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さくら相談ユナイテッド 税理法人 さくら税務様 事例 | うるるBPO

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さくら相談ユナイテッド 税理法人 さくら税務
CVS第2グループ アシスタントマネージャー 上野 英則様

さくら相談ユナイテッド 税理法人 さくら税務様 会社概要

法律面から支援を行う税理士法人、行政書士法人、社会保険労務士法人ほか、現場の問題を解決する経験豊富な専門コンサルタントが多数在籍。お客様のご相談をワンストップでお受けすることができる専門家集団です。浦和に2箇所のほか、南越谷、大阪など各地に拠点を置き、全国的な業務を展開しています。

法人サイトURL:http://sakurasodan.com/

BPOサービス導入のきっかけをお聞かせください

私たち税理士法人の部門では、数千件もの顧問先の税務会計に携わっています。そんな私たちの悩みは、日々の(決算書をつくるための)資料が増え続けること。大半は申告が終わった資料で頻繁に見返すことはありませんが、いざというときのために保存は必要です。つまり、資料(紙)を保管するためのスペースでいつも悩んでいました。

保管スペースを確保するため、2012年から資料の電子化に取り組み始めました。具体的には、資料をスキャニングしPDFとして保存する作業です。時間が空いたときにパートが行っていましたが、何しろ膨大な量の資料ですから時間がかかります。だからといって、電子化のためだけに新たなパートを雇うのはコストに見合いません。

結局、電子化は思うように進みませんでした。そこでスキャニング業務のアウトソーシングが浮上。早速、ネットでパートナーを探し始めました。

インタビュー1

うるるBPOを選んだ理由と導入効果についてお聞かせください

2015年の秋頃、うるるさんをはじめ、4社に見積りをいただきました。うるるさんにお願いすることにした決め手は、当社の要望を十分に理解し、コストを抑えるための手段を提案していただいたことです。

うるるさんいわく、スキャニング業務は細かいことの積み重ねで金額がアップしていくとのこと。「ホチキスや付箋は取り除いておく」「ファイル名を付けやすくするための用紙を添付する」など、スキャニング業務の手間となる部分を少なくすることで、コストは下げられると提案をいただきました。

確かに我々の作業は多少増えましたが、その分だけコストダウンは大幅に頑張っていただきました(笑)。営業の南さんの熱意も大きかったですね。南さんと信頼関係を築けば「スキャニング業務以外でも様々なお付き合いができるんじゃないか」という期待もありました。

スキャニング業務の流れとうるるBPOの評価をお聞かせください。

うるるさんには、新規に溜まっていく資料のスキャニングをお願いしています。倉庫分は「とにかく増やさないことが大事、増えなければOK」と判断し、手を付けないことにしました。7年経過した資料は廃棄も可能ですから。

スキャニングは毎月お願いしています。月の初頭に資料をお渡しすれば、月内にはPDF化されて戻ってきます。スキャニングが終わった資料は破棄もお願いしています。なお、スキャニングにスピードは求めていません。保管用の資料ですから、月内に戻ってくるだけで十分です。

我々にとってうれしいのは、社内のスペースが広くなったこと。年々増える保管スペースを考えないで済みますから、本当に助かっています。資料の一元管理も可能になりました。PDFによって過年度の資料整理が簡略化、資料を探す時間も大幅に短縮することができました。

インタビュー2

今後、うるるBPOに期待することをお聞かせください

スキャニング以外の業務でうるるさんに相談したことがあります。うるるさんのサービスにはない業務だったのですが、「できません」ではなく、「お付き合いのある業者さんを紹介します」という返事をいただきました。その柔軟な対応力は、様々な可能性を検討し、常識にとらわれない業務改善を提案していく当社に合っていると感じています。 実はすぐにでもお願いしたいデータ入力業務の案件もあります。今後もうるるさんのお力を借りたいと思っていますので、引き続きよろしくお願いします。

インタビュー3

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