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メールリプライ率が向上!商談記録の共有・蓄積により受注率アップ | Sans

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執行役員:青木様

顧客との関係性の記録が蓄積・可視化され、受注率が向上

WEBサイトの戦略立案から設計・システム構築、デザイン、ネットワーク構築・運用、ソーシャルゲームの開発まで、WEBサービスの企画・運営をトータルに展開する株式会社アピリッツ(以下、アピリッツ)。今回は、執行役員の青木様にお話を伺った。

青木様は、SFA・CRMの重要性についてこのように語る。

「SFAやCRMは、営業活動をする上で必要不可欠なシステムです。Sansanを利用してますますその認識を強くしています。しかし以前使用していたCRMはSansanと違い、運用に乗っていませんでした。」
なぜ運用にそのような違いが出たのだろうか。

青木様とSansanの担当者

負荷が少ないから運用が定着

「Sansanと以前のCRMとの一番の違いは顧客情報入力の負荷の大きさでした。以前のCRMは顧客情報をいちいち手で入力しなくてはならなかったのに対し、Sansanは名刺をスキャンするだけで入力が完了するので、営業担当者が喜んでいます。だからSansanは運用に乗っているのです。商談内容の記録率も上がってきたため、営業担当者それぞれがお客様に対してどのような話をしてきているのかが見えるようになり、営業部門の管理者として気付きが多くありました。」

それぞれの担当者の動き方や強み・弱みを把握できるようになったため各人に合わせたアドバイスができるようになり、案件の進捗率が向上したという。

青木様の営業担当者に対するマネジメントだけでなく、営業担当者同士のコミュニケーションにも変化が現れている。蓄積した互いの商談記録を見合うようになったそうだ。

「以前は営業担当者同士の”横の情報共有”といったら、会議などで直接話すくらいでした。しかし今は、それぞれがどのような商談をしているかが記録として残っていて、必要な時に必要な記録を確認できるようになりました。今後は互いの営業記録から学び合い、個人の対応スキルが徐々に上がることを期待しています。」

この情報交換によって、以前よりも営業活動がスムーズに進むようになったと感じているという。
また、個人が抱えている顧客情報をメールで共有する文化も生まれてきている。Sansanでは1日分の営業記録を自動的にメールで営業管理者や、他の営業担当者に宛てて送信することができる。そのメールに対し、営業同士が返信し合うようになった。

「営業担当者は、メールの返信で顧客に関する情報を提供し合っています。例えば、ある営業担当者が前日訪問した見込み顧客が、実は昔契約していて解約されたお客様であるという情報です。Sansanを導入する以前の商談記録はあまり蓄積されていませんので、メールによって個人の知識を共有しているのです。」

商談記録とともによく利用されているSansanの機能がメール一括配信機能だ。
Sansanでメール一括配信を利用する前は、配信リストのメンテナンス方法に課題があったという。

「そもそもCRMを導入しようと考えた理由の一つは、リード情報が増えているのに整理しきれず活用できていないことでした。Sansanを導入する前は、顧客データベースとは別にメルマガ配信用のリストを作り、新規にリードを獲得した時には両方のリストを更新しなければならなかったのです。
この作業が面倒であるため、せっかく展示会やセミナーでリードを獲得しても、メルマガ配信用のリストは増えていませんでした。」

Sansanに移行した結果、Sansanが顧客データベースのマスターとなってわざわざメルマガ用に顧客情報を二重で登録する必要がなくなったおかげで、配信数自体が増えた。

あるセミナーでは案内メールを3,000件送信して66名の申し込みがあった。メール配信母数の増加と相俟って、今までと同程度の配信の手間で5倍程集客できるようになったという。また、案内メールへのリプライも増え、その中には商談に推移したものもあるという。

「セミナー集客だけでなく、アポイントの獲得にもメール一括配信は効果的です。Sansanでメール配信を始めてから、全体のアポ数が増えました。」

スマートフォンアプリを扱う部門では、商材の案内・実績紹介にメールを活用し、アポイントを獲得している。

「サービスの利用企業のご紹介など、実績をお知らせするメールを送ったところ、メール送信者名の設定(※)機能を利用したこともあり、送信数の10%以上のアポイントを獲得できました。今までは個別にフォローできていなかったお客様から、アプローチ方法を変える事でアポイントが取ることができ、これは効率的・効果的だなという手応えを感じています。新たにリードを獲得するコストをかけずに案件を作り出す、非常に効率的・効果的な方法だと思います。アポが増えすぎて動けなくなり、うれしい悲鳴をあげている担当者もいるほどです。」

(※)メール送信者名の設定
メール送信の作業者とは別に、送信対象と名刺交換をした人の名前を「送信者名」に設定することが可能。例えばマーケティング担当者がまとめて送信作業をしても、メールのfromは個々の営業担当者の名前にできる。

「組織ツリー」の画面イメージ

「組織ツリー」で顧客の信頼を獲得し、案件の進捗率アップ

他にも売上アップにつながる機能がある。「組織ツリー」機能だ。
組織ツリーとは、ある企業全体において接触したことのある部署が組織図の形で表示され、関係性が一目で分かる機能だ。

「この機能は大企業との商談の際に活用しています。特に大企業の方は、会社同士のつきあいがあるかどうかを考慮される場合が多いため、組織ツリーをお見せして確認してもらうことがあります。これで見込み顧客の信頼を得ることができるようになり、案件の進捗率が向上しています。」

このような営業情報共有、メールによる案件創出により、メールリプライ率が上がったというアピリッツ。営業力の強化によるさらなる飛躍に注目したい。

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