1日2,000件の情報更新をしたいが、人件費がかかりすぎるという課題

チャットワーク導入のきっかけを教えてください。

金本 : オフィス検索サイト「オフィスナビ」の物件更新を1日に2,000件更新したいという目的がきっかけでした。社内で入力しようとすれば社員がパンクしますし、フルタイムで人を雇うほど人件費をかけることができませんでした。そんな中、主婦の力を借りることを思いつき、12人の方に在宅で入力業務を発注し始めました。

しかし、彼女たちとのコミュニケーションには困りごとがありました。ひとつは、主婦ワーカーは12人で、1人はメール・1人はチャット・1人は電話と 連絡方法がバラバラなのに対し、対応する社員は1人だけでとても大変な思いをすることでした。もうひとつは、 誰かがミスをした場合、同じミスを他の人もする可能性があるので、それを一人一人に伝えないといけないことでした。この問題の解決にチャットワークが適しているのではと思い導入してみるとうまくいきました。

オフィス検索サイト「オフィスナビ」

「主婦スタッフ」×「チャットワーク」= 低コスト大量更新の仕組み

主婦の在宅ワーカーの方との仕事の進め方を教えてください。

金本 : チャットワーク有料アカウントを在宅ワーカー1人1人に設定し、必要なグループチャットに入ってもらいます。主なグループは2つです。「物件情報を入力する際の不明点を質問するグループ」・「情報共有のためのグループ」です。これでほとんどの業務が進行できます。

主婦在宅ワーカーからの質問に答えるためのグループチャット。入力作業時に発生する疑問を解決するためのグループチャット。質問には社員が返答し、それらを他のワーカーも閲覧している。このグループ同様の方法で「情報共有」を目的としたものもある。
チャットワークにより、どのような点がうまく行くようになりましたか?

金本 : 一番効率化できた点はひとつのPC画面で12人を管理できるようになったことです。チャットワークでは1人に言うと全員に伝わります。起こりやすいミスの連絡・データベースの仕様変更などの連絡が1回で済みます。メールのCCで送る方法に比べてチャットワークの方がはるかに伝わりやすいですし、反応も返してもらいやすいです。入力の時に情報が不足している点を質問するなど、同じ社内にいればすぐに聞けるようなことでも在宅なので聞けませんが、チャットワークなら聞くことができます。全員に伝えることと個別に伝えることの使い分けも簡単です。かなり楽になったと思います。

この方法で、 「主婦スタッフ × チャットワーク = 低コスト大量更新の仕組み」が完成し、オフィス検索サイトの情報を、1日に2,000件も更新できるようになりました。

大量の情報更新を達成し、ページビュー&問い合わせ数アップ・売上120%

オフィス検索サイト「オフィスナビ」で1日に2,000件の物件情報を更新できるようになったことで会社にどのような影響がありましたか?

金本 : 導入前と導入後はかなり変わりました。厳密に計測はできていませんが、 人件費はほとんど増やさずに公開物件数は2倍に増えました。今までは 同じ量を更新するのに100日かかっているようなことが今は50日で更新できます。これは業界でもすごい情報更新量です。それがGoogleに評価されているようで、インデックス数・ページビューがすごく伸びており、 問い合わせは150%、売上は120%に増えました。Webマーケティングの視点から言うと大きな成果です。

チャットワークがすべての要因とは言えませんが、問い合わせが伸びた時期はチャットワークの導入時期と重なっており、 明らかにチャットワークで作業が効率化されたことで起こった出来事と言えます。

また、コスト面でも、 社員3〜4人を雇う必要があるような作業を、社員1人分の人件費でこなせるようになりました。在宅ワーカーの主婦にとっても、都合の良い時間に働けてそれなりの収入になるので喜んでいただけていると思います。

「社内業務フロー」をチャットワークに集約し、多店舗展開の悩みを解消

社内連絡にチャットワークを活用していますか?

金本 : 活用しています。在宅ワーカーの主婦との連携がとてもうまくいったので全社導入しました。まずチャットワークは東京・名古屋と大阪本部の総務経理をつなぐシステムとして機能しています。

「東京・名古屋と大阪本部をつなぐシステム」について教えてください

金本 : 当社には拠点が3つあり、本部機能や事務機能が大阪にあります。これまでは契約が確定し請求書を作る時は営業が各拠点毎で作っていました。この方法は 本部が全体を把握するのが難しいことが悩みでした。これを 「請求書発行のためのグループチャット」を通じて全拠点の営業が請求書の発行を本部に依頼する仕組みに変えました。

金本 :この「成約管理報告チャット」(契約報告&請求書発行チャット)と同じ方法で、「週間報告チャット」・「読書感想共有チャット」などの3拠点全員が入った情報共有グループを作っています。管理部門は大阪本社に2人しかいないということで、いかにシンプルなフローにするかが課題でした。

このやり方であれば、拠点が離れていても全体を把握しつつ、全員に伝えたいことを伝えられます。読書感想を通じては、「全員で学んでいる会社」ということに誇りを持って働いてもらえます。

これからもっと拠点を増やす予定です。 チャットワークが基幹ツールとして動いているので拠点開発がやりやすいですね。

請求書の作成を本部に依頼するためのグループチャット

チャットワークは「誰でも使える」業務効率化・低コスト化を実現する革新的なツール

最後にメッセージをお願いします。

金本 : チャットワークは使い方が簡単です。うちの営業マンの多くはアナログ人間で、ITに強い社員はほぼいません。これまでにも新しいツールを入れましたが、使い方が難しいものは定着しませんでした。チャットワークを使えているということは簡単ということであり、便利だと思っている証拠です。いろいろなことが効率化され、実際に仕事が速くなっています。

また、チャットワークがあったから主婦の方に働く機会をもってもらうことができ喜んでもらえました。主婦の在宅ワーカーに手伝ってもらい、すべて社内で完結しようという考えを変えるとコスト面で革新を起こせました。チャットワークは業務効率化・低コストを実現でき、それを売上アップにもつなげることができる革新的なツールだと思います。