国内事業・海外事業の約200人でチャットワークを利用

チャットワークの利用方法を教えてください

倉林 : プロジェクトを進めるための連絡手段としてチャットワークを使っています。たとえば、「スマートフォン最適化サイトを作る」というプロジェクトが始まる際、グループチャットを作り、その中にプランナー・デザイナー・エンジニアが入ります。加えてマネージャーがオブザーバー的な役割で入り、必要に応じて関係者が入ります。このような1グループ10人前後のプロジェクト用のグループチャットが無数にあります。チャットワーク導入時は私が担当する『HOME'S』フルリニューアルプロジェクトの40人で使い始めました。現在は国内・海外事業に関わる約200人が利用しています。

不動産・住宅情報サイト『HOME'S』
国内・海外の『HOME'S』開発スタッフ約200人がチャットワークを使っている。
『HOME'S』を運営するためのグループチャット

国内:「プロジェクトの経緯把握が困難」な問題を解決するために導入

チャットワーク導入のきっかけを教えてください

倉林 : 2012年11月に10年ぶりに物件検索システムを抜本的にリニューアルしました。最初は5人で始めたプロジェクトでしたが、リニューアル直前には40人に増えていました。この時、同時進行のプロジェクトとその関係者が増えすぎて、プロジェクトマネージャーが業務の進捗を管理できない問題や、開発スピードが遅くなる問題が起こりました。当時は掲示板やメールでやり取りをしていましたが、このコミュニケーション方法は限界に達していました。

プロジェクトの状態を把握できない問題や、開発スピードが遅くなる問題をどう解決しようとしましたか?

倉林 : 解決するために、開発スタイルの変更など、いくつかの対策を実施しました。その中のひとつに「コミュニケーション量が足りない」ことがあり、この点をコミュニケーションツールの導入で解決しようと考えました。ツールの選定は、似たようなツールをいくつか試し、チャットワークが一番使いやすかったので決めました。

「コミュニケーションの経緯が見える」ことで開発期間が6ヶ月も短縮!

管理者がプロジェクト進捗を把握できない問題とその解決について詳しく教えてください

管理者がプロジェクト進捗を把握できない問題

倉林 : チャットワーク導入前は、マネージャーはプロジェクトの進捗状況についてメンバーから個別に報告を受けていました。そのため、すべての進捗を把握することは困難であり、納期やアウトプットイメージが変更になったことを報告会の場で初めて知るケースもありました。そこで、プロジェクトの進行状況をマネージャーが常に確認できる状態に改善する必要がありました。

大量のプロジェクトを同時に回せるように

倉林 : チャットワークでは、マネジメント側はすべてのプロジェクトのグループチャットに入っています。気になる件があれば発言しますし、疑問があれば過去のやり取りを検索します。意思決定する時には口をはさみます。プロジェクトの経緯を個々に把握できるようになりましたし、密にコミュニケーションを取ることができるようになりました。結果、大量のプロジェクトを同時に回せるようになりました。

開発スピードが遅くなった問題とその解決について詳しく教えてください

開発スピードが遅い問題

倉林 : プロジェクトが進行し関係者が増えるにつれ、プランナー・エンジニア間など、関係者内での密なコミュニケーションをとることが難しくなりました。そのため以前は全体で共有していたプロジェクトのアウトプットイメージをチーム内でのみ確定して進めることもありました。その結果、リリース直前に差し戻しになったり、全員が納得できるものができなかったりと、複数の課題が積み重なり開発スピードが遅くなっていきました。

大型プロジェクトの開発期間を6ヶ月も短縮

倉林 : チャットワークが当たり前になるとコミュニケーション量が増えました。開発スピードが増し、これまでよりプロジェクトを早く進めることができるようになりました。今までのスピードであれば『HOME'S』のリニューアルは計画通りいかなかったと思いますが、チャットワークのおかげで計画通り進めることができました。もしチャットワークがなかったら、サイトリニューアルまであと6ヶ月ぐらいかかったと思います。後日談ですが、マネージャー数人と「チャットワークなかったらできなかったよね!」と言い合っています。

会議の生産性が上がり、プロジェクトスピードがアップ

倉林 : チャットワークは、これまで自分の席に帰らないと確認できない事柄を、会議中に知ることができます。たとえば、会議ですぐ答えられない質問があった場合持ち帰ることになりますが、チャットワークでは会議中に知っている人に聞くことができるので、その場で返事を得られることも多く、会議の宿題がとても減ります。その場で意思決定できるようになるので会議の生産性が上がり、結果としてプロジェクトのスピードが上がりました。

海外:タイ側と日本側が連携してハイスピードで仕事を進められるように

タイ・インドネシア担当の大久保様。
タイ・インドネシアの『HOME'S』を担当している大久保さんに質問です。国際事業でのチャットワーク導入のきっかけについて教えてください

大久保 : タイ・インドネシアに拠点があります。東京本社と連携するために一番効率よく現地メンバーと連絡を取れる手段を探していました。場所が離れているので顔を合わせることができないためビデオチャットなどいろいろ試しましたが、回線の品質が悪い・高いなどの理由でしっくり来るものがありませんでした。そんな中、倉林の部署がチャットワークを使っていたので、国際事業部でも使ってみることにしました。

チャットワークを使うとどうなりましたか?

大久保 : コミュニケーションの効率が大幅に改善しました。効率が高まったので、これまでとはまったく違うスピードでタイ側と日本側が連携して仕事を進められるようになりました。チャットワークを入れたタイミングで、タイで7つのプロジェクトを動かすことになったのですが、上手く進めることができました。

なぜチャットワークでコミュニケーションの効率が改善したと思いますか?

大久保 : それまでは、メール、チャット、Skypeなどのビデオ通話、グループワークツールでやり取りしていたのですが、コミュニケーション手法がその都度バラバラだったので、過去のやり取りがいろいろなところに分散していました。これをチャットワークにまとめると、過去の経緯・現在の状況・発生中のタスクを一元的に管理できるので効率がよくなりました。タイ・インドネシアのスタッフも使いやすいと言っています。

東京本社・タイ拠点・インドネシア拠点間で利用している。コミュニケーションは英語でおこなっている。

『HOME'S』の開発にとって、チャットワークはなくてはならないツール

最後に、一言メッセージをお願いします

倉林 : チャットワークは、ないと仕事が進まないというぐらい浸透しています。私の部署からチャットワークを使っていない部署に異動になったスタッフが、チャットワークがないと不便だったため「便利なのにうちの部署では責任者が入れてくれない!」と激しく要望を出したことがありました。このようにチャットワークの便利さを知っている人が強く要望し、今では『HOME'S』に携わる約200人が使うようになりました。チャットワークは、『HOME'S』の開発には必要不可欠のツールです。

チャットワークを使ったことのある社員が異動になると、新しい部署でも導入を希望した。こうして社内に広がった。