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チーム内の情報共有にサイボウズ社内活用 営業

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メンバー全員でメールを共有。営業のチームワークを支える「メールワイズ」

(左から)営業部の松井さん、香川さん

今回はメールワイズの社内活用事例をご紹介します。

ご紹介するのは、サイボウズの営業部・代理店担当チームの活用方法。
規模の大きな代理店さまを4人で担当しており、1日に届くメールの数は、なんと100通を超えることもあるそうです。

そこでこのチームでは、メールの二重返信や対応漏れを防ぐため、営業アシスタントがメール業務をサポートしています。その具体的な方法について、営業担当の松井さんと、アシスタントの香川さんにお話を伺いました。

全てのメールをアシスタントが一度チェック。マニュアルで返せるものは、すぐに対応

はじめに、チームの構成を教えていただいてよろしいでしょうか。

営業担当4人と、アシスタント1人で構成されています。私たちのチームは、かなり規模の大きな代理店さまを担当しているため、毎日多くのお問い合わせが届きます。多い時は100通を超えることもありますね。

100通!それは大変ですね。
メールワイズは、どのような目的で活用されているのでしょうか?

アシスタントの香川さんとメールを共有するために活用しています。

代理店さまから届くメールには、見積もりや案件同行の依頼、CC共有など、さまざまな種類があります。全てのメールを漏れなくチェックする努力はもちろんしていますが、日頃の営業活動をしながらだと、どうしてもメールを確認する時間が少なくなってしまい、確認漏れが発生するリスクがあります。

そこでメールワイズを使用して、香川さんにメール業務を管理してもらっています。見積もり依頼や受発注関係のメールなど、営業担当じゃなくても返せるメールを香川さんに返信してもらうことで、タスクの分散にもつながっています。

メールワイズの良さは、「同じ画面で、複数のアドレス宛のメールが一覧できる」こと

具体的には、どのようにメールワイズの設定をされているのでしょうか?

1つのメールアプリケーションに、営業担当4人それぞれのアドレスと、共有アドレス、計5つのアドレスを登録しています。つまり、個人宛に届いたメールも、共有アドレスに届いたメールも、すべて同じアプリケーションで受信します。

「同じ画面で、複数のアドレス宛のメールが一覧できる」ことは、メールワイズの特徴ですね。

その通りです(笑)この機能がないと、この運用は実現できないですよね。

メールワイズに届いたメールは、私が内容を全てチェックしています。
私が返信できるものは返信して、営業担当の方にしか対応できないものには、担当者を設定します。

私がチェックをしてから担当者に回すことで、自然とメールの「ダブルチェック」ができる状況を作れています。

営業担当は、自分が担当者に設定されているものだけに対応すれば大丈夫なので、重要なタスクが見える化されてとても便利ですね。

また、コメント欄も便利に活用しています。

営業担当の方は外出することが多いので、オフラインでなかなかコミュニケーションが取れません。そんな時に、メール内容について分からないことや、確認したいことをコメント欄でやり取りできるのは便利です。

メールへの「抵抗」が、モバイルアプリのおかげで減った

モバイルが最近リリースされましたが、こちらはお使いですか?

僕は使っています。営業は、移動中など空いている時間にメールを処理することも多いので、新着通知が届き、すぐにメールに気付けるのは便利ですね。

新着通知は、「新着メールが届いた時」「自分がメールの担当者に設定された時」「確認者に設定された時」という3つから選択できますよね。私は、「自分がメールの担当者に設定された時」に新着通知が届くように設定しています。

スマホのブラウザで見る時と、何か違う点などはありますか?

画面が見やすいというのが一番大きいです。今までは、ブラウザを拡大しながら一生懸命に返信をしていたので(笑)メールをモバイルで返信することに、抵抗が少なくなった気がします。

特にコメント欄が見やすいですね。活用頻度も高まった気がします。

ユーザーのアカウント写真が出るので、なんだか親近感が湧きますよね(笑)

はい。一方で、モバイルアプリでは、メールの新規作成やステータス変更ができないので、アプリを開いてからブラウザ版にうつることもあります。このあたりは、次のバージョンアップなどで機能が増えてほしいですね。

今後のバージョンアップに期待してくださいね。今日はありがとうございました!

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