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メール対応の効率化が決め手東海バネ工業株式会社

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バネ1本のオーダーメイドも対応!重要な細かいやり取りを漏らさず管理する「メールワイズ」

今回取材にご協力いただいた
(左から) 真鍋 正次 様、渡辺 秀治 様

今回お邪魔したのは、“バネの困った”を何でも解決できる高い技術力が自慢の「東海バネ工業株式会社」様。
オーダーメイドによる1本だけの特殊なバネなど、ホームページを拝見しただけでも「お!おおっ?」と目を奪われてしまいます。

そんな東海バネ様が「メールワイズ」を導入したのは2003年のこと。10年以上にわたるメールワイズユーザである同社における、導入のきっかけや具体的な活用法を同社の営業部門営業Gr. 取締役マネージャー 渡辺 秀治 様、営業部門営業Gr. 真鍋 正次 様に伺いました。

「バネに困っているなら」のネットプロモーションで問い合わせが急増!

東海バネ工業様は、メールワイズを導入されてから10年以上になる"お得意様"ですが、そもそもメールワイズを導入されるキッカケはどのようなものだったのでしょうか?

2002年に社外のベンダーも含めた「IT委員会」を起ち上げて、業務にどのようにITを活用するかを検討し始めました。その一環として「Webサイトを構築して、インターネットを活用したプロモーションを行う」ことになりました。

「バネ1本でも困っていたら、とにかく問い合わせてください」というスタンスでプロモーションを行ったところ、予想以上に反響が大きかったんですよ。

100社以上からお問い合わせがメールで届いたのですが、担当していたのが私1人だけ。自分のPCのOutlookでメール対応していましたが、すぐに追い付かなくなってしまいました。問い合わせの内容は、バネ設計に関する技術的な質問はもちろん、小学生からの質問まで様々でした。あまりの反響に返答するだけで精一杯になり、注文を頂けるような回答ができない時期でもありましたね。

この運用方法だと1人にメール対応の負担は集中してしまうし、属人化は避けられません。問い合わせへの対応漏れなどの心配もありました。そこで、1つのメールアドレスを複数名で使えるメールワイズに注目したわけです。

ボウズマンに惹かれてホームページをくまなく閲覧

今でも「メール共有」という市場は認知が低いのですが、メールワイズを導入された2003年は、現在よりもその傾向は強かったはずです。その中で、どうやってメールワイズにたどり着いたのでしょうか?

先ほど申し上げたIT委員会は、Webプロモーションだけでなく、社内で活用するITシステムの検討も行っていました。実はその流れでメールワイズよりも先に、「サイボウズ Office」を導入していたんですよ。それで、サイボウズのホームページをくまなく見ていたら「これ、いいね」と思ったわけです。

なるほど、ホームページでしたか。

実は、私はキャラクター物が非常に好きで...ボウズマンにも興味があったので、サイボウズのホームページは見ていて楽しかったんですよ。その中で「1つのメールに複数人で対応できる」というのは、まさに直面している課題を解決できる製品だと思ったわけです。

【弊社のオフィスエントランスにいる「ボウズマン」】

「複数人で対応」の予定が、効率化により1人で回せた

どのような点が、メールワイズ導入の決め手になったのでしょうか?

1番大きいのはメール対応の効率化です。以前は、メールが来ると前回どのような対応をしたのか探すのにも時間がかかっていました。メールワイズなら、お客様ごとの履歴がすぐに一覧でき、スピーディに対応できます。

もともと「複数人で対応」を視野に導入したものの、処理スピードが上がったことで、結局は彼1人でも対応できるようになりました。人的資源の乏しい中小企業にとっては、1人でも対応できるというのは導入の大きな効果だったと思っています。

安心感もありましたね。実は、操作方法が分からない時に、サイボウズのサポートに問い合わせたことがありましたが、返答も早いし、以前の問い合わせ内容を踏まえて返答してくれました。常々、「こんな風に対応したい」と思っていましたが、後からメールワイズがサイボウズのサポートセンターで使われていたシステムを製品化したものと聞いて納得しました。

英語版ホームページを開設したことでアカウントも増強

メールワイズで対応されているメールは、1度の返信で完結するものが多いのですか?それとも、何度もやりとりが発生するのでしょうか?

弊社は、1本から対応できるオーダーメイドが売りであるため、バネの仕様など事細かい情報のやりとりが必要になります。ですから、かなり頻繁にメールをやりとりすることになりますね。

ホームページからのお問い合わせは、まだ顧客台帳に載っていない、新規の方々です。「こんなことはできるのか?」といった問い合わせなど、内容は実に多岐にわたります。場合によってはしばらく時間を置いてから再びメールが来るということもありますので、履歴などもすぐに参照できるという意味でもメールワイズは便利ですね。

どのような問い合わせが多いのでしょうか?

メールワイズでやりとりするメールの9割は、設計や開発に関わる技術対応といった内容になります。2014年からは英語版のホームページもオープンしたので、英語による技術的な問い合わせも増えていますね。

【東海バネ工業 英語版サイト】

英語版のホームページ開設ですか?それで2014年4月にアカウントを増やされたのですね?今後はインターネットを使って、海外へも大規模なプロモーションを展開されるわけですね。

いや、2002年にホームページによるプロモーションを始めたときも、2014年の英語版のホームページを開設したときも、それで受注を大量に取ることを狙っているわけではなかったのです。バネの1本、2本で困っている人は、国内外を問わず少なからず存在します。

その「困った」を解決するための窓口としてホームページを開設したというのが、弊社のスタンスです。ですから、近々に英語だけでなく他の言語も...という展開を考えているわけではありません。

なるほど!今後も「こんな機能があれば」というようなご希望があれば、どしどしお寄せ下さい。本日はどうもありがとうございました。

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