営業とデザイナーの情報共有をもっと効率化したい!

チャットワークを導入したきっかけを教えてください

渡邊 : 以前の情報共有方法はメールでしたが、案件ごとに情報を整理できないことや、担当者同士の情報伝達がうまくできないという悩みがありました。というのも、不動産のリノベーションは1人で完結しない仕事です。営業とオーナー様の打合せをもとに、営業とデザイナーがペアを組んで提案をまとめます。

そのため情報共有がとても大切です。また、1人が20件前後の物件を担当します。遠方物件も多く移動時間が長いので20時に帰社し、それから要点をデザイナーと打合せるといったこともよくありました。

そこで、社内コミュニケーションを効率化するためにチャットワークを導入しました。

リノベーションの進捗管理は複雑でメールでは難しい

  • 1. 営業がオーナー様と打ち合わせ
  • 2. デザイナーに物件情報共有
  • 3. 図面作成
  • 4. 工務店に見積り依頼
  • 5. 営業がオーナーにプレゼン
  • 6. 承諾後施工
主にPCとスマートフォンでチャットワークを利用している。

施工物件の進捗管理で、業務効率が2倍にアップ

チャットワークの活用法と導入効果を教えてください

渡邊 : ひとつ目は「物件ごとの進捗管理」にグループチャットを使っています。これにより、リノベーションの進捗管理の業務効率は2倍になりました。

物件の進捗管理の効率が2倍になった理由1「案件ごとに情報共有できるので、資料を探したり情報を伝える手間がない。」

渡邊 : 先述のとおり営業1人が担当する物件は20件ほどです。20件の物件の見積りや図面をGmailでやり取りしている時は、「どの件の見積りかわからなくなる」、「図面を探しまわる」という事態がしばしばありました。一方、チャットワークは「グループチャット」で案件ごとにすべての資料およびコミュニケーションをまとめることができます。これに気づいた時は「案件ごとに整理できるやん!」と眼から鱗でした。

物件の進捗管理の効率が2倍になった理由2「コミュニケーションロスがなくなり時短に成功。」

渡邊 : リノベーションで一番時間がかかるのは、デザイナーが図面を引くことや3Dパースを作ることです。これらを作るための事前打合せ・情報共有・コミュニケーションの効率が悪いことが課題でしたが、それが改善されました。まず、営業は移動が多いです。昼間ずっと外出で、夜に帰社してから、メールで要点をデザイナーに送る作業をしており、あまりにも非効率でした。次に、デザイナーも忙しく、営業と時間が合わなくて案件の打合せまで3〜4日空いてしまうこともありました。

渡邊 : チャットワークを使うと、営業はオーナー様に会った時にPCで議事録をとったり、移動中にスマートフォンで要点をチャットワークにアップしておけます。すると、帰社するまでにデザイナーが物件概要を見ておけます。これにより、まず会議までの事前情報の共有時間が短縮されました。要点が分かっているため、会議の時間も1回1時間が30分になりました。次に、遠方から20時に帰ってきて、それから打合せをしていた時に比べて早く帰れるようになりました。さらに、打合せ後に質問がある場合も電話やメールで聞くのに比べて気軽になり、早く疑問が解決できるようになりました。

物件の進捗管理の効率が2倍になった理由3「他の人にもタスクを振れるから、仕事の抜け漏れナシ。」

渡邊 : チャットワークは、他の人にタスクを振れます。上司が部下に、部下が上司に「いつまでにAの確認をしておいてください。」とタスクを振ります。依頼されたことを忘れてしまうと、そのリカバリに時間がかかります。「タスク機能」により一番効率の悪いタスク漏れがなくなりました。

「案件ごと」に資料と進捗を共有できるグループチャット
営業とデザイナーのコミュニケーションロス解消で時短に
岩谷様が、同僚2名にタスクを振った様子。期限は7/17。「タスク一覧」画面で自分のタスクを確認できる。
業務が早く進むようになったのですね

渡邊 : 間違いないです!業務効率を上げるための社内コミュニケーションがすごく取れるようになり、今やっている業務が改善されました。

「仕事のプロセスの見える化」で提案の質が上がり営業統括が楽に

業務効率アップ以外にも気づいたことがあれば教えてください

より良い提案ができるようになった

渡邊 : 「仕事のプロセスが見える化」され、より良い提案ができるようになりました。案件は、営業とデザイナーが二人三脚で進めるのですが、抱えている案件が多いと担当者に任せきりになってしまいます。すると案件の情報が閉鎖的になり、担当しかその案件のことは分からなくなります。リフォーム業界ではよくある悩みと思います。チャットワークでは、この案件の情報を必要な人にフル公開できます。するとデザイン案に対し、担当以外の人も「こうしたほうが良いのでは?」と気づいたことを言えます。二つの頭でしていた仕事が、みんなの頭でする仕事になり提案の精度が上がりました。

営業統括の管理が楽になった

渡邊 : 営業統括者は東京・大阪の案件の進捗をすべて取りまとめています。案件ごとに管理ができることで本当に統括が楽になったと喜んでいます。その理由のひとつは、部下が進めている案件に問題があるとすぐに気付けることです。たとえば、提案を全部仕上げてから確認を依頼され、「明日オーナーさんに出そうと思います。」という状況なのに問題を発見し、ギリギリのタイミングでやり直しになるような事態を防げるからです。半分ぐらい進めたところで「これ違うよ。」と指摘できるようになりました。社員同士がどんなコミュニケーションをしているか見えるのは画期的ですね。

営業プロセスの見える化で営業統括が楽になる!

労力が10かかる仕事を3の力で達成できるツール

最後に、建築関係の方にメッセージをお願いします

渡邊 : チャットワークは建築の業務フローを見える化できます。これまでメールなどで10の労力をかけてしていたことが3の労力でできるようになりました。今考えると、以前はあのやり方でよくやっていたなと思います。建築業界は個人プレーになりがちですよね。個人が持っていた情報や業務プロセスが全体に見える化されることは、経営者にとって画期的です。これまで点だったことが、チャットワークがコアになって線になり、皆がつながれるようになりました。社内コミュニケーションに悩んでいる方にはおすすめです。