茨城・横浜での15拠点と165名のスタッフが効率よく情報共有するためにチャットワークを導入

チャットのようなコミュニケーションツールを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

須田 : 小野写真館は、茨城(ひたちなか、水戸、つくば、日立、龍ヶ崎)、横浜(山手、港北)とさまざまな場所に拠点を持っています。また、2016年現在でスタッフ数は165名。これだけのスタッフと仕事をする中で、情報共有を口頭だけでおこなうのは困難なのです。

大森: 電話でもいいのですが、サービス業ですので接客中だと出られず、折り返すことになります。すると今度は相手が忙しくて......と、あまり効率がよくありません。それに電話だと「言った言わない」になることもありますよね。

うまく手の空いた時間を活用して情報共有し、その内容を記録としても残していきたいと考え、チャットを導入することにしました。

写真を通じて「幸せ」「笑顔」元気」をプロデュースしている小野写真館(左)/振袖・卒業袴のレンタル業務や結婚式場の紹介など写真から派生するさまざまな事業をおこなっている。(右上下)

決め手になったのはシンプルで見やすいインターフェイス

「チャットワークの導入により、電話・会議・FAXが減った」と語る管理部長 須田様。
チャットワークを選んだポイントを教えてください。

大森:チャットのグループ分けができて、タイムラグがなくスムーズにやり取りができること。PCやスマートフォンなどデバイスを問わず、外出先でも確認できることなどがありますが、決め手になったのはシンプルで見やすいインターフェースです。

他のツールは検討したのでしょうか。

須田 :以前はFacebookを使用していました。しかしプライベートでFacebookを使っているスタッフもおり、仕事と休みの区別がつかなくなるといった不満も上がってきていました。

また、Facebookですと誤って会社のグループ外に重要な情報を投稿してしまう可能性もあり、セキュリティ面でも不安があったのです。

新しいツールであるチャットワークの導入について、懸念点などはありましたか。

大森:インターフェイスがそれまで使っていたFacebookとは大きく異なるので、慣れるのか、仕事で使いやすいのかといった点を心配していました。実際に使ってみると、シンプルで問題なく使えています。

一度読んだチャットをもう一度未読に戻す機能もあるので、大切なやり取りを見逃すこともなく、スムーズにやり取りできていますね。

情報共有や人員手配、データの送受信にチャットワークを活用

チャットワークをどのように活用していますか。

須田 :大きく分類すると、情報共有、仕事の依頼、人員手配、データの送受信、タスク管理が主な使い方です。

グループチャットについては、全社、店舗、店長、職種、幹部など拠点をまたいで作っており、それぞれで情報の発信と共有をおこなっています。たとえば全社チャットでは、イベント開催についてSNSでシェアしてほしいといったお願いごとや、設備が壊れたときの報告、会社での行事の連絡、全社で共有すべき緊急の要件などが書きこまれます。幹部グループでは経営に関わる数字のやり取りをおこなっています。

大森: 社外の業者様ともチャットワークを通じてやり取りをしています。昔は対面での会議で連絡していたのですが、現在は重要なものを除きチャットワークに統一しました。

店長グループや職種別グループでは、人員手配やデータの送受信などが多いですね。

具体的に、人員手配とはどのようなことをおこなっていらっしゃるのですか。

大森: たとえば、今日はこの店舗にスタッフが足りないから他の店舗から応援を呼びたいといった場合に店長グループで相談するのです。チャットワークを活用することで、人員のスムーズな手配ができています。

職種別グループでは、たとえばカメラマングループで機材の手配や修理のやり取りなどがおこなわれています。小野写真館はカメラマンを自社で抱えているのが強みですから。

写真や動画の大容量データもチャットワークなら送れる

データの送受信とは写真データのことでしょうか。

大森: はい。それ以外に動画のデータもございます。当社は写真はもちろん、動画にも力を入れておりますので、ファイルのサイズが1GBを超えることも珍しくありません。

Facebookを利用していたときはデータサイズに制限があり、外部のオンラインストレージやファイル共有ツールを使うなど手間がかかっていました。

しかし、チャットワークですと大容量のデータでもそのままアップロードできるので、とても助かっています。

外部の業者様に文書データを送る場合もチャットワークを使用します。おかげでこれまでかかっていたFAX費を削減することができました。

送受信するデータサイズが大きくなってしまうのは写真館という業態ならではですね。ところで、店舗間で写真のやり取りをするのはなぜでしょうか。

須田:カメラマンのグループチャットでは、店舗をまたいで先輩から後輩に向けて撮影の指導がおこなわれています。撮り方や衣装を指摘するには直接写真を送り合って説明した方がわかりやすいのです。送ってもらった写真に直接書き込んだり、赤入れをしたりして、もう一度送り返すといったやり方をとっています。「TO」をつけることで何を誰に伝えたいかが一目でわかるのもチャットワークのメリットですね。

グループチャットでもマイチャットでもタスク化を活用

タスク管理についても教えてください。

大森: 人間なので依頼された仕事を忘れてしまうこともあると思いますが、それをチャットワークで一括管理しています。グループチャット内でタスクをつけることもありますし、マイチャットで自分用にタスク管理ツールとして使うこともあります。

会議や電話の時間が減り、コスト削減に

チャットワークを使用したことで、仕事内容の変化や生産性の向上を感じることはありますか。

須田 : 会議が減りましたね。大事なことは対面で伝えますが、簡単な内容ならチャットワークで十分です。電話やFAXも減りました。昔は電話ばかりで、一日中電話を受けていることもありましたから、時間的なコストはかなり削減できたと感じています。

投稿時間と発言の仕方に運用ルールを設定

運用のルールなどはありますか。

須田 : いくつかあります。

  • タイトルには【】を使う
  • 返信が不要なら「※返信不要」とつける
  • グループの中で個人に発信する際は「TO」をつける

また、夜8時から朝6時までは業務時間外に通知がこないよう、投稿しないことにしています。

チャットワークの運用ルールを定めている。

遠距離や大人数の店舗を持つ企業におすすめ

これからチャットワークの導入を検討する企業へメッセージをお願いします。

大森: チャットワークは、複数人とリアルタイムに同じ画面を共有できるので、情報を的確に伝えるのに効率がいいツールだと思います。

グループチャットやタスクを使うことで、誰が何をしているのか進行状況を把握できるようにもなります。メールだとどうしても個人同士のやり取りになって外からは見えにくくなりますから。

須田 : 会社のすべての情報が管理できるので、特に遠距離店舗や大人数の店舗などを持っていて、隅々まで情報が行き渡るようにしたいとお考えの企業におすすめです。業務効率を大きく変えることができると思いますよ。