「業務の見える化」と「案件管理」を同時に実現

なぜ、チャットワークを導入しようと思ったのですか?

磨 : 最初は業務を「見える化」したいという希望がありました。加えて、「案件管理」が必要だろうと。「案件進捗管理」や「営業先の管理状況」などですね。一度、月額2〜3万で使えるソフトを導入したのですが、スマートフォンで使えると言われつつ、半角の数字が入らないなどの不備があり、やめてしまいました。

ちょうどそのころ、うちの先生とチャットワークを触りながら「これは使えそうだ」などと話をしていたのですが、使ってみると、やっぱり良かったですね。バッチリうちの事務所にフィットしました!

代表社員 司法書士 磨和寛様
それまでは、情報共有にメールを使われていたのですか?

磨 : 全部メールです。あとはその場でのコミュニケーションですね。紙ベースの場合もありました。たとえば、会社を設立するには「印鑑証明書」が必要ですし、紙でなければ管理できないものもたくさんあるのです。それらはファイルで管理していますが、そういったものを除いては、すべてチャットワークを使っています。

導入時の不安や、導入後の苦労はありましたか?

磨 : 導入の不安はありませんでしたね。すでに自分が使っていたので。ただ、 みんなが使うということを前提に導入したので「ITリテラシーが低い人でも使えるか」ということは考えていました。もっとも、それも機能がシンプルなので問題ありませんでしたね。やはり、シンプルに使えるものが一番いいです。

コミュニケーションの"頻度"と"密度"がアップ!

チャットワークを導入して、何が変わりましたか?

磨 : コミュニケーションの"頻度"と"密度"ですね。

たとえば「週報」や「日報」をチャットワークで共有しているのですが、それらに対する反応が「いいね!」「最高!」「素晴らしい!」など、 かなりフラットなコミュニケーションとしておこなわれています。これは、チャットワークじゃないとできませんね。メールだとつい固くなってしまう。

普通、日報は部下が書いて、上司がちょっとコメントして終わりですよね。しかし、 そのコメントに対してまた部下がレスをおこなうというように、チャットワークによってコミュニケーションの密度が高まっているのです。

また、僕は出張が多く、社内のスタッフとのコミュニケーションが薄くなりがちなのですが、最近では「磨のつぶやき」というのをやっていて、レス・書き込みはフリーにしています。たとえば、夜寝る前に本棚に行って「あ、この本いいな」と思い、社会人に成り立てのメンバーに「こういう本いいですよ」とメッセージを送ったり。あとは、結構熱いメッセージも送ります。やっぱりみんな、代表が何を考えているかわからないでしょうから。

磨 : あとは、地方のお客様との打ち合わせに利用していたSkypeをやめ、すべて「ChatWork Live(ビデオ通話)」に切り替えています。 一度に数名でやり取りできるのは便利ですね。いわゆるビデオ通話としての活用です。これが、チャットワークなら直感的に操作できるので、円滑におこなえます。画質も音質もいいですね。Skypeはちょっと使いづらかったので......。

他社と違った活用方法は何かありますか?

梶原 : 磨からもありましたが、日報とか週報とか、そういった「パーソナルな部分」や「暗黙知の部分」をアウトプットする場として活用しています。たとえば週報なら、1週間分の成果を後から見直して、そこでの気付きをブラッシュアップしたり。

また、顧客を思い起こして、「このお客様に対しては、どのようにアプローチするべきだと思いますか?」「こんなアプローチはどうですか?」というような情報も共有しています。 検索もできますし、チャットワークは情報を集約する機能がとても優れていますよね。

日報の管理でも活躍しています。たとえば新人社員に対して、1日の終りに話をするだけでは共有できない情報も、チャットワークなら共有できます。 文字ベースのやり取りなので、伝え漏れが少ないですし、後から確認も追加もできますので。また、 口頭では言いにくいことも、チャットなら伝えられます。

パートナー司法書士 梶原隆央様
チャットだと、お互いに言いにくいことも言えそうですか?

梶原 : そうですね。難しいことを伝えるときに、言葉だと流れてしまうことも、文章だと読み返せます。

私としても、 移動中に返信ができたり、文章なのでしっかりと伝わるというメリットがありますね。もし、どうしても口頭で話しがしたい場合には、そのままチャットワーク上で面談の時間も調整できます。その結果、スケジュール調整もスムーズに短時間でおこなえますね。

また、カジュアルな部分と真面目な部分を分ければ、温度感も伝えられます。たとえば「ワクワクすることを書くグループチャット」のように、話すテーマや場を区切ることができる。チャットごとにテンションを変えられるのはいいですね。

チャットワークで法律事務所ならではの問題も解決!マネジメントツールとしても優秀

法律事務所ならではの使い方はありますか?

磨 : 弁理士さん、弁護士さん、税理士さんと同じグループチャットでやり取りをしています。通常、お客様からすれば、誰に相談したらいいのかがわかりません。だいたいは税理士さんが中小企業の窓口になっていますが、法律については扱えない。そこで、司法書士や弁護士が間に入ることで、サービス力が向上しますよね。

過去、私が弁理士さんを紹介して商標を取得した方がいたのですが、ちょっとした行き違いがあり、取得した商標が僕の指示と異なったものだったのです。その時「磨さん、確認していなかったのですか?」と言われてしまって......。

お客様にしてみれば、僕が弁理士さんとやり取りをしているものだと思っていたのですね。そういった コミュニケーションミスが生まれる可能性も、チャットワークで共有しておけばなくなります。密度も正確さも格段に上がるのです。

情報はどのように整理していますか?

梶原 : お客様の所に行って、その帰り道にレポートを書いています。画像についても、その場で写真を撮れば対応できてしまう。写真を撮ってもスマートフォンに入れているだけでは共有できませんが、スレッドにあげておけばそれだけで整理完了です。

チャットワークが情報を瞬時にまとめてくれる。 情報整理の瞬発力がものすごく上がるのです。まさに、 ビジネスを加速してくれるツールです。

やはり、扱う情報量は多いのでしょうか?

梶原 : 多いですね。ですが、チャットワークなら、今までヌケやモレがあった部分までカバーできます。何より、スマートフォンで簡単に操作できるので、負担がないのです。だからこそ、普段の気付きやお客様との会話など、より細かいところまで管理できる。それって結局、サービスの向上につながりますよね。管理・共有できる情報量が増えますから。

また、 グループチャットでのコミュニケーションは、全員が会話や仕事の流れを時系列で把握できるので便利です。スクロールすれば、いつでも全体を眺められますからね。メールではやりづらいです。

仕事のモチベーションとしてはいかがですか?

梶原 : まず、ストレスが減りますね。 操作は簡単ですし、移動時間に作業できるので、待ち時間も有効活用できます。PCの場合、椅子に座らないと操作できないので。立ったまま、片手で、移動中やスキマ時間に仕事の処理ができるのはやっぱり便利ですよ。モチベーションも上がります。

また、士業の業界は、マネジメントがしづらいという問題があります。スタッフのマネジメントがしっかりとできずに、やがて人数が減り、崩壊するという事例が多いのです。しかし、チャットワークを使えば、事務所を大きくする過程としての「ロードマップ」を共有することもできますし、リスケもすぐにできます。 みんなで事業の方向性を共有できれば、認識のズレや意識の齟齬も減りますよね。

これまでできなかったことができるように!スタッフのスキルやモチベーションもアップ

チャットワークの導入で、仕事の質は変わりましたか?

梶原 : 「仕事での課題」という切り口で言えば、これまでは業務の「検証」ができていませんでした。それが、チャットワークで検証に関するスレッドを立てることによって、 情報の共有やスケジュール管理のやり方についても、全部検証できるようになりました。

仕事の検証は、やろうとは言っていても、時間が取れないことが多いのです。でも、チャットワークでまとめておくとすぐに検証できます。タスクを使って締め切りを設けてもいいですし、共有すれば随時意見をもらえますよね。そうすることで、検証もひとつの立派な業務となるのです。これまでできなかったことができるようになったのは大きいですよ。

スキルアップの底上げにもなっているのでしょうか?

梶原 : そうですね。議事録なども、今まではWordで作ってDropboxで保存していたのですが、いったいどれだけの人が読んでいたのかという感じで...。それがチャットなら、ちょっと上にスクロールするだけで過去のやり取りや流れが瞬時に把握できます。議事録は必要ありません。貯蔵されている情報との距離が縮まりました。

その他にも、研修の音声をとっておけば、研修を受けていない人は外で聞くことができる。たとえば、通勤時などにですね。これは朝礼についてもおこなっているのですが、すべて音声にとっておいて、出席できない人はそれを聞くという感じです。

あとは、自分の話を聞いてみるとか。客観的に聞いてみて、説明あるいはコミュニケーションの改善に活用しています。

マインド的な部分はいかがでしょうか。

梶原 : 案件そのものをこなしながら現場で教えるということもありますが、それ以外のマインド的な部分を伝えるのには、やはり限界がありますよね。それを、チャットワークの日報とレスポンスによっておこなう。その結果、視野を広げてケアができるのです。

評価という部分ではどうですか?

梶原 : 評価についても、日報を見ていれば可能です。どういう仕事をしているかなど、そのまま判断できるのです。書いているテキストの量もそうですけど、中身もそうですね。 マインド的な部分がそのまま出るので。メンタルはわかりませんが、さすがに内容までは取り繕えません。テキスト量ではごまかせない部分もあると思いますよ。

司法書士事務所に"元気を与える"ツール

同業者や他の士業の方に対して、あるいはこれから起業しようとしている人に対してメッセージありますか?

梶原 : 3人とか5人ほどのレベルで、社内のコミュニケーションが必要になったときに使ってもらいたいですね。

今まで、士業系の事務所では、ボスがいて、指示を出して、マネジメントがゼロというようなパターンが多かったので。それで、時間や労力をロスしながら仕事をしていることが多々ありました。そういったことを回避するツールとして、チャットワークを使ってもらいたいですね。マネジメントの強化にもなりますし。使っていくうちに、自然と組織ができ上がると思います。

また、 「元気を与える」というのも、ひとつのキーワードですよね。 チャットワークは組織に元気を与えるツールだと思います。カジュアルなコミュニケーションをしたり、ダンスをするかわいい絵文字を使ったり。メールだとそういった細やかな感情の動きが表現できないですから。そういう使い方から入ってみるのもいいのではないでしょうか。

「元気を与えるツール」ですか。

梶原 : はい。司法書士事務所は、往々にして元気がないですからね。緊張感があるという意味で。「登記は一度入ったら一生そのままでミスは取り消せない」というように、司法書士はその仕事柄一文字もミスができないので、やはり固くなりますよ。

たとえば会社設立で登記をした場合、一文字間違えていて、それが明らかでも、法務局がさらっと登記を入れてしまうことがある。もちろん、司法書士の責任になります。たとえ直したとしても、直した履歴が残ってしまうので、登記を汚したとしてとんでもない損失につながるということが実際にあるのです。

そうなると リスクが大きいので、やはり固くなってしまうのです。それで元気がなくなってしまう。そこで、 チャットワークの絵文字が登場すれば、気持ちが和らぎますよね。そういう意味でもストレスフリーというか、相手に対してちょっとした元気を与えられるツールだと思いますよ。

チャットワークの導入を検討している方へのメッセージをお願いします。

梶原 : 導入が簡単ですし、すぐ使える。また、使い方もあってないようなものですよね。誰でも使えると思います。ですので、とりあえず導入して使ってみることをオススメしますね。「習うより慣れろ」という感じで。

加えて、グループで情報を束ねる機能がものすごく優れていて、関係者でひとつひとつの案件を共有できるのは感動ですよ。その感覚を味わったとき、絶対に必要なツールだと実感できるかと思います。

人間が頭の中で管理できることは限られていますよね。それを、チャットワークにお任せできるというのはありがたいことです。