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株式会社京王エージェンシー様 - 導入事例|サイボウズスタートアップス安否確

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株式会社京王エージェンシー様

株式会社協振技建
所在地
東京都新宿区西新宿
設立年月
昭和61年12月
事業内容
総合広告代理業、サイン&スペースデザイン、媒体管理業務
URL
https://www.keio-ag.co.jp/

総合広告代理店として、広報・宣伝・販促・SP・CI・CSR活動などにおけるソリューションを提供する株式会社京王エージェンシー様。今回、導入時の責任者である経営管理部課長古川芳広様と、導入にあたって実務をご担当された経営管理部サブマネージャーの京増多美恵様にお話を伺いました。

安否確認サービスを導入するまでの経緯を教えてください。

古川様

古川様

古川様
「数年前から、こういったシステムは導入したいと考えていましたが、特に定めておりませんでした。と、言うのも震災前はそこまで、緊急事態に対する現実感が無いという点と、逆に震災直後はバタついてしまったという点で、なかなか導入できずにおりました。震災から落ち着き、このタイミングで全社的に導入できると考え、複数企業のサービスを比較致しました。その際に、どれも一長一短かなと思ったのですが、弊社がサイボウズOfficeユーザーということもあり、慣れ親しんだユーザーインターフェースであるサイボウズスタートアップス安否確認サービスを選択しました。」

システム導入前である、東日本大震災当日はどの様に社員の方に連絡されましたか?

古川様

京増様

京増様
「震災当日、社内のメーリングリストと電話で連絡を試みました。どちらもほとんど通じないし、少しずつ集まる安否状況の取りまとめも手作業なので大変だなと本当に感じました。こちらからの連絡もなかなか付かないので、同じ方面なら社員同士一緒に帰ってください、等と簡単な案内をするのも一苦労でした。幸い社内にいた社員が多かったので、全社員の安否確認は当日中にできたのですが、社員の中には家族との連絡がなかなかつかない者もいましたね。心配になって、電車も動いていない中、歩いて帰る社員もおりました。」
古川様
「私はたまたま家族とすぐに連絡が取れ、会社での業務に専念できたのですが、家族との連絡が取れなかった場合のことを考えると、冷静に業務に専念できたかは分かりませんからね。」

いつごろから安否確認システムの導入を検討されましたか?

京増様
「2014年の秋ごろからです。知ったキッカケは京王グループの他社から教えてもらった、というのがあります。その会社はサイボウズスタートアップス安否確認サービスを既に導入しており、話を聞くと評価も良かったので調べ始めました。合計5社ほどから、比較し、選定を行いました。その年の12月にはトライアルを開始し、そのまま本導入に至りました。トライアル開始時には画面が可愛いのと、現在利用しているサイボウズOfficeと似ているので、他の社員も問題無く使えるだろうな、と感じました。」

サイボウズスタートアップス安否確認サービスを選んだ際にポイントとなったのは何ですか?

古川様
「安定したクラウドサービスとして提供していること、また、家族の安否確認も可能なこと。その2点がポイントでした。クラウドサービスを望んだ理由としては、震災を実際に体験して個人間のメールのやり取りでは取りまとめが現実的では無いと感じた、というものにとなります。社外にいてもアクセスでき、一箇所に情報を集める必要があると感じました。また、家族の安否確認も必要というのは弊社の業種にも深く関わりがあります。弊社は広告代理店という業種でして、モノとしての資産はありません。強いて言うなら、人が資産なんですね。そういった一番大事な資産である人、すなわち従業員が家族の心配することなく働ける体制を震災後早急に整えたいと考えていました。」
京増様
「あとは役員のみやり取りできるクローズドな環境でのメッセージ機能も魅力に感じました。比較した他社ではこの機能が無かったり、オプション機能だったりしたので、基本機能として付いているので、他社と比較して相当安価に導入できました。」

導入の際に苦労した点はありますか?

京増様
「私がこういったシステムに明るいわけでは無いので、マニュアルを睨みながら初期設定を行っていたのですが、全部がすぐに理解できたわけではありませんでした。ですが、その際もサポートに電話・メールで問い合わせができたので、質問を繰り返すうちに理解が進みました。導入当初から、最初の訓練の日時は決まっていて、延期は許されない状況でしたが何とか無事行うことができました。その訓練の時も、社員の皆さんはほぼ問題無く操作し、回答していましたので、安心しました。」

今後、サイボウズスタートアップス安否確認サービスに期待するものは何ですか?

京増様
「機能というよりも、社内の運用ですが、もっと訓練の頻度を上げて行きたいと考えております。普段の業務連絡等にも、積極的に使っていこうと思います。」

使いやすい画面、使いたい機能が揃っている、安価に導入できた、と仰ってくださった古川様、京増様。
ありがとうございます!今後もよりいっそう、使いやすさを追求して参ります!

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