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株式会社コイケ - 導入事例|サイボウズスタートアップス安否確認サービス

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株式会社コイケ様

所在地
東京都品川区北品川1-1-17
設立年月
昭和24年6月
事業内容
物流・包装・梱包・包装資材・輸出梱包・国際物流
URL
https://www.koike.co.jp/

商品の物流・包装・包装資材・輸出梱包・国際物流を取り扱い、物流のトータルサービスを提供している株式会社コイケ様。物流の現場で今まで安否確認はどのように行っていたのか、また、これからはどのように行うのか、伺ってきました。

今回は安否確認サービスの担当責任者である業務管理部 課長代理 吉田茂様と総務経理部 松本淳子様にお話を伺いました。

安否確認サービスを導入するまで、緊急時はどのように連絡をとっていましたか?

荷物を梱包している様子

松本様
「緊急時の連絡を全く取り決めていませんでした。緊急時を想定しておらず、何かあった際には利用しているグループウェア、サイボウズ ガルーン内での掲示板や、内線で各事業所に連絡をするぐらいでした。一人ひとりへの連絡はしておりませんでした。」

東日本大震災時ははどのように対応しましたか?

松本様
「外出中の社員がおりましたが、電話やメールでは全く連絡が取れませんでした。ですので、帰社を待っていることしかできない状況でした。」
吉田様
「連絡が取れない社員の中には、その日に帰社せず、そのまま帰宅した者もおりました。そういった者は帰宅した後に事後報告してきましたが、やはり電話もメールも通じない間は心配でした。」

安否確認サービスを検討し始めたキッカケは何ですか?

松本様
「東北にも事業所がある都合上、こういった安否確認システムは必要だと言ってはいましたが、ずっと先延ばしになってしまっていました。」
吉田様
「今回、全社でBCP策定をし始めたこともあり、その一環で安否確認システムを検討し始めました。」
松本様
「当初、紙での緊急連絡網を作成したのですが、プライベートな連絡先を報告するのを嫌がる人がいたり、そもそもその連絡網を常に持ち歩くのを徹底するとなると大変だろうとなり、頓挫しました。」

サイボウズスタートアップス 安否確認サービスを選んだ際にポイントとなったのは何ですか?

「操作上の問題は特にありません」とお話する松本様

吉田様
「もともとサイボウズ ガルーンを利用していたのですが、サービス画面が似ているので導入がスムーズに行くだろうと思いました。管理者側の操作ももちろんそうですが、一般ユーザーが全く画面の違う新しいサービスだと、慣れるまで教育コストがかかるだろうと思いました。」
松本様
「実際訓練として、一斉送信を行いましたが、操作は問題なく行えました。80人程登録しているのですが、年末の忙しい時期に行ったせいか回答率は80%程で65人からの回答でした。今後繰り返し訓練を行うことで、回答率を上げていきたいと思います。」

運用されている上で困ったことはありますか?

松本様
「特別ありません。プライベート連絡先も全てのユーザーが登録してくれました。事業所の中で代表を一人選んで、その方に直接私が操作方法を教えて、その事業所の社員に教育を行ってもらうという方法を取りました。一人ひとりマニュアルを見せても理解出来なかったかもしれませんが、直接人から教わることですぐに操作を覚えたのだと思います。」
吉田様
「事前に個人のメールアドレスは管理者側にも見えないことを説明していたので、それで安心して登録してくれたという部分も大きいかも知れません。説明も無しにいきなり、『個人のメールアドレスも入力してね』では登録してくれなかったと思います。」

今後、サイボウズスタートアップス 安否確認サービスに期待するものはありますか?

吉田様
「回答ページへの誘導がちょっと分かりにくいと感じる部分があります。一般ユーザーはメールに返信するなどワンアクションで簡単に回答できると良いなと思います。」
松本様
「あと、一斉送信のマネージャーへの案内メールの設定が分かりにくいです。緊急時には私以外にも危機管理者として触る者がおりますので、もっと画面を分かりやすくしてくれるとありがたいです。」

これから訓練も兼ねたアンケートとしての利用も考えているとお話する吉田様と松本様でした。物流を支える現場の安心として利用いただけるよう、これからもサービスを改善して参ります!

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