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モバイルアプリでメール確認サイボウズ社内活用 営業

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メールワイズ導入と同時に「代表メールアドレス」を使用。属人的なメールの返信作業をチームで分担

(左から)営業部の中井さん、才田さん、酒本さん、深澤さん

今回はメールワイズの社内活用事例をご紹介します。

ご紹介するのは、サイボウズの営業部・代理店B担当チームの活用方法。
以前も代理店担当チームの活用例をご紹介しましたが、このチームでは、また違った方法でメールワイズを活用しています。

このチームの特徴は、全員で同じメールアドレスを共有して使用している、ということ。案件の属人化を防ぎ、メンバー同士で助け合いながら営業活動を行っています。
その具体的な活用方法について、営業担当の酒本さん、深澤さん、中井さんにお話を伺いました。

メールワイズ導入のきっかけは「モバイルアプリ」

メールワイズ導入までのお話を聞かせてください。

もともとは、ふつうの個人メーラーを使用してたんですよ。私たちのチームリーダーが「メールワイズ使ってみない?」って言いだしたのがきっかけです。

リーダーが導入を提案した理由は、メールを「財産」と考え、それをチームで共有するため。メンバーの入れ替えがあった時など、過去の履歴を共有できるだけで格段に仕事を引き継ぎやすくなります。また、各メンバーの繁忙期が違うので、忙しい時期におたがい助け合ったり、営業アシスタントの方にメールを共有したり、業務を効率化できます。

たしかに納得感はあったのですが、最初メンバーはあまり乗り気ではなかったんです(笑)

そうなんですか?

外出が多い営業の私たちは、モバイル端末でメールを確認することが多いので、メーラーは「モバイルでメールを確認しやすい」ものが良かったんです。メールワイズはブラウザで見なければならず、外出先から確認しにくいと思っていたので。

そんな時に、メールワイズのモバイルアプリができるという話があって、それだったら使ってみようかと、メールワイズを使うことになりました。

モバイルの誕生がメールワイズ導入の大きなきっかけだったということですね。

導入と同時に「代表メールアドレス」を使用。営業アシスタントともメールを共有

メールワイズは、どのように活用されているのでしょうか?

メールワイズを使い始めるにあたって、まずは代表メールアドレスを作成しました。今はメンバー全員がこの代表メールを使用しています。

営業で「代表メールアドレス」を使っているのはめずらしいですね!
抵抗などなかったのでしょうか?

「営業では個人のメールアドレスを使うのが当たり前」という固定概念があったので、最初は抵抗がありました。ですが、いざ使ってみると全然問題はありませんでしたね。代理店の役員様やお客様などには個人メールアドレスを使用することもあるので、今は状況に合わせて個人用と代表のメールアドレスを使い分けています。

メールワイズは、届いたメールを複数人で管理することに長けている製品です。なので、メールワイズの使用開始と同時に「営業アシスタント」の方にもメール業務を手伝ってもらうことにしました。

そうすることで、今まで属人的だったメールの返信作業を分散できるようになりました。

営業アシスタントの方には、どのようなメールを担当してもらっているのですか?

主に、見積もりやかんたんな問い合わせ対応を担当してもらっています。「営業担当でなくても対応できるもの」ですね。

メール返信をアシスタントの方に担当していただくのは初めての取り組みだったので、しばらくの間は、メールワイズの「確認者機能」を使用して、送信する前に内容を確認していました。

私たちの担当している代理店様は、規模が大きく、さまざまな種類の問い合わせが1日70〜80通届きます。メンバーは外出していることが多いので、できるだけメールの返信作業は分散させることが理想です。

メールワイズは、誰かが忙しいときにメンバーが代わりに対応することもできるので、それは本当に助かっていますね。

コメント欄で案件の引き継ぎも

その他に、メールワイズで便利だなと思う機能はありますか?

コメント機能ですね。メール単位でコミュニケーションが取れるので、案件の引き継ぎとか、細かな背景の共有をするのにとても便利です。

私は最近サイボウズに転職してきてこのチームに入ったのですが、前に酒本さんから案件の背景についてコメント欄で共有してもらいました。

今までは「メールは個人のもの」という考え方だったので、メールワイズの「メールを共有する」という概念そのものにビックリでしたね。

モバイルアプリで、メール業務をすべて完結させたい!

最後に、モバイルアプリの使い心地について教えていただけますか?

モバイルはプッシュ通知とコメント欄がいいですね。気づいた時にすぐに反応できるので。

外出先なので、やはり「気づける」というのは大きなポイントですよね。コメント欄など、画面も見やすいと思います。

私は、外出先で添付ファイルを確認することも多いですね。

たしかに!そのシーンはありますね。

とはいえ、まだまだ現場の営業が使用するにはアプリの機能が不足していると思います。メールの新規作成やCCの変更など、一般メーラーにある機能は持ち合わせてほしいですね。

いつか、「メールワイズがあればメール業務はすべて完結する!」と言いたいです(笑)

これからのバージョンアップに期待してください!今日はどうもありがとうございました。

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