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メーカー経営者の視点で語る「Sansan」クラウドによる情報管理で業務効率を

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代表取締役社長 伊藤 大貴氏

創業60年、日本の業務用電気給湯機器取り扱いではトップシェアを誇る「株式会社日本イトミック」。その代表者である伊藤社長は、先代から引き継いだ会社にITを導入することによってさまざまな角度から革新的な業務改革に取り組んでいる。
なかでも「最近クラウドサービスに注目している」という伊藤社長に、経営者の視点からSansan活用法について語って頂く。

メーカーとして常に新しいものづくりに注目
業務の効率化を模索中にSansanに出会う

日本で初の業務用給湯器を開発、製造した日本イトミック社。常に安全性やエコを意識した製品の製造に取り組み、先日も業界最小・最軽量となる電気瞬間湯沸器を発表し大きな話題を集めた。
そのトップに立つ伊藤社長は、常に現場の業務効率をアップさせる新たなITサービスの情報収集を積極的に行なっている。

「自分自身がものづくりの会社の経営者ということもあり、新しい物やサービスには常にアンテナを張っています。正直なところ、忙しい現場の営業マンに業務効率を改善するサービスやシステムを探させるのは厳しい。だからこそ、まず現場からの要望を汲み上げ、現場の社員を楽にするためのサービスを、私自身を中心に情報開発室や販売促進部のメンバーが収集・検討し全社へ導入しています」

社長自身が、日々さまざまな情報誌や新聞などから「これは!」と思うサービスを探しているという。まさに、Sansanもそのひとつであった。

「業界情報誌に掲載されているのを見て問い合わせたのがキッカケです。事業拡大により国内外に事業所が点在する中、全社的に情報共有する必要性を感じていました。同時に、自分自身の名刺管理も忙しくてなかなか着手出来ない状況を変えたいと思っていました。初めてデモを見たときに、抱えていた問題を解決できるサービスだと感じて、まずは試験的に少数からの導入を決めました」

名刺情報や企業ニュースが
WEB、携帯、各種スマートフォンから閲覧が可能

クラウドを通じていつでもどこでも使えることが最大の利点

「最近はクラウドに注目して、業務に活かせるサービスを探しています」と語る伊藤社長。
忙しくて日中社内でゆっくりPCを開く時間がないため、社外からでも閲覧出来るクラウドサービスを利用することが多く、数年前からGmail(Google社が提供するメールサービス)に切り替えたり、ソーシャルブックマーク(Web上のブックマーク管理サービス)を利用するなど、情報はとにかくWeb上で管理し、必要な時にいつでも取り出せるようにして業務を効率化しているとのこと。

「Sansanもモバイル、PCの両方を活用して閲覧しています。外出先から名刺情報が見られたり、自分に関係がある企業の人事異動情報などのニュースが送られてくるので重宝しています。Sansanはクラウドの利点が最大限に活用出来、私自身の日々の活動においても重要なツールのひとつですね」

名刺情報の「管理」と「共有」で更なる業務の効率化を図る

経営者という立場もあり、年間かなりの人数と名刺交換をされるという伊藤社長。

「名刺の管理については、これまで専用BOXに見出しをつける程度で管理していましたが、相手の名刺情報が変わってもいちいちBOXから探して差し替えるのが面倒だったり、忙しくて時系列に整理できなかったりと色々な苦労がありました。

今はSansanを導入したことにより、名刺はスキャンした後はBOXに入れ込むだけ。あとはデータで管理して、カスタマイズしてグループ化しています。これも先程のGmailと同じ考え方で、スキャナから放り込んでさえしまえば、あとは必要な情報を必要な時だけ呼び出せばいい。これまでの古典的な整理手法ではなくて、”Web・クラウド時代の新しい管理手法”として、自分流に管理、活用できるところが気に入っています。

例えば今の時期だと、クリスマスカードや年賀状を送る先を属性ごとにグルーピングしたり、最近増えてきた海外の方の名刺をまとめたりと、かなり機能的に管理できるようになりましたね。また、自分が以前名刺交換をした人と社内の人間が後日名刺交換した際に相手の役職が変更になっていたら半自動的に更新出来るのも嬉しい機能のひとつ。常に相手の最新の情報が入手出来るのもビジネスチャンスを逃さないために重要な要素です」

名刺は”接触する人の分身”と語る伊藤社長。まずはきちんと管理することによってその先にある、その人との関係性を深めていければいいと言う。

「将来は全社的にペーパーレス化したい」そのための『Sansan活用術』とは

常に新たなサービスにアンテナを張る伊藤社長が目指す将来の会社の姿とは───

「当社に限った話ではないと思いますが、社内にはとにかく紙が多い。現状、毎月6万枚近いコピー用紙を利用しています。非常に非効率的で無駄が多いと常々感じています」

会議資料やFAXなど、データでやり取りや保存が出来ることが沢山あるはずだと伊藤社長は提唱する。ITを活用することによりペーパーレス化を推進し、自社の製品のごとくエコや環境に配慮したビジネス活動を行なっていくことが目指すべき社内環境だという。

「SansanのようなITサービスをどんどん活用していけば、まずは社内から無駄な紙を削減することが出来、コストや時間や手間が削減できる。近い将来には日報管理や社内の情報共有もすべてWeb上のシステムで行なうことを考えています。それとうまく連動させることが出来れば、より強い組織管理体制が出来ると思います」

日本イトミックは現在アジアを始め、イギリスやベルギーなどヨーロッパにも進出しつつある。サービスのみならず社内体制も世界レベルへ持っていくために、これからも伊藤社長の社内改革は続く。

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