導入のきっかけはボイスメールが抱えていた課題

事業内容について教えていただけますか。

川村:奈良県を中心とした低温(冷凍、冷蔵食品)物流事業のほか、トラックでの奈良県内の配送、冷凍冷蔵庫での在庫管理、物流センター代行業務をおこなっております。

冷凍、冷蔵食品専門というのは珍しいのでしょうか。

川村:あまり専門でやっているところはないかもしれません。弊社は創業25年目になるのですが、最初は何でも扱っていました。ただ、弊社は業界の新参者だったので、他社ではあまり扱っていない商品の物流を中心に受けており、そこから低温専門になっていったのです。

チャットワークを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

川村:もともとボイスメールというツールを、日報や情報共有で使用していました。弊社は責任者もドライバー上がりが多くて、文字を書くのが嫌いな社員が多く、日報を書きなさいと言っても、「今日も異常なし」みたいになってしまうので、ボイスメールを使っていたんです。

ボイスメールだと自分の声で伝えられるのはよかったのですが、毎回ログインしないといけないのが難点でした。ログインするのが面倒だという社員とのやり取りに、タイムラグが発生してしまっていたのです。

そんな折、同じ物流会社の株式会社関通の達城様や、株式会社武蔵野の小山様がチャットワークを使い始めて、私も教えていただいたんです。情報伝達が速くて便利だよと聞いて、それならと最初は幹部だけで使うことにしました。

今はパートさんも含め、社員全員がチャットワークを使っています。

低温物流で25年の実績を持つ同社(左・中)/冷気が外に出ないようにドックシェルターも15基設置するなど、温度管理を徹底している(右)

電話やボイスメールの欠点をチャットワークが解決してくれた

チャットワークの使い方を教えてください。

川村:日報だけでなく、主に電話でやっていたやり取りをチャットワークでおこなっています。たとえば事務員さんからドライバーさんに向けて、「○○店舗から今日何時に着きますかというお問い合わせがありました」とか「急な集荷ですが対応できますか」とか、そういった連絡ですね。

電話からチャットワークになったことでよかったことはありましたか。

川村:物流業務は24時間365日営業なので、自分のタイミングで情報発信できるチャットワークは合っていました。また、電話だと1対1になるので、他の人に情報が伝わりませんが、グループチャットなら1対Nなので、皆が確認できるんですね。会議室のような感覚で使えます。

電話って相手の時間を奪ってしまうので、かけにくいこともあるんです。積み込みのときなどはドライバーさんも出たくないですし、自分のタイミングで情報確認できるチャットワークが向いていますね。

もっとも、電話を完全に使わなくなったわけではありません。緊急性が高い場合は電話も使いますし、感情を伝えたいときはボイスメールを使います。対外的な案件ではメールも使いますよ。ただ、簡単な情報伝達、共有はやはりチャットワークですね。

ツールに応じて使い分けてらっしゃるのですね。

川村:それから、チャットワークはPCではなく、スマートフォンで使えるのも大きなメリットです。おかげで会社に戻らなくてもよくなりましたから。

これまでは会社にいったん戻る必要があったのでしょうか。

川村:ええ。何か資料を確認するとなると、いったん帰社して会社のPCを見る必要がありました。そうした資料はチャットワークで共有するようになったので、わざわざ会社に戻らなくてもよくなったのです。

ドライバーもスマートフォンやタブレットでチャットワークを利用している。

チャットワーク導入で会議の時間が半分に短縮

グループチャットにはどのような種類がありますか。

川村:グループチャットはけっこう細かく分けています。チームごとやプロジェクトごと、クライアントによっても専属のチームとか、共配のチームとかさまざまです。他にも物の置き場所を決めたり整理整頓をしたりする環境整備委員会というチームもグループチャットでやり取りしていますね。

チャットワークは会議室だということですが、実際の会議の時間は減りましたか。

川村:会議の回数は減っていませんが、ひとつひとつの会議の時間は半分くらいに短縮できたと実感しています。

チャットワークの活用によって情報共有にかかっていた時間が減ったという同社。

各ツールの使い分けをはっきりすることで社員にも定着

チャットワーク導入時に懸念していたことはありますか。

川村:やはり社内で定着するかどうかでしたね。電話にメールにボイスメールまであって、あれもこれもとなると......。実際、最初は「また社長が新しいことを始めたみたいだよ」みたいな反応でした(笑)。

どのようにして定着させたのでしょうか。

川村:先ほど言ったように、それぞれのツールの使い分けをはっきりしたことで定着しました。社員のITリテラシーはそれほど高い方ではないですし、年齢の高い方はやはりやりづらいという意見もあったのですが、私自身が頻繁にメッセージや写真を送るようにして、見ざるを得ない状況を作るようにしていきました。

その結果、社員の皆さんもチャットワークを使うようになったのですね。

川村:正直、こんなに情報共有ツールとして皆が使うとは思っていませんでしたね。1日1〜2回くらいのやり取りかなと思っていたら、もうチャットワークがないと仕事にならないほど使われています。

マニュアルを置いておくツールとしても重宝されているようです。これまでは社内マニュアルを置くデータベースがバラバラだったのですが、チャットワーク導入後は関連するグループチャットの概要欄に、マニュアルを置いてあるGoogleドライブのURLを張っておくというやり方がルールになっています。

"自分ごと"にするためにグループチャットは少人数で運用

他にも運用ルールはありますか。

川村:はい。まず、3〜5人の小さなグループごとにグループチャットを作ること。参加人数が多いと、自分には関係ないかなと思って見なくなってしまうんです。それを防ぐために少人数でグループチャットを作ることにしています。

それから必ず返信をすること。「了解しました」の一言だけでもいいので。

最後にチャットワークの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

川村:最初は全体で使うのではなく、5人くらいの少人数で使い始めるのが定着させるコツかなと思います。うちでいうと、まず幹部から始めて、そこから1ヶ月くらいして社員に広めようという流れになりました。パートさんも含め、情報共有のツールとしてお勧めしますよ。