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在宅勤務のメール対応にMamasan & Company 株式会社

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在宅勤務でも「まるで隣で机を並べているような感覚」。働き方の当たり前を変える「メールワイズ」

今回取材にご協力いただいた
(左から)田中 茂樹 様、徐 叢娜 様、
田立 千惠 様(※スカイプ画面)、山下 智央 様

今回取材させていただいたのは、Mamasan & Company 株式会社様。
法人向けのアウトソーシング事業を行い、委託された業務のリソースとして「在宅で働くママさん」を起用している企業です。

同社では、子育てをする女性が在宅で働ける環境を作り、自社業務を効率化するために、さまざまなサイボウズの製品が導入されています。
「メールワイズ」もその内のひとつ。新しい働き方を実践する、同社の代表取締役 田中 茂樹 様、コンサルティングマネージャー 山下 智央 様、コンサルティンググループ 徐 叢娜(ジョ・ソウナ)様、在宅で働くママさん 田立 千惠 様 に、メールワイズの活用方法についてお話を伺いました。

ママさんの高い業務スキルが欲しい!働く環境を整えるためにサイボウズ製品を導入

本日はよろしくお願いします。
はじめに、御社の事業内容について教えていただけますか?

一言でいえば、法人向けのアウトソーシング事業です。給与計算や営業アシスタントなど企業の事務作業を、私や他の営業がコンサルティングして効率化し、弊社のリソースに業務を振ります。

そのリソースというのが、在宅ワーカーですね。主に出産や育児で仕事をやめたママさんで、日本国内に300名強、海外に十数名程度います。

なぜママさんを業務のリソースとして考えられたのでしょうか?

代表である田中が、「出産や育児で仕事をやめた女性のスキルの高さ」に目をつけたんです。子育てが理由で仕事を離れたママさんは、子供が大きくなってくると、ある程度家で動ける時間がある。そういった方々の業務スキルが欲しいと思いました。

立場が弱い方に働く環境をあげようといった支援目的ではなく、あくまでも「ママさんが優秀だから」お願いしている、という感じですね。

なるほど。
ママさんが在宅で働く環境を作る点で、サイボウズの製品をご活用いただいているということでしょうか。

働く環境を作ることもそうですし、自社の業務を効率化させる点でも、サイボウズの製品をかなり活用しています。メールワイズを始め、「サイボウズLive」「サイボウズ Office」「kintone」も活用しているんですよ。

そうなんですね!

「スケジュールに登録される前」の状況を共有することで、
お客さまの温度感まで把握できる

メールワイズを導入した目的はなんだったのでしょうか?

社内業務の効率化ですね。 私たちは、お客さまの業務を極力在宅で対応するために効率化を目指しているので、もちろんさまざまな社内業務も効率化しています。

その一貫で、営業訪問の日程を詰めたりお客さまにご挨拶のメールを送ったりといった、いわゆる営業事務の仕事を在宅でやってみようという動きがありました。

もともとは個人メーラーを使って、CCメールで営業案件を共有していたのですが、対応の抜け漏れや共有漏れが起きてしまっていました。そこで、ひとつのメールを全員で共有して管理していくシステムが必要なのではないかということで、メールワイズを導入しました。

対応の抜け漏れは、メールワイズを導入いただくお客さまに共通する課題なんです。
具体的なご利用方法について教えていただけますか?

弊社は、アウトソーシングを委託する企業と受託する企業のマッチングサイトに登録し、そこでお客さまを発掘しています。サイト上で弊社が商談依頼をかけ、OKが出ると、詳細がメールワイズに飛んでくるようになっています。

メールワイズに来たメールを田立さんが自宅で確認して、案件を営業に共有してアサインするメンバーを決め、日程調整などの返信をします。

営業の方にはどのように共有しているのでしょうか?

メールワイズの「コメント機能」を利用しています。案件のメールが来たら、コメント欄に「こういう案件が入ってきたよ」と書き込みをして営業に通知を飛ばします。それを見た営業は、自分のスケジュールを確認して、コメントに「行けるよ」と返信をすることで、担当者が決まっていきます。

【実際のメール詳細画面】

メールに紐付いてコメントを残せるのは便利ですよね。
メールワイズを導入して便利だと思った点があれば教えてください。

案件に対して営業全体が統一認識で動けるところですね。
メールワイズで「スケジュールが入る前の動き」を共有し、お客さまの温度感や先方の担当者のポジションなど、営業するにあたって気になる情報を全員で見ることができるのはとても良いと思います。

在宅でも、「まるで隣で机を並べているような感覚」で働ける

田立さんは実際にメールワイズを使って在宅でお仕事をされているとのことですが、初めてメールワイズをお使いになった時の使用感はいかがでしたか?

自分が確認すべきメールがすぐに分かったので、とても便利でした。

営業事務のお仕事を始めたとき、「担当メールフォルダの未処理のものだけを処理してください」と言われたのですが、自分がやるべきことがすぐに分かったので、初めてでもスムーズに業務を行うことができました。

個人メーラーとは大分デザインが違うと思いますが...。

たしかに、メールワイズにログインするといろいろツールが入っているので、最初は戸惑ったことも正直ありました。
ですが、慣れてしまえば気にならないですね(笑)

それは良かったです。

少しお話は変わりますが、在宅でお仕事をするって、どのような感じなのでしょうか?

そうですね。最初は「在宅で仕事をする」ということに、全くイメージがわきませんでした。ですが実際に仕事をしてみると、サイボウズで皆が繋がっているんだな、と感じます。

Mamasan & Companyでは、入社する時に在宅勤務について「まるで隣で机を並べているような感覚です」という説明を受けるのですが、まさにそのような感じですね。家事や子供のことでちょっと抜けたとしても、パソコンに戻ればすぐに繋がることができるので、一人で黙々お仕事をしている感じは全くないです。

サイボウズ製品がなければ、このようなワークスタイルは実現しなかったと思います。

【田立様にはスカイプで取材に応じていただきました】

今後、メールワイズで活用していきたい機能はありますか?

アドレス帳を活用したいと思っています。今は他の顧客管理ツールを持っているんですが、タイミングを見てメールワイズのアドレス帳に移行させたいです。

そうしたら、電話履歴や訪問履歴も使用して、履歴を一元的に管理したいですね。

なぜメールワイズに顧客管理を移行しようと考えられているのですか?

営業が案件に紐付かない形を作りたいんですよね。「このお客さまに対してはこの営業担当じゃないとダメだ」という状況は、人が入れ替わったりすることを考えると、会社にとってリスクです。誰かが急にいなくなったとしても、履歴を確認してお客さまに同じレベル感で話ができるという風に持っていけたらベストかな、と思っています。

メールワイズのアドレス帳なら、お客さま情報に紐付いて電話やメールや訪問の履歴を管理することができるので、これは是非活用していきたいですね。

実際の運用が始まったら、またお話を聞かせていただきたいです。

はい。システムを変えるときは、ルールを決めることが肝になるので、そこをまずしっかり決めていきたいですね。

今日はワークスタイルという点でも非常に興味深いお話を聞かせていただき、とても勉強になりました。どうもありがとうございました。

今回取材させていただいた企業様

Mamasan & Company 株式会社

https://mamabpo.jp/

業態:コンサルティング

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ワークライフバランス

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