「メールは生産性が低い。」その解決策としてチャットワークを導入

チャットワーク導入のきっかけを教えてください。

田舞 : 日々、メールが部門の生産性を下げていると感じており、メールに代わる社内連絡の手段を探していたことがチャットワーク導入のきっかけです。

メールが生産性を下げていると感じていた理由

  • フォルダーを作っていても必要なメールがすぐに見つからない
  • 内容に応じて振り分けたり、CCを選択したりする手間など無駄が多い
  • 出張や研修会で連日留守にする時、対応が遅くなる

そんな中、チャットワークの「スマートフォンアプリ」がリリースされたことを知り、「すぐにやる!」の精神で本格導入しました。

チャットワークの利用方法を教えてください。

田舞 : 私の部門では、チャットワークですべての業務連絡をおこなっており、若手・年配社員を含め12名で利用しています。チャットワーク経由の連絡は緊急度が高いという認識で運用しています

コスモ教育出版では、部門内の連絡をチャットワークでおこなっている
コスモ教育出版の「グループチャット」実例

毎日1時間以上も時短に成功し、「お客様へのフォロー」の時間が増加

チャットワークでどんな効果を感じていますか?

田舞 : チャットワークでは、仕事がカテゴリーごとに整理整頓されるので、自動的に頭も整理されます。結果、生産性が上がる効果と、社員さんが成長する効果を実感しています。

"生産性が上がる"点について詳しく教えてください。

田舞 : メールを社内の業務連絡に使うのに比べ、次の点で生産性が上がりました。

意思決定が早くなる

田舞 : 日報・数字の進捗・「理念と経営」経営者の会など、グループチャットで仕事をカテゴリー分けしておけるので、すぐに状況把握ができるようになりました。緊急度の高い案件はスマートフォンに「ポン!」とプッシュ通知がくるので気づくのも早くなりました。結果、意思決定が格段に早くなりました。

お客様をフォローアップする時間が増える

田舞 : お客様と接する機会が増えた理由は2つあります。ひとつ目は、スタッフは全員いろいろな仕事を持っており、チャットワークで仕事をカテゴリーごとに把握できることで頭が整理され、全員の仕事が早くなりました。たとえば、過去に5時間かかっていたことが2〜3時間でできるようになったものもあります。

2つ目は、会議の報告を、資料ではなくチャットワークでおこなうことで、資料作成時間を大幅に削減できました。その結果、短縮できた時間をお客様へのフォローに使うことができるようになりました。これにより、経営誌の購読数も増えました。

「お客様へのフォロー」の時間が増え経営誌の購読者も伸びた

スタッフが数字に強くなる

田舞 : 「日報」系のグループチャットではチャット内に営業数字がはっきり出るので、必然的に数字に目が行くようになります。結果、今日やるべきことを具体的に意識できるようになりました。そして、数字に基づいて意思決定できる社員さんが増えました。

出張・外出・研修時の対応が数十時間も早くなる

田舞 : 仕事柄、研修や主張が多いのですが、研修に入っても必要な情報を得られるようになりました。仕事によっては対応が完了するまでの時間がメール時代に比べて数十時間も違います。スマートフォンアプリでわずかな休憩時間にも緊急の連絡をチェックできるので、私もスタッフも以前より安心していられます。

メールチェックの時間を1時間以上節約

田舞 : メールチェックに費やしていた時間を、1日あたり1時間削減できました。

残業が減る

田舞 : さまざまな時短効果の結果、スタッフの退社時間が早まりました。

18時ごろのオフィス。チャットワークにより生産性が上がり残業が減ったため、ほとんどのスタッフが退社済みだった。

歳の差をスムーズにする

田舞 : 私の部門は若い人・年配の人が混在しています。チャットワークは文字で投稿するため、年配・若手社員の共通言語を可視化できます。お互い分からない言語が共有できて歳の差がスムーズになっています。

朝礼ツール『13の徳目』をチャットワークで実践し、社員さんが成長

"社員さんが成長する"点について詳しく教えてください。

田舞 : 当社の出版物『13の徳目』にのっとって、部門全員の日々の気づきをチャットワークで共有しています。これにより、社員さんの成長が加速しています。

『13の徳目』の概要と、チャットワークでの活用法を教えてください。

田舞 : 『13の徳目』は、中小企業で働く人のための朝礼ツールです。「理念経営」を実践したり、社員さんの成長をサポートしたりすることを目的に作られています。代表的な使い方は、この本の質問に沿って一人ひとりが気づきを書きとめ、毎日誰かが朝礼で発表するというものです。

朝礼ツール『13の徳目』。毎週違う質問があり、それに答えることで「理念経営」を学ぶことができる。

田舞 : 当社ではチャットワークを使い『13の徳目』の活用法を一歩前進させています。というのも、『13の徳目』を朝礼で発表するのは1人です。また紙媒体であり、各自に1冊配布しているので「同僚の気づき」を毎日見るのは困難です。そこで、各自の気づきをチャットワークの「日報グループ」で投稿することにしました。

『13の徳目』で気づいたことをグループチャットで共有している。
『13の徳目』をグループチャットで共有する効果について教えてください。

堀本 : たとえば「今週の質問:仲間で経営理念を実践している人は?」や「今日のありがとう」という項目があり、そこに自分の名前が書かれていると誰しもうれしいもので、お互いの信頼が高まっています。また、他人の気づきを読むことで自分との相違点に気づき、そこから多くを学んでいます。

チャットワークで共有するということは、文字で毎日アウトプットを続けるということでもあります。文字にするということは考えておこなっている行為です。これを続けるうちに、人前で話すのが苦手なスタッフが「人前で自分を表現してもいい!」「他人は受け入れてくれる!」と気づき、自信をつけ、今では社内勉強会の先生をできるまでに成長した例があります。

成長著しい堀本さん。「グループチャットで仕事が分類され、とても便利になった。」と語った。

「理念と経営」社内勉強会の導入企業2,000社の悩みのTOP3を解決できるツール

最後にメッセージをお願いします。

田舞 : チャットワークは、意思決定のスピードが上がる・生産性が上がるツールです。生産性が上がった分お客様をフォローすれば売上アップにつながります。

当社のお客様である、「理念と経営」社内勉強会の導入企業2,000社の経営者からお聞きした"悩みTOP3"は、「社内コミュニケーションを向上させたい」「生産性を上げたい」「社員さんにもっと成長機会を与えたい」ですが、これらの課題はチャットワークですべて解決できます。

まずは使ってみてください。