「大人数でもうまくいく」メールの代替ツールがほしい!

チャットワークを使い始めたきっかけを教えてください。

関係者が多いプロジェクトのコミュニケーションを効率化したい

岩上 : 2012年ごろ、社内のコミュニケーションや社外のプロジェクト進行をするためのツールを、 メールよりも使いやすい何かに替えたいと思っていました。当時は、お客様が増え、プロジェクト規模もどんどん大きくなっていた時期でした。

ひとつのプロジェクトに関わる人が、お客様・当社のメンバーともにどんどん増えていました。それまでのメンバーは、ディレクター・デザイナー・エンジニアの3人ぐらいだったので、コミュニケーションはメールや口頭でうまくいっていましたが、 関係者が増えるとメールを追うのが難しくなっていきました。Skypeを併用してみましたが、Skypeは企業アカウントと個人アカウントの区別がややこしく、管理がずさんになってしまうなどの問題がありました。

社内・社外の両方で使えることが決め手となりチャットワークを採用

岩上 : ちょうど、海外で社内SNSが盛り上がっていたので、メールの代替ツールに社内SNSを考えはじめました。チャットワークを知ったのはこのころでした。海外のツールはSNS単体の機能でしたが、チャットワークは社内SNS的な使い方と社外コミュニケーションの両方ができるので導入を決めました。使ってみると、仕事専用ツールなので、 仕事とプライベートの連絡を区別できることにも気づきました。

月間400万PVを誇る『LIGブログ』を運営する会社。急成長中の同社。社員が増え、社内はアイデアと活気に満ちている。

「LIGブログ編集チーム」など、チームやプロジェクトごとにグループチャットを作成

LIG社ではメールの代替ツールとしてチャットワークを使っており、9割の社内連絡をおこなっている。
LIG社でのチャットワーク活用法を教えてください。

チャットワーク活用法1 メールの代替ツール

岩上 : 社内では、メールの代替ツールとして9割の連絡をチャットワークで行っています。「プロジェクト」・「チーム」・「職種」・「情報共有」・「経営陣・決裁者」など、仕事や部署ごとにグループチャットを作成しています。

たとえば、プロジェクト用のグループチャットは「お客様の案件ごと」にあり、約50個の企画が並行で動いています。お客様のWebサイトを作る仕事では、その案件のグループチャットを作り、関わるメンバーが全員入ります。社内メンバーだけのグループもありますし、お客様も入っているグループもあります。

たとえば、『LIGブログ』はグロースハックプロジェクトとして、3つのグループチャットに分けて運営しています。

  • LIGブログの記事の編集メンバーが入っている「編集チーム」チャット
  • デザイナーやエンジニアが日々LIGブログを運用している「改修チーム」チャット
  • 締切日の連絡や記事の催促をおこなう「編集長」チャット

チャットワーク活用法2 チャットワークAPIを使った社内業務ハック

岩上 : チャットワークのメッセージ取得APIが公開されてからは、エンジニアの"のびすけ"くんが、社内業務とチャットワークを結びつけて「仕事ハック」をしています。

のびすけさん : チャットワークAPIを使うと、ユーザーがチャットワークから専用Botと会話をする(ユーザーがメッセージでサーバーに指示を送り、サーバーが処理をおこない、Botからその返信を受け取る)ことができます。そこで私は、まずはチャットワークでBot用のアカウント「LIG子」をつくり、「LIG子」でチャットワークAPIを取得しました。次に、Bot作成フレームワーク「Hubot」などと連携させ、いくつかの仕事ハックツールを開発しました。

"のびすけ"さんのオフィス&仕事ハックツール大公開!

"のびすけ"さんは、チャットワークAPIを利用した仕事ハックツールの作り方を『LIGブログ』で公開している。
のびすけさんがチャットワークAPIを利用して開発した、LIGのオフィス&仕事ハックツールについて教えてください。

のびすけさん : チャットワークでオフィスと仕事をハックしています。具体的には、次のようなプログラムや装置を作りました。

  • 「Raspberry Pi」を経由してBGMをリクエストできる装置
  • 「集中タイム」の開始・終了を「LIG子」が社員にお知らせするサービス
  • 来客者を玄関に設置しているデバイス「romo」で接客する装置
  • 『LIGブログ』の記事を提出していない人に催促するプログラム
  • 「IRKit」を使ってテレビを自動でON/OFFする装置
  • 勤怠システムにログインし、勤務時間と日報を提出するプログラム

オフィス&仕事ハックツールは「チャットワークからコマンドを打つ」ことで利用できる

仕事ハックツールの例/「記事の催促を自動化!」ブログ借金確認ツール

のびすけさん : ブログ借金確認ツールの仕組みは、「Googleスプレッドシート」で管理している記事の提出状況を、「Node.js」と「Hubot」で作ったプログラムが読み取り、未提出者には「チャットワークメッセージ取得API」を通して「LIG子」から催促コメントが送られるようになっています。このプログラムで、編集長は記事の催促業務から開放されました。

会社アカウントの「LIG子」さんから定期的なお知らせも届く。
テレビを自動でON/OFFする装置のコマンドを入力し、チャットワークからTVをつける様子。
「記事の催促」を自動でおこなう仕組み「ブログ借金確認」を開発。
LIG社の社員は『LIGブログ』の記事を毎月1回担当する。グループチャット「催促」とは、締切までに記事を書いていない人に「書いていないよ!」と催促をおこなうためのグループチャット。記事を書いていない「ブログ借金」のある人には、LIG社のアカウント「LIG子」さんから「催促コメント」がグループチャットに自動で投稿される。

コミュニケーションスピードが3倍、プロジェクト円滑化などの効果を実感

チャットワークの導入効果について教えてください。

コミュニケーションのスピードがメールの3倍!

岩上 : メールの書き方は「お世話になっております」・「お疲れさまです」・「署名」もあるので文面が長いです。一方、 チャットワークは「用件を1行」程度でよく、書くのも読むのも省力化されました。 コミュニケーションのスピードでいうと、3倍は速くなったと感じています。

コミュニケーションの量が増加

岩上 : チャットワークは口頭のコミュニケーションに近いので、 思いついた時にぱっと用件を言えます。返事をしたい時には絵文字を送るだけでもOKです。このことから、 社内のコミュニケーションの量が増えました。メールでは、「これはあとで伝えよう」と思いながらも、文が長くなるので発信できていなかったものが伝わるようになりました。

チームの仲がよくなり結束力が高まった

岩上 : チームのグループチャットでは他愛もないこともよく話します。「ご飯を食べに行こう」など、口頭で話すようなことをオンラインでもしているので、チームの仲を良くしたり、結束力を高めるのに役立っています。

プロジェクトが円滑に!

岩上 : コミュニケーションの量が増えるので、 意思の疎通が円滑になり、結果として プロジェクトがより円滑に進むようになりました。

情報共有が活発化!

岩上 : 「このサイト、カッコいいと思うよ!」や「これ、見といて」、「この記事は良かったよ!」など、わざわざメールでは書かなかったことを、チャットワークでは共有できるようになりました。

引き継ぎがラク

岩上 : 引き継ぎもすごくいいです。グループに人を入れるとそのグループの情報を過去の分まで読めるので、議事録と資料の引き継ぎが終わります。さらに、グループチャット右上の「概要欄」には業務に必要な参考サイトなどの「タイムラインで流れてはこまる情報」をまとめているので、必要な情報を毎回探すこともなくなりました。

情報整理がとても簡単!

岩上 : メールはフォルダ分けが難しいです。フォルダ分けは一人ひとりがする必要がありますし、そのやり方を知らない場合もあります。CCを付け忘れてしまう場合もあります。一方、チャットワークは「案件ごとのグループ」がそもそもあり、そこに人を入れていきます。 初めからフォルダ分けされているような状態で、誰もが何の件かすぐに分かるようになりました。私は「320件のグループチャット」があるのですが、もしチャットワークがなくなって、これらの連絡が全部メールで来ると思うと、ぞっとします。情報整理はすごく役立っています。

コミュニケーションの量が増えるので、良いものが生まれやすい環境になる

「LIG社の企画がいつも面白いこと」や「たくさんの新規事業にチャレンジしている」ことにチャットワークが貢献できている点があれば教えてください。

面白いコンテンツを作るために大切なのは「コミュニケーション」

岩上 : 私たちが 面白いコンテンツを作るために大事にしていることはコミュニケーションです。いい企画はどのタイミングで生まれるか分かりません。会議の中だけではなく、ご飯を食べている時や電車の中など、何かのきっかけでインスピレーションをもらう時があります。「ピン!」ときた時に「ポン!」と話しかける。このような行動から新しいもの・良いものができると思うので、その芽を潰さずに、芽が出た時にすぐに共有できる、メモをとっておけることは大事です。実際、 このような感覚でチャットワークでアイデアを共有し、交流しています。アイデアを形にするために役に立っています。

グループチャットは「クリエイティブに使える時間」を増やす効果がある

岩上 : もし「グループチャット」の概念がなくなったら、コミュニケーションがすごく大変になるので、必要なことを効率的に伝えるためにマニュアル整備やテンプレートづくりなどの「仕組みづくり」をすると思います。そのぶんクリエイティブにあてる時間が減ってしまいます。このような意味で、 チャットワークはクリエイティブに使える時間を増やす効果があります。

新規事業にチャレンジできるので会社が成長する

岩上 : チャットワークは情報整理をしやすいし、レスポンスを速く返せるし、返せないものはタスクに突っ込めるなど、 コミュニケーションを活発にする効果や仕事が速くなる効果があります。コミュニケーションが豊かだと、いい企画が出てくるし、クリエイティブも上がるし、組織運営もラクになります。 チャレンジングな仕事をするために役に立っていると感じています。

チャットワークは会社を魅力的にするツール

最後にメッセージをお願いします。

岩上 : チャットワークは会社をより魅力的にするツールです。

なぜなら、いい企画やいいサイトを作ろうとした時に、コミュニケーションは一番重要で、そのコミュニケーションの量がクオリティーやパフォーマンスに影響するからです。 コミュニケーションを豊かにしてくれるチャットワークは会社の魅力を高めるのに役立ちます。

私は、会社を魅力的にするツールは積極的に導入する方針です。そのようなツールの中で、 チャットワークはとても使い心地がいいものだし、私たちが新しいものを作り出そうとする時に、お世話になっているので、試してみてほしいですね。