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部署間のステータス管理に ミドリ安全株式会社 | 導入事例 | メール共有ツ

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部署間のステータス管理にミドリ安全株式会社

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ECサイトで作業着の名入れに工程管理!部署間のステータス共有に「メールワイズ」を活用

今回取材にご協力いただいた
山口 恭司 様

今回お邪魔したのは、安全靴など約5万点の安全衛生用品を揃えるECサイト「ミドリ安全.com」を運営している「ミドリ安全株式会社」様です。

安全靴やワーキングウェアで国内トップシェアを誇る同社が、BtoBとBtoC向けのECサイトを開設したのは2008年のこと。Amazon、Yahooショッピング、楽天市場、DeNA ショッピングなど主要モールにも出店し、現在は1日数百通のメール問い合わせが届くとのこと。同社でのEコマース推進部 Web管理グループ 次長 山口 恭司様に「メールワイズ」の活用法をうかがいました。

ECサイトのユーザー増で問い合わせメールも急増

「ミドリ安全.com」を拝見しましたが、実にたくさんの商品を扱われているのですね。

もともと産業用安全衛生保護具のほか、環境改善機器や電気計測器などの製造販売を行ってきました。それまでも法人顧客専用のサイトはありましたが、新規顧客に向けては訪問販売しかチャネルがなかったのです。そこで、比較的小規模の法人様や個人ユースのお客様の取り込みを目的に2008年にECサイトを開設しました。

現在は、約5万点強の製品を扱っていますが、静電気対策ができる安全靴や作業着、変わったところでは熱中対策の塩熱飴や塩熱サプリといった、こだわりを持つ製品が人気を集めています。

【ミドリ安全.com(オンラインショップ画面)】

塩熱サプリですか?

もともとは工事現場や倉庫などで汗をかく作業に従事する方の利用を想定していたのですが、それだけではなくマラソンランナー等アスリートの方にも好評です。東京マラソンでも給水所において補給食として提供されたほどです。

なるほど。そうすると作業関係の方だけでなく、個人のお客様もECサイトをお使いになるわけですね。

自社サイト以外にもAmazonやYahoo!ショッピング、楽天市場、DeNAショッピングなど、主だったECサイトにも出店しているため、現在では1日数百通のメール問い合わせが入ってきます。問い合わせだけでなく、注文確認や出荷確認のBCCメールなどもあるため、1日で数千通のメールが届きます。

メールワイズ導入前は、どのようにメール対応されていたのですか?

代表アドレスに届いたメールを、一般のメーラーで受信し、メールを各担当者に振り分けていました。しかし、ECサイトが軌道に乗り、メールの数が増えてくると振り分け作業だけでも大変なうえ、対応忘れが発生したこともありました。また、使っていたメーラーは、フォルダの容量が1GBを超えると不具合が発生するのも悩みでした。

そこで、メール対応をどうすればいいのかを視点に探し出したのがメールワイズだったのです。

【ミドリ安全.com で人気の塩熱サプリ】

簡易的なタスクのステータス管理にもメールワイズを活用

お客様からのメールは、1回のやりとりで終わるケースが多いのですか?

それはケースバイケースですね。先ほどご紹介した静電気対策ができる安全靴など、こだわりを持った製品では、詳細についてかなり細かく問い合わせをされる方もいらっしゃいますので、そういった場合は何度もメールのやり取りをすることになります。

また、例えばヘルメットやユニフォームに名入れのご要望がある場合は、別の部署なども関わってきます

直接メール対応をされる方以外もお使いなのですね。

他部署も含めてグループ分けしています。先ほどの名入れの例でいえば、大まかに5つの作業工程があります。今、どの部署でどのような対応をしているのか、処理状況やコメント機能を活用することで、ステータスとして分かるのが便利ですね。

【名入れ加工の工程】

なるほど。タスクのステータス管理のように使えるのですね。

そうですね。実際の加工をする前にPDFでお客様に確認していただくなど、いくつかのフローがあるため、グループ内でいま誰が何をしているのかが一目瞭然になるのです。

【処理状況一覧(名入れの工程に合わせたステータスをカスタマイズで追加)】

実際にタスクのステータス管理はスムーズに運用できましたか?

もともとメール対応を行っている部署は、パソコンを業務で使用することも多いため、それなりのITリテラシーがありますが、各工程に携わる部署によっては、パソコン自体にあまり慣れていないというケースもあります。こうした部署では、ステータス機能を使い、自分が担当する作業が終わり、次の担当に引き継いだところで、ステータスが変更になるようにしています。

メール対応している方はどんな運用なのでしょうか?

一方で、メール対応を行っている部署では、担当するメール数が多いこともあり、対応が完了したメールは完了済みのフォルダに移動するなど、フォルダをうまく使ってメール対応に関する工程や件数の管理を行っています。

1つのメールスペースの中にグループによって見える・見えないなど権限を細かく設定できるので、自分が関係する業務だけが見えるようにしています。

【メール一覧画面(処理状況とフォルダの活用でステータス管理)】

過去履歴の検索性も評価

他にどのような機能をよくお使いになりますか?

過去履歴ですね。購入されたお客様が何年か後にお問い合わせをしてくるケースもありますが、すぐに検索できるのが便利ですね。

履歴の蓄積量だけでなく、デザインデータのやり取りなど容量は圧迫してませんか?

先ほどの加工の確認用PDFなど、お客様とのやりとりにより、容量は年々増加しますが、過去の履歴を消してしまうわけにはいきません。メールワイズは、毎年1GBずつ容量を増やしてくれたので、ディスク増設せずにすんでいるのはありがたいです。

今後も市場の状況を見ながらディスク容量は増やしていく可能性はあります。本日はありがとうございました。

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