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導入事例

 様に導入

東京産業洋紙株式会社様 - 導入事例|サイボウズスタートアップス安否確認サー

 様に導入

東京産業洋紙株式会社様

所在地
東京都中央区日本橋
設立年月
昭和29年7月
事業内容
電気絶縁材料の販売
URL
http://www.tsy.co.jp/
電気絶縁材料の販売を主軸に、建材まで幅広く手掛ける東京産業洋紙株式会社様。今回は、安否確認サービス導入にあたってご担当された総務部 部長代理の大橋一元様と総務部 主任の三田淳子様にお話を伺いました。以前は三田様が社員一人ひとりのアドレスを収集・管理されていたようです。

安否確認サービスを導入するまで、緊急時はどのように連絡をとっていましたか?

本社は2014年に移転したばかり

三田様
「従来はメーリングリストと電話を使用していました。何かあった際には、まず社員の皆さんの携帯電話にメールを送信するようにしていました。皆さんのメールアドレスを私が収集・管理していましたが、プライベートな個人情報だということもあり、収集作業自体が大きな負担になっていました。また、その時使っていたメーリングリストがNTTドコモの端末にだけ全然メールが届かず、困っていました。原因はキャリアが設定している迷惑メールのフィルターだと思うのですが、緊急時のツールとして使えないのでは、と不安に感じていました。さらに、メーリングリストの特性として、状況報告の返信を行なうと全てのアドレスに通知されるので、自分のアドレス公開を伴う返信に躊躇する方も多くいらっしゃいました。」
大橋様
「あとは携帯電話へ発信し、実際に一人ひとりと話しての安否確認です。これは東日本大震災時に電話が通じなかったことから、緊急時に使用できる手段か疑わしかったのですが、依然安否確認の手段の1つとして考えていました。」

安否確認サービスを検討し始めたキッカケは何ですか?

大橋様
「やはり以前からメールアドレスという個人情報の収集・管理を会社でするのは望ましいことでは無いと考えていました。それとメールが届かない社員が多くいる状態では不安要素が大きいということで、三田と本格的にツール導入の検討を始めました。」

サイボウズスタートアップス安否確認サービスを選んだ際にポイントとなったのは何ですか?

大橋様
「いくつかのサービスと比較し、サイボウズスタートアップスの安否確認サービスに選択しましたが、一番大きな要因は他社と比べて安価だったということです。この価格で先ほどの問題点を全て解決できるのが良かったです。」
三田様
「トライアル期間、訓練として一斉送信を試してみたのですが、NTTドコモの端末にも問題無く届き安心しました。回答状況も素早く確認できて問題ありませんでした。」

導入の際に苦労した点はありますか?

さまざまな取扱い製品

大橋様
「社内導入に関しては、今までの状況が状況だけに特段問題無くスムーズに導入できました。心配しているのは、実際の災害時に管理者が対策指示まで含めて落ち着いて操作できるのかという点くらいです。一般ユーザーの回答画面や報告に関してはシンプルな画面構成なのでそこまで心配しておりません。」
三田様
「訓練に関してはPCのメールアドレス、携帯電話のメールアドレス両方登録した上で行いました。どちらの操作も問題無く行えましたね。HPからダウンロードできるマニュアルがかなり細かい部分まで分かりやすく記載されていて助かりました。一人一部ずつ自宅に常備するようにしました。ですが、かなり詳細まで書かれていて量が多すぎたので、弊社で簡易なものも作成して皆さんに配布しました。」
三田様
「社内で説明会も行ない、使いかたに関してもかなり周知を行ないました。家族メッセージの機能を使って、普段から家族とやり取りをする練習をしておいてください、とも伝えておきました。その際に、メーリングリストの記憶があるのか、『この家族メッセージって他の社員にも通知が行ってしまうんですか?』と怖がって訊いてくる方もいらっしゃいました。その度、『大丈夫ですよ、家族メッセージはあなたの家族間のみでのやり取りであって、管理者でも見えませんから』と案内したら安心しておりましたけどね(笑)」
大橋様
「あまりにも普段から一斉送信を送ってオオカミ少年状態になるのは避けたいが、慣れるために定期的に訓練はしていこうと思っています。」
三田様
「昨年の年末も、忘年会の場所を社員の皆さんに周知できているか、なんてことを安否確認サービスを使って確認しました。2,3人の方が場所を知らないから教えて欲しいと返信してきました。」
大橋様
「簡単な回答画面でさえも最初は分からず、『回答する』ボタンを押さずに終了してしまう者も多かったのですが、訓練を行うことで今はだいぶ浸透してきたように思います。」

今後、サイボウズスタートアップス安否確認サービスに期待することはありますか?

大橋様
「そこまで頻繁には触っていないのですが、強いて言えば電車の運行情報や、台風などの気象情報と連携してくれると便利になると思います。これから社内で要望が出て参りましたら、いろいろお願いするかもしれません。」

 
 
スムーズに使い始めることができたと仰ってくださった大橋様、三田様。
今後も更なる使いやすさを追求して参ります!
 

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