「座りながらコミュニケーションを取るための手段」として導入

チャットワーク導入のきっかけを教えてください。

古俣 : チャットワークは「座りながらコミュニケーションを取るため」や「同じニュアンスで情報を伝えるため」に導入しました。まず開発チームと審査チームに2010年1月に導入し、「これは良い!」ということで4月から全社導入しました。

経営企画室 石田麻梨子様
チャットワークの運用方法を教えてください。

石田 : 全社告知・部署・プロジェクトなどのグループチャットを作り、基本的な業務連絡をおこなっています。簡単な話し合いはグループチャット上でおこないます。プロジェクト用のグループチャットは50〜60個あり、ひとつの案件に複数の部署の人が関わっています。プロジェクトメンバーの席が離れていたり、都合の良い時間帯も違うので、オンライン上で情報共有できるチャットワークは重宝しています。

PIXTA流チャットワークの使い方。部署ごと・プロジェクトごとにグループチャットを作っている。チャットワークだけ見れば必要な情報にアクセスできる。

同じ時間に処理できる作業量が1.5倍にアップ

「同じニュアンスで情報を伝えるため」という課題について詳しく教えてください。

石田 : 当社では素材を販売する前に「商品として適切か」を判断する審査をおこなっています。このために審査チームがあり、1日1万点以上の審査をおこないます。メンバーは社員と非常勤の専門スタッフがおり、専門スタッフの出社日数が週に3〜5日とバラバラです。このため、新しく追加された「審査基準」を共有した時、人によって持っている情報に差が出ることがネックでした。その都度社員が足りない部分を伝えていました。この方法は社員の時間をかなり使ってしまう上、人によって伝え方が違うため、皆に同じように情報を伝えられないことも課題でした。ブログを使うなど改善を進めていたのですが、「ストック素材として使いやすいか」などの数値化できない審査基準を活字で伝えるのは大変で、良い解決策を模索していました。

「審査情報の共有」はチャットワークでどう変わりましたか?

石田 : 情報共有の方法をトップダウンから「グループチャット」に変えるだけですぐに次の2つが変わりました。

  • 情報伝達のスピードが上がった
  • 同じニュアンスで情報が関係者に伝わるようになった

課題の解決がボトムアップでおこなわれるようになった

石田 : チャットワークを導入し、一番変わったことは審査チームのメンバーからどんどん意見が出てくるようになったことです。社員が決めたことをトップダウンで伝えていた時に比べ、問題が出てきた時に「この判断基準ではこの画像は判断しきれないよね」などボトムアップで意見が出てくるようになりました。そして自分が発言でき、それが改善につながるという出来事により皆さんの主体性が上がりました。結果、課題の解決速度も上がりました。

チャット形式で意見を言えることがスタッフの積極性を高めた

石田 : 当社には画像や映像を扱うクリエーター系の人が多いので、「フォーマットに文書を書いて伝達する」ことは、もともと得意ではありませんが、チャットワークは企画書を起こさなくても自分の意見を伝えられます。これがみなさんの積極性を増したのだと思います。

会議は1/3に、同じ時間でできる作業量は1.5倍にアップ

石田 : チャットワークを使いはじめると、勤務日数が少ないスタッフにも情報が均一に伝わるようになりました。まったく同じ内容の情報共有ミーティングを週に3回おこなっていましたが、今では1回で大丈夫です。社員がアルバイトに個別に伝達する必要もなくなりました。ミーティング時間や個別伝達の手間が削減された分作業に当てる時間が増え、同じ時間で処理できる作業量は1.5倍に増えました。

写真・イラスト審査の判断基準を伝えるためのグループチャット。審査基準が「TO機能」(名指しする機能)で関係者に伝えられると、即座に「了解しました!」とレスポンスが入っている。チャットワークによって同じニュアンスで、素早く情報が伝わるようになった。社員が教えて回る手間が大幅に減った。

情報共有効率化の成果は「管理職のミーティング時間2割減」など、多数

「情報共有の方法をメーリングリストやSkypeチャットからチャットワークに変えたことで他にどのような変化が起こりましたか?

時間削減

古俣 : 会議終了後、メーリングリストで配布された議事録を読むまでのタイムラグ・メール送信時の決まったあいさつ。これらのなくなった時間を積み上げていくと、かなりの時間削減になっています。仕事のスピードが上がりました。

プロジェクトを成功に導く

  • 部署横断プロジェクトの情報共有がスムーズ(席が離れていても平気)
  • 直接の担当でなくてもノウハウを持つ人が知恵を貸してくれる
  • プロジェクトの追い込み時、いい雰囲気で乗りきれる
  • プロジェクトの後ろ倒しを抑制できる
プロジェクト成功のエピソードがあれば教えてください。

古俣 : 中国語版・英語版のリリースは、会社としてボリュームのあるプロジェクトでした。リリース直前の追い込みの時、みんなで言葉を掛け合いながら作っており「皆でやっていこう!」という雰囲気でいっぱいでした。また、プロジェクトの流れが誰にでも見えることで、自分の担当ではないことでも前職の経験から自発的にアドバイスをくれる人も現れました。

プロジェクトの後ろ倒しを抑制する

古俣 : チャットワークでは、責任者と担当者が会話をしながら作業を進めます。それを見ているメンバーが全体と整合しない部分があればすぐに指摘します。これにより、Webサイトのリリースはずれ込みがちですが、ズレが減ってきたと思います。

管理職の負担を軽減する

  • 時系列でプロジェクトの経緯を把握し判断に活かせる
  • 報告を受ける時間を取ることなくプロジェクト状況を確認できる
  • 管理職のミーティング時間2割削減(チャットで済むことが増えた)

海外展開をサポートする

古俣 : 海外出張中でも普段と同じレベルで情報共有できる

社員が増えても情報共有が楽にできる

古俣 : 2013年に社員数が倍になったのですが、これまでは人を追加する度に新しく入った人は過去の履歴を追えませんでした。チャットワークには部屋(グループチャット)があるので、部屋に参加すれば過去のものを見ることができます。この点が本当に便利です。

「チャットワークは会社の成長を加速させるツール」

最後に一言メッセージをお願いします

古俣 : チャットワークは会社の成長を加速させるツールです。われわれは、PIXTAというサービスを数十人で育てている会社です。そのため、全員がひとつのものに関わっていて、全員が何かしら協力しながらやっています。チャットワークによって、ミーティングではなく、オンラインで密に・リアルタイムに情報共有をしながら、各自が適切な判断でスピード感をもって業務を進めていけます。結果的にPIXTAというサービスの成長が早まっています。どこかの部署の誰かの足並みがそろわないだけで全体の足並みがずれてしまうものです。みんなで助け合いながらやっていくのにチャットワークは良いツールです。