有ができているのはチャットワークのおかげです。

Hamee社「ECシステム事業部」のグループチャット。画面右のアイコンがこのグループに入っているスタッフ。ここに投稿すればこのメンバー全員に伝達ができる。アイコンの真下が「タスク」コーナー。ここに仕事リストが残る。ファイルも送受信可能。画面左には、別のグループチャットが一覧で表示されており、直感的に仕事の量が把握できる。

社内のコミュニケーションツールをひとつに絞ることが鍵

社内コミュニケーション効率化、成功の秘訣があれば教えてください

鈴木 : 社内連絡用のツールをひとつに決めることが大事です。あれもこれもと複数のツールを使うのは逆効果です。もし当社もメールを併用していたら大変だったと思います。中途半端にツールを併用すると、どちらのツールに情報を流したらいいのか現場が混乱するからです。チャットワークにいろいろと情報をまとめるととてもスッキリしました。

面倒な作業はツールに任せ、「売る方法」を考えている

最後に、これを読んでくださっているネットショップ運営者の方にメッセージをお願いします。

鈴木 : Hameeでは「ネクストエンジン」でネットショップの運営を効率化しています。情報共有の効率化を目的に、チャットワークとGoogle Appsも利用しています。これらのツールで浮いた時間にしっかりと「売る方法」を考えています。だから、面倒な作業をツールで短縮することに積極的です。

たとえば、倉庫会社や取引先とやり取りをする際、「エクセルの表」をメールで送り合っている会社も多いと思いますが、これを「チャットワーク×Googleスプレッドシート」にするだけで効率化できます。売上を伸ばすためにはスピーディーな情報伝達とスピーディーな判断が必要です。チャットワークはそれができるツールです。

Hamee社の売上が伸びている理由のひとつは、業務効率化で時間を作り「売る方法」を考えていること。