企業のグローバル展開を後押しする「クリエイティブ・エージェンシー」

btraxについて教えてください。

ブランドン : 企業のグローバル展開に特化したクリエイティブ・エージェンシーです。
スタッフは全員2か国語以上を話せます。仕事は日本語・英語どちらも対応できます。世界のいろいろな場所で経験を積んだ優秀なスタッフがサービスを提供している点が当社の強みです。

チャットワークは2013年の初めころに全社導入しました。今では社内コミュニケーションと、一部のお客様との業務進行に利用しています。

日本オフィスは 2013年7月に六本木ヒルズ森タワー内にオープンした。日本企業との契約・支払い・打合せが日本法人で可能。btraxの取引先には、伊藤忠商事など日本の大手企業や、Expediaなどの国際企業が名を連ねている。

会社が大きくなる中、セキュリティ面で不安のあるSkypeが問題に

チャットワーク導入のきっかけを教えてください。

ブランドン : 以前はSkypeで社内のコミュニケーションをしていました。「会社の規模が大きくなる中で、Skypeを使い続けるのはセキュリティ面で問題。」という意見がスタッフから出ました。

会社の規模が大きくなる中でSkypeが問題になった点

  • お客様の会社ではSkypeをインストールできない会社がある
  • プライパシー面・セキュリティ面で心配な点がある
  • すぐに返信しなければという切迫感があり、仕事に集中できない
  • グループチャットにした時に、辞めたメンバーの削除が非常に手間

それでチャットワークをうちの開発担当者が深く調べたら、セキュリティ面がしっかりしていると言うので、切り替えることにしました。

チャットワークのセキュリティ面はどこを見て「大丈夫」と判断しましたか?

ブランドン : うちにはクラウドサービスの技術的な面を理解できるスタッフが多くいます。そこで、まずはチャットワークの全体的な構造を確認しました。メッセージのやり取り・アカウントの作り方などがどういう形で構成されているのか細かく調べ、システムの作り方が安全にできていると判断しました。

また、これはチャットワークの山本社長から直接聞いたのですが、ソースコードがハッキングに強いか弱いかを調査する「第3者機関」でチャットワークを調べたところ、凄くしっかり作られていると評価を得たとのことでした。この話でとても安心しました。

サンフランシスコにいながら時差16時間の日本法人をマネジメント

チャットワークはどのような用途で使っていますか?

【サンフランシスコにいながら日本法人をマネジメント】

日本法人の財務・人事・オフィスマネジメントをチャットワークを通じ、アメリカ側でやっています。

【お客様とのやり取りやファイルの受け渡し】

日本の大手メーカーなど、一部のお客様とはチャットワークで仕事を進めています。メールを使っていた時に比べやり取りがスムーズになり、ファイルの受け渡しが容易になりました。

【アメリカにいながら日本法人の会社設立の手続きが完了】

日本法人の立ち上げにあたり、会社設立手続きを株式会社 FirstStep(日本の会社設立を支援する会社)に依頼しました。必要な書類をチャットワークでやり取りしました。アメリカにいながら日本法人の登記が約3週間でできました。もしチャットワークが無かったら、設立に関する基本的な質問ができなかったと思います。

【メールのCCをあえて入れないアメリカでも、負担なく情報共有可能に】

アメリカは日本と違ってメールのCCをあまり入れない文化です。余計なCCを入れて、その人の時間を取ったら良くないと考えています。これがチャットワークのグループチャットだと、入れていても負担になりません。チャット形式なので、メールのように読まなくてもいいからです。メインの担当ではなくても、どんなやり取りがおこなわれているか分かるので、「自分の知らない所でどういうやり取りがあったか。」というような不安がなくなりました。

【時差がある中、働いているスタッフを直感的に把握】

アメリカでは朝礼はほとんどありません。特にサンフランシスコでは、好きな時に会社に来て、好きな時に帰るのが普通です。時差もあり、東京で何時に誰が働いているかをサンフランシスコでは直感的に分かりません。さらに「自宅で働く日」も設けていることから、誰がいつ働いているのか全員がわかるように、朝起きたらグループチャットに「おはようございます!」と書き込むことにしています。これで直感的に働いている人を把握しています。

【タスク機能は「世の中のどんなツールよりも良い。」】

タスク機能は凄く便利です。スタッフに「締切までにこの仕事をやってください。」と仕事を割り当てるのですが、世の中のどんなツールよりも良いなと思っています。特に気に入っている点は、仕事が終わったら「完了ボタン」をクリックするだけで、タスクを出した人にも、自分にも終わったことが通知されることです。

【仕事の「完了の報告」を忘れてしまう問題が、タスク機能で一掃された理由】

【デザインファイルの受け渡しがとても便利】

仕事柄デザインファイルをたくさんやり取りします。Webページの画面・プロモーションビデオ・ロゴのデザインなどです。受け渡しが便利になりました。

【モバイルアプリがとても良く、外出先で役に立っている】

モバイルアプリがとても良くできていて、出先でよく使っています。Skypeのモバイルは非常に使いにくく、PCとの同期がめちゃくちゃでした。時差があるとメッセージが消えることもありました。チャットワークはPCとモバイルの同期がリアルタイムで、未読既読もリンクしています。素晴らしく良くできているので、出張中だけではなく常に併用しています。

スタッフは週あたり5〜10時間、社長は20時間も残業が減った

Skypeからチャットワークに変更して約半年ですが、経営上で変化があれば教えてください。

ブランドン : 一番大きな結果は、コミュニケーションがスムーズになったことが理由で、仕事に費やす時間がとても減っていることです。

【週に5〜10時間もスタッフの残業が減った】

スタッフの残業は平均で週5〜10時間減りました。削減できている要因は、タスクの割り振りがしやすくなったこと・メールを読む時間が減ったこと・部署ごとにグループチャットの作成が可能でコミュニケーションがうまくできることがあります。

また、仕事を妨げる一番の問題はSkypeチャットだという社内研究があります。Skypeは「ボコボコボコ」とメッセージが届くことが集中の妨げになるという声が多くありました。チャットワークはその辺は大人しいので、仕事への集中力が高まったことによる効率化も要因です。

【社長は週に20時間も自由な時間ができた】

私自身(社長)は半年前から、残業が週に20時間も減りました。これまでは日本のスタッフから質問があると全部リアルタイムで答えており、16時間の時差があるので夜中の2時・3時まで連絡をしているケースもありました。

チャットワークでは「btrax Japanのグループチャット」を作り、そこに他のスタッフも入れて、これまでよりきっちりした社内ミュニケーションシステムを作りました。

【btrax Japanのグループチャット】

社内コミュニケーションシステムを作ったことで、連絡にかかっていた負担が減り、残業が激減した。

すると、これまで社長がすべて答えていた質問もスタッフで分かる人が答えてくれるようになり、夜中まで常にやり取りをしなくてもよくなりました。これで私自身の負担がとても減り、どんな時間でも仕事をするということもなくなりました。会社でやっていることや規模は増えているのに、費やしている時間が減ってきて不思議に思っていたのですが、今考えてみるとこれが大きな原因だと思いました。

これまで社長がすべて答えていた質問も、グループチャットの活用により、知っているスタッフが対応するようになった。誰に聞けば良いのか分からないというストレスも解消された。これで社員全員の残業を削減できた。
どのような仕事が増える中、労働時間を20時間も減らせたのですか?

ブランドン : スタッフがここ半年で5人増えました。2割ほど人が増えたことになります。

基本的に経営者はスタッフの数が増えれば仕事が増えるはずです。日本法人の立ち上げもあり、やることは増えたのに、人数が少ない時よりも仕事に費やしている時間が減りました。

時差を感じない取引が可能に。安心のお付き合いができるツール

海外進出を考えている日本企業の方にメッセージをお願いします。

ブランドン : サンフランシスコは新しいイノベーションを満たしている土地です。新しい商品・サービス・考え方がどんどん生まれている所なので、その風土を活用して日本の企業さんがイノベーションを見出せるようサポートをしたいと思っています。カルチャーやノウハウも含めて、サンフランシスコの最先端の技術やデザインを活用してもらえます。

チャットワークにより、国境と時差を感じさせないプロジェクト進行ができる環境が整っているので、安心してお付き合いができます。ぜひ一緒に仕事をしましょう。

btrax のオフィス。「サンフランシスコのノウハウを海外に進出したい企業さんに活用してもらいたい。」とブランドンさんは語った。