47
導入事例

 様に導入

  • クラウド

イベント運営での問い合わせ管理に サイボウズ社内活用 イベント運営 | 導入

 様に導入

イベント運営での問い合わせ管理にサイボウズ社内活用 イベント運営

  • サイボウズ社内事例
  • イベント運営
  • 問い合わせ管理

4,000人規模のイベント運営を1人で担当!業務を支えるメールワイズ

今回は、メールワイズの社内活用事例をご紹介します。

ご紹介するのは、サイボウズのイベント運営での活用方法です。
サイボウズでは11月と12月に「Cybozu Days」という、合計4,000人を超えるお客様が来場される大きなイベントを開催します。このイベント、なんと社内のイベント担当が1人で運営しているのです。

もちろん、代理店様や多くの関係者の皆さまのご協力を賜り、このイベントは成り立っています。その代理店様との連携業務において、メールワイズが役に立っているとのこと。詳しい活用方法について、イベント担当の鈴木さんにうかがいました。

イベント運営にメールワイズはぴったり!セキュリティ面も安心できる

メールワイズは、どのような業務で利用されているのですか?

問い合わせ管理業務ですね。
イベントでは、一般のお客様やスポンサー様など、多方面からさまざまな問い合わせが届きます。今回は参加者が合計4,000人を超える大きなイベントなこともあり、さすがに1人では対応しきれず、代理店の方に協力していただいています。

代理店の方と鈴木さんで、メールワイズをご利用されているということですか?

その通りです。

他社のイベント担当の方で、個人メーラーで問い合わせ対応をしている方をよくお見かけします。ですが個人メーラーだとメールの対応状況が見えないので、二重対応や対応漏れが起こってしまったり、CCメールで重要なメールが埋もれてしまったり、管理が煩雑になってしまいます。「メールを複数人で管理できる」という概念は、イベント運営には欠かせない概念だと思っています。

なるほど。

しかもメールワイズのクラウド版は、IPアドレス制限やBasic認証、セキュアアクセスなど、セキュリティの面でも安心に使えます。

イベント運営では多くのお客様の個人情報を扱うので、セキュリティは大事ですよね。

そうなんです。やっぱりシステムを選ぶときは、セキュリティ面を重要視しますね。

問い合わせ管理を3社で分担!アクセス権を使ってメールのミスを防げる

問い合わせ管理は、具体的にどのように代理店様と業務を分担されているのでしょうか?

私と、代理店Aと、代理店Bの3社で対応を行っています。
代理店Aにはスポンサーからの問い合わせを、代理店Bには一般のお客様からの問い合わせを対応してもらっています。

メールワイズはどのように活用していますか?

「スポンサー事務局」と「お客様事務局」でスペースを分けて管理しています。
代理店Bは「お客様事務局」のみ担当してもらっているので、「スポンサー事務局」のスペースは見られないようにアクセス権を設定しています。

どちらの問い合わせが多いのですか?

スポンサー様ですね。1日約20〜30件の問い合わせがあります。一般のお客様からの問い合わせは多くはありません。

スポンサー事務局に問い合わせが届くと、代理店Aの方に1次受付の対応をしてもらいます。一度メールの送信ミスが起きてしまいまして、それ以降「文面作成後、私か代理店Aのリーダーに確認を回してもらう」というルールにしています。

メールワイズはメールの送信権限も設定できるので、私と代理店Aのリーダーだけがメールを送信することができます。

ミスを防ぐための細かな設定ができるところも、メールワイズの良さですよね。

もし代理店の方が返信方針に迷ってしまっても、コメント欄でかんたんに補足できますからね。

【メールワイズのコメント一覧画面】

あとは「処理中」「未処理」など、もともとある処理状況に加えて、独自の処理状況を作成しています。

イベント運営では、メールは返信したけど別のタスクが残っている時がたまにあります。そのため、「返信したけど残タスクあり」など、独自の処理状況を作成して、タスク管理としても利用していますね。

【処理状況の設定画面】

それは便利ですね!
他には何か機能を活用されていますか?

テンプレートや、一斉配信、アドレス帳も使用しています。

スポンサー様には、必要書類の記入依頼やブースの位置確認など、事務局側からお知らせしなくてはいけない事項がたくさんあります。そのため、届いた問い合わせに対応するだけでなく、運営側からメールを送信するシーンも多くありますね。

モバイルアプリを使って、すぐにメールを「確認」できる

モバイルアプリは使用されているのでしょうか?

便利に使っていますよ。私はメールの「確認者」になることが多いので、コメント欄で気軽に書き込めるのがいいなと思いますね。電車の中とかで、補足事項などをパパッと書けるので。

【メールワイズ for iOSのコメント一覧画面】

しいて言うなら、コメントにメンション機能があればもっとうれしいですね。メールは「気づく」仕組みがとても大事だと思います。

今後のバージョンアップに期待してください!今日はありがとうございました。

TAG:
社内事例
イベント運営
メール共有
問い合わせ管理

コメント