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外出先からメール確認も可能に吉本法務事務所

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「紙文化」から電子化へ移行し、『士業』でのメール業務の効率が上がる「メールワイズ」

今回取材にご協力いただいた
吉本 和広 様

今回お邪魔したのは、大阪・東淀川区で地元密着の法律家として活動されている「吉本法務事務所」様です。

「弁護士」「税理士」「社会保険労務士」といった、いわゆる"士業"においてもメールワイズの導入が広がっています。今回は法律関係の業務部分に関わるメール対応から、メールワイズ導入の経緯や活用のコツについて、司法書士・行政書士の吉本 和広 様(※)に伺いました。

※ フルマラソン60回以上全て完走という自称「走る司法書士」の肩書きをお持ちです。自社サイトでもご紹介されております。

同じ悩みを解決した同業者からの紹介でメールワイズを導入

吉本法務事務所でメールワイズを導入されたのは、まだクラウド版が登場する前の2008年ですので、長年お使いいただきありがとうございます。そもそもメールワイズ導入のきっかけはどのようなものだったのでしょうか?

ちょうどその頃、司法書士・行政書士の職域で、それまでほとんど紙だけであった業務上の書類のやり取りの電子化が進みました。
同業者間や顧客との間でも「原本が必要になる前の段階では、スピーディーにやり取りできるメールに書類をスキャンして添付で送る」という手法が浸透し始めたのです。

そのお話は、他の士業の方からも聞いたことがありますね。法律関係の業務では、実際に捺印されている紙の原本などが必須となるケースもあることから、どうしても“紙の文化”が根強かったと。

そうです。各種の法改正などにより電子化が認められた業務が増えたことが背景にはありますね。やり取りの効率化のほかにも、例えばFAXでは受信先で誰が最初に見るかわからないので「今から送るから機械の前で待っていて!」と電話していたりしたんですが(笑)、メール添付のPDFならパスワードをつける対策をとることもできますので、そういったセキュリティ面でのメリットもあります。

電子化へシフトチェンジとセキュリティ面の利点もあり、メール業務が増えてきたのですね。

はい。こうしてメールの活用が広がってきたものの、当事務所では私も含め3名のスタッフが個別のPCを持っておりますが、代表のメールアドレスに届いたメールを誰かが拾ってしまうと、他の端末では閲覧できない状況になってしまいます。そうすると「このようなメールが○○さんから届いている」といった電話でのやり取りが発生するなど、煩雑だったのです。

そんな時に存在を知ったのがメールワイズでした。

具体的には、どのようにメールワイズにたどり着かれたのでしょうか?

新潟の同業者に「代表メールの対応が煩雑で困っている」という相談をしたところ、ちょうどその方がメールワイズのユーザだったのですね。「それなら、いい製品があるよ」とメールワイズの具体的な使い方を教えていただき、どんな製品かがわかると「これだ!」とすぐに思い導入した次第です。

「アドレス帳」で履歴を検索。「コメント」の活用による情報の引継ぎも

実際にメールワイズをお使いになって、どのように感じられましたか?

うーん、最初はパッケージ版だったのでインストールがちょっと手間だったかな。でも、インストールさえしてしまえば、あとはすんなり活用できましたね。

なかでも「アドレス帳」が便利だなと思いました。当事務所は地元密着なだけに個人のお客様が多いのですが、1つの案件で何度もやり取りが発生します。「アドレス帳」に登録したお客様の名前から、やり取りの履歴も参照できるのは便利です。

あと、個人のお客様は、さほど頻繁に相談に見えるわけではありませんから「5年前に一度相談しましたが...」というように、期間が開いているケースも多いので、履歴を参照しないと、過去のやり取りを思い出すのも大変ですしね。

【「アドレス帳」の「履歴を見る」ボタンをクリック】
【顧客の対応履歴を一覧(時系列)で確認できます】

複数のスタッフの方でメール対応をされる場合、
情報を引き継ぐために「コメント」機能をお使いになったりはされていますか?

ああ、していますね!「このお客様にはこのような電話を入れてある」など、状況がわかるので、いざ自分がお客様と連絡を取る際にもスムーズですね。

利用頻度の多い機能または、オススメ機能などありますか?

最近では「検索」機能が充実したのがありがたかったですね。お客様が法人の場合など、以前のご担当者と変わっていて名前がわからないケースなどもあるのですが、とりあえず相談内容から「相続」といったキーワードを入れてある程度あたりをつける...といった使い方もしています。全メールをキーワード検索できるようになったのは本当に便利です。

特にお客様ごとにフォルダを作って振り分けたりしなくても、名前などのキーワードで検索すれば、すぐに見つかりますからね。

【キーワードを軸に全てのメールを検索できます】

なるほど!検索機能が全フォルダ対象に強化されたのはクラウド版になってからですが、こちらの事務所ではクラウド版登場の際、すぐにクラウド版に移行されていますよね?

実は一度サーバーが壊れたことがあったのです。バックアップはとってあったので直接の業務への支障はなかったのですが、これからも起こりうるリスクだと思っていました。クラウド版が出ることがわかると、データ消失の危険性がないし、ウィルスなどにも過剰に気を使う必要がなくなることから、すぐに乗り換えたわけです。

外出先からでもクラウド版なら活用しやすい!

クラウド版では、外出先からでも使いやすいという声もよく聞きますが、
事務所外からメールワイズにアクセスされることはありますか?

もちろんあります。出張先や自宅から、メールワイズでメールを見て返信ということもありますね。

出張先にはノートPCなどを持っていかれるのですか?

いえ、外出先からはiPadなどですね。返信の文面が打ちにくいということはありますが、外からメール対応ができるのはやはり便利です。スマホだと画面がどうしても小さいので、スマホ対応していただけるとさらにうれしいですね。

そのあたりはサイボウズでも検討しているので、今しばらくお待ちください。 そのほかに、メールワイズの活用をこう広げていきたいという展望や、メールワイズ自体に期待される点はございますか?

今はメールのやり取りだけをメールワイズで行っていますが、訪問履歴や電話履歴もメールワイズに集約すると、より便利になるかと思うので、今後はぜひ使ってみたい機能ですね。

あとメール送信の予約機能があるといいかな。月末に請求業務の確認のためのメールを送っているのですが、一斉送信の機能にメール送信予約がついていれば、時間のあるときに作成してセットしておけるし送信漏れも防げますよね。月末近くはどうしても忙しくなるので、こんな機能もあると便利だと思います。

なるほど、確かにその機能があるとよさそうですね。検討させていただきます。これからも何かご要望などございましたら、何なりとご連絡ください。今日はどうもありがとうございました。

今回取材させていただいた企業様

吉本法務事務所

http://www.platto.jp/

業態:士業

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