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法律事務所ならではのメール対応リバーシティ法律事務所

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問い合わせの初期対応で「メールワイズ」を活用。法律事務所ならではの使い方とは?

今回取材にご協力いただいた
(左から)梅村 陽一郎 様、横溝 昇 様

今回取材させて頂いたのは、千葉県にある「弁護士法人リバーシティ法律事務所」様。
遺言・相続、知的財産権、不動産取引など多種多様な分野の専門知識を持つ弁護士13名が所属し、千葉県の船橋・市川・浦安地域で最大規模を誇る法律事務所です。

セキュリティやコンプライアンスに関して高いレベルが要求される法律事務所において、「メールワイズ」はどう活用されているのでしょうか。今回は導入の経緯と実際の使い方を、横溝 昇 様、梅村 陽一郎 様に伺いました。

お問い合わせフォームからのメール対応を目的に導入

法律事務所というと、情報の取り扱いを含め、セキュリティに関して高い要件が課せられているイメージがあります。それだけに、お客様の相談内容など、個人的な情報がやり取りされるメールにおいてメールワイズをどのようにお使いになられているか、大変興味があります。

もともと、メールワイズの必要性を感じられたのは、どのような場面だったのでしょうか?

導入のきっかけは、お問い合わせ対応の遅延・対応漏れですね。
メールワイズ導入以前もメールでお客様からのお問い合わせを受けていたのですが、その時に対応漏れや遅延がありました。なので、ホームページにフォームを設置するタイミングにあわせてメールワイズを導入し、共有メールアドレスにメールを転送するようにしたのです。

以前から「サイボウズ Office」を導入していたので、製品のご案内のメールなどでメールワイズの存在は知っていました。

ホームページからの問い合わせは、当初は週1通程度でしたので、1人の担当者を決めるという手もあったのですが、その担当者が休んでいる場合、どうするかという問題がありました。ほかの人が担当者のパソコンにログインする...というわけにもいきませんし。

問い合わせフォームからのメールを複数人で共有したい...と考えたところ「あ、そう言えばサイボウズで、そんなことができそうな製品があったな」と思い、詳しく調べてみたわけです。

実際にお使いになってみて、どのようなところが便利だと思われましたか?

問い合わせへの迅速な対応もそうですが、業務の効率化にもつながったところです。

リバーシティ法律事務所では、弁護士13名のうち3名を「パートナー」、10名を「アソシエイト」と呼んでいます。パートナーは経営者のような存在で、案件の主担当を務め、アソシエイトは案件の副担当者を務めます。

主担当であるパートナーがメールワイズに届いた相談依頼に対し、サイボウズ Officeでスケジュールの空いているアソシエイトに相談予定を入れる...というように、スケジュールと連動させた運用を行っています。 メールワイズとサイボウズ Officeを合わせて使うことによって、スケジュール管理の業務がスムーズに行えています。

【「メールワイズ」と「サイボウズ Office」を活用】

お客様から日時を変更したいというメールもよく届きますが、その時も、メールを確認してすぐに、スケジュールが空いている他の弁護士に割り振りなおすということも簡単にできます。

「初期対応はメールワイズ」「案件が進むと個人アドレス」と使い分け

メールワイズでは、週にどのくらいのメールを共有しているのですか?

実は、問い合わせフォームからのお問い合わせに対して、初期対応のみ「メールワイズ」で対応しているので、あまりメールワイズで受けるメールの数としては多くないです。導入当初は週1通程度でしたし、現在も週に数通といったところです。

実際に案件が進むと、メールでやり取りする内容はセンシティブなものとなります。他の弁護士にもメールの内容は見せないのが前提となるため、ご相談の初期対応のあとは、各弁護士の業務用の個人アドレスへと、やりとりを移行させるのです。

【「共有アドレス」と「個人アドレス」を使い分ける】

問い合わせフォームからのメールでは、まだ詳細は書かれていませんし、書類添付などもありません。この段階の内容であれば、複数名で共有する方がスムーズです。

なるほど、法律事務所ならではの運用というわけですね。そのほかにも、法律事務所では、こういう使い方が有効...という例はありますでしょうか?

利益相反という言葉をご存知ですか?例えば「お金を貸した人と借りた人」「離婚したい夫妻」というように利害関係のあるケースで、弁護士が両方の依頼を受けることは禁止されています。メールワイズでは、過去の問い合わせの履歴も参照できるので、問い合わせフォームからの相談者が、利益相反にあたらないかチェックするようにしています。

検索した結果、利益相反にあたる場合は断らざるを得ませんが、利益相反の相手から相談を受けていることを明かすわけにはいきません。こうした場合にどのように返信すればいいかは、過去に同じケースがあった際の対応が参考になります。どういう表現で対応するかなど、ここで詳しくは説明するわけにはいきませんが(笑)

ただ、こうした場合の返信にはテンプレートを使うことはしません。法律事務所に相談したいという、ナーバスな状況の方への返信ですので、その都度、細心の注意を払った文面での対応が求められるからです。

メルマガ、メンテナンス通知などのメールをメールワイズで受信

他に何か特徴的なメールワイズの使い方などはありますか?

実は、後から思いついた活用法なのですが、スタッフ全員が共有しておいた方がよいメールを、メールワイズで受けるようにしています。

スタッフ全員が共有しておいた方がよいメールというのは、どのようなものなのでしょうか。

例えば、「会計ソフトのバージョンアップ予定」「レンタルサーバのメンテ」などがメールで通知されてきますよね?こうした通知はシステム担当者のメールアドレスで受信するのが一般的かもしれませんが、メールワイズで受けることで、スタッフ全員が共有できるわけです。

他にも「コピー用紙を注文した際の、注文確認メール」なども同様です。こうすれば「既に誰かが発注済みでいつ届く」という状況がわかります。

メンテナンスが終了したり、注文した商品が届いたら、そのメールは削除します。逆に残っている場合は、まだ終了していない件というように判断ができます。

ある意味、タスク管理にもなっているため、事務所のスタッフ全員に「1日1回はメールワイズを見るように」と言っています。

これはユニーク使い方ですね!確かに共有すべき情報をメールワイズに蓄積して管理するというのは、便利そうですね。

今日はありがとうございました。共有すべき情報と、そうでない情報を分けながら運用されているのがとても印象的でした。今後ともメールワイズをよろしくお願い致します!

今回取材させていただいた企業様

リバーシティ法律事務所

http://www.rclo.jp/

業態:士業

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