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クラウド版のメリットを活用 特定非営利活動法人 ITコーディネータ協会 |

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クラウド版のメリットを活用特定非営利活動法人 ITコーディネータ協会

  • 教育
  • 対応漏れ
  • ユーザー増減

「すぐ始められる」「ユーザー数の柔軟な増減」などクラウドのメリットを最大限に活用

今回取材にご協力いただいた
取締役 中塚 一雄 様

今回お邪魔したのは「特定非営利活動法人 ITコーディネータ協会」様。

経済産業省推進資格として2001年に創設された「ITコーディネータ」。特に中小企業では、ITに精通したシステムの専門要員を抱えるのが難しい中、企業が必要とした時に「経営視点にたったIT」の提案を依頼できるプロフェッショナル・ITコーディネータへの注目は年々高まっています。

ITコーディネータの育成事業や資格認定事業に加え、IT投資に関する研究開発事業、普及・啓蒙活動に携わっているNPO法人で利用する「メールワイズ」の導入事例でお話しを伺ってきました。

クラウドサービスのメリットを最大限に引き出している同協会での、メールワイズ導入の経緯や活用法を、同協会の事務局の統括業務部長の中塚 一雄 様とシステム担当の有井 敏之 様にうかがいました。

毎年更新される“活きた資格”がITコーディネータ

まず、ITコーディネータという資格について詳しく教えていただけますか?

日本の企業は、製造業における“ものづくり”に代表されるように高い技術を誇る一方で、世界的な比較では生産性が極めて低いという特徴があります。その理由として、ITを上手く活用できていないという点が挙げられます。

しかし、ITを有効に活用しようにも、特に中小企業では、ITシステムの専門要員を固定的に抱えることが難しいのが実情です。そこで、必要な時に必要な人材に、IT活用のアドバイスや具体的な導入のための業務を頼むことができるしくみが役立つという考えがうまれました。

ITコーディネータは、こうした仕組みをすることを目的に、経済産業省推進資格として2001年に制度が創設され、現在、全国で約6500名が活動しています。当協会は、ITコーディネータの育成事業や資格認定事業のほか、IT投資に関する研究開発事業、一般企業向けの研修による普及・啓蒙活動を行っているNPO法人という位置づけです。

ITコーディネータの資格を取得された方は、いわゆるコンサルタントとして活動されているのでしょうか?

もちろん、独立した事業者としてビジネスされている方もいらっしゃいますが、企業に属している方も多いですね。というのも、ITコーディネータという資格は、「経営のためのITを引き出す」という“経営視点”を持っていることが大きく関わってきます。

例えば『ITコーディネータ(ITC)プロセスガイドライン』では、いきなりIT導入に踏み出すのではなく、その企業を取り巻く環境などを分析することからスタートする"IT経営の実現"を冒頭に謳っています。

【IT経営実現プロセス全体フロー(全体のスタート部分「経営戦略フェーズ」】

ITコーディネータは、経営視点にたったIT活用のプロフェッショナルですので、特にSIベンダを中心に、企業内で資格を取得される方が多くなるというわけです。

なるほど!ITの活用法が経営を左右することも増えている状況ですから、ITコーディネータの資格への期待も年々増えていきそうですね。

そうですね。資格保有者の数は、毎年右肩上がりに増加・・・というわけにはいきませんが、実際に資格を取得した方は、資格制度のスタート以来、13年間合計で約11,000人にのぼります。

先ほど資格者は6500人と言われましたが、一度認定されても、ITコーディネータであり続けることはできないということでしょうか?

そうです。ITコーディネータは1年ごとに更新が必要になります。日々、新しい技術が登場する分野なだけに、継続して知識を身につけ実践的な行動をとることが求められる立場がITコーディネータです。

そのため、資格更新のためには、「IT関連の展示会に足を運び講演を聴講」といった知識を身につける勉強や、「IT関連のセミナーの講師をつとめる」「企業にIT導入の提案を行う」などの実践で、それぞれに決められたポイント数を獲得する必要があります。

勉強と実践を組み合わせて、年間約40時間を目安とした活動を行っていないと、資格更新ができないのです。このように"活きた資格"であることが、実はメールワイズ導入の背景にあるのです。

資格更新の4〜6月にメールでの問い合わせが集中

メールワイズ導入の背景が、資格更新と関係があるというと申しますと・・・?

毎年4月から6月が資格の更新期間にあたりますが、例年、「こうした活動を行ったが、これは資格を更新するためのポイント認定されるのか」「資格の更新手続きで知りたいことがある」といった問い合わせが、この期間に集中するのです。

資格関連の問い合わせのほか、一般企業向けの研修事業、年間100~200ほど開催される協会主催の研修関連のメールに通常、2名で対応していますが、メール対応専任ではなく、通常業務をこなしながらのメール問合せ対応です。

しかし、資格の更新期間には多い日には200通ほどのメールが届きます。この時期には他のスタッフの手も借りて対応することになりますが、どのメールを誰に振り分けるかなど、ハンドリングだけでも膨大な負荷がかかります。

さらに、未対応のメールが残っているのに気づかないといったことも発生しがちです。そうすると「問い合わせへの返信が来ない」といったメールが追加で届くといった事態になり、悪循環に陥ってしまいます。

これまでは、どのように対応されていたのですか?

般的なメーラーを使い、メールを送信する際にはBCCに他のスタッフも入れて・・・という運用でしたが、どうしても対応漏れが発生したり、誰がどんな回答をしたかが分からなくなったり、メールの返信に時間がかかりという状況でした。

対応漏れを防ぐために、「受信したメールをすべて紙に印刷して、対応したものを選り分けていく」というアナログな方法を検討したことすらありました。

【全国のITコーディネータが集まる「ITCカンファレンス2014」の様子】

「試してみてダメならやめればいい」という気軽さ

メールワイズの存在は、以前からご存知だったのですか?

当協会では、グループウェアとして「サイボウズ Office」を活用していますが、実のところ私自身はメールワイズという製品があるのは知りませんでした。ITシステムに詳しいスタッフに、メール対応における課題を相談したところ、それならばこういう製品がある・・・と紹介されたのがメールワイズだったのです。

ちょっと、彼を呼んできましょう。

初めまして、システム担当の有井です。

有井様は、以前からメールワイズをご存知だったのですか?

前職でコールセンター業務に携わっていたときの製品選定時に検討した中に入っていたのでメールワイズは知っていました。また、当協会でサイボウズ Officeを活用していることから、サイボウズから情報としても継続的に入ってきていましたので、クラウド版が500円からで活用できるということも把握していました。

そこで、「1人月額500円のコストをかけていいなら」とメールワイズを紹介した次第です。

「1人月額500円」で、メール対応の負荷が劇的に下がるなら、費用対効果の面でも稟議を通しやすいですので、そこから導入までは早かったですね。

無料で試用できる上、「500円」という価格だから、「とりあえず」やってみてダメならやめるのも簡単というスタンスでしたね。クラウドサービスは、こういう手軽さという意味でも便利ですよね。

問い合わせの集中期間のみユーザー数を増加

メールワイズを導入されて、実際の業務は改善されましたか?

劇的に変化しましたね。もともと課題であった「ステータス管理」もできますし、コメントをつけて作業指示を出しながら、担当を振り分けることができるのも、問い合わせが集中する期間に他のスタッフからサポートしてもらう際には便利です。

また、外出先でも確認できるので、内容によって至急の対応をしたり、対応を他のスタッフに依頼したりできるのも、メール対応業務の効率化につながっています。

もともと3ユーザーでスタートされていますが、2014年3月には9ユーザー、4月のピーク時には13ユーザーと増え、6月には一気に3ユーザーに戻されていますね。

【メールワイズを利用すると、メールごとに担当者やステータス管理ができます】

先ほど申し上げた通り、4~6月の資格更新の時期のみ、他のスタッフにメール対応を手伝ってもらうため、ユーザー数を増やし、ピークが終わったことで、元に戻したというわけです。

また、来年も同じ時期に、同じ様にユーザー数を増やすことになると思いますが、ボタンひとつで柔軟に増減できるのも、クラウドのメリットですね。

効果の実感が他のシステム活用への推進につながる

他にメールワイズの導入効果はありますでしょうか?

今回、膨大なコストをかけることなく、メール対応の負荷低減という課題が解決できたことで、ITツールによる業務改善という効果を、身をもって実感しました。

そうすると「まだ他にもいろいろなシステムでITによる改善ができないか」という視点がうまれてきます。私の業務はメール対応だけではありませんので、もっと経営視点に近い部分でのIT活用を考える上で、大きな推進力になりますね。例えば、既に導入しているサイボウズ Officeも、いくつもある機能のすべてを使いきれているわけではありません。これまで活用していない機能で、何かできないかを、システム担当とも検討しています。

1歩を踏み出すのか踏み出さないのかは、本当に大きいと思います。

なるほど!何かこうしたことに困っている...ということがあれば、サイボウズにも是非、ご相談ください。本日は、どうもありがとうございました。

今回取材させていただいた企業様

ITコーディネータ協会

http://www.itc.or.jp/

業態:教育

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