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導入事例

 様に導入

  • 効率化
  • コスト

組織的な顧客管理で営業活動効率化展示会のお礼メール配信まで1/4の時間短縮

 様に導入

1970年創業のキクデンインターナショナル様は、老舗の文化に加え、平均年齢30歳代前半という若い世代のチャレンジ精神を兼ね備えた、電力機器(重電機器材料)の専門商社と製造メーカー(実装基板向けはんだ付け冶具)を主力とするコングロマリット。
従業員約50名で3つの事業展開をする中、営業強化と名刺管理を同時に行うことを目的とし、Sansanを導入。大企業を顧客に持つことで生じる「ある課題」をSansanで克服できたというエピソードを伺いました。

右:代表取締役社長 菊池文武 氏
左:実装ソリューション事業部
事業部長 鈴木克幸 氏

名刺交換済みのお客様に、「はじめまして」と名刺を差し出してしまい、顧客管理を強く意識した

– 3事業部の中心となっている貿易商社部門の特長をお聞かせください。
菊池氏)私たちキクデンには、3つの顔があります。電力機器の専門商社部門に加え、治具のメーカー部門、そしてIT部門のデータ復旧サービスです。中心となっているのは創業時から展開している商社部門です。貿易商社として、国内大手重電メーカーを中心とした国内企業と、世界各国のサプライヤーとのパイプ役を担う事業を展開しています。電力機器、特に重電機器や材料を得意にしており、発電機やモーター、変圧器や開閉器等、電力機器全般を取り扱っています。海外メーカーの調査や製品調査、価格交渉や手配等に加え、国内への納品までをトータルでサポートすることにより、クライアントのコストダウンを可能にしています。

– 海外出張等も多いと思いますが、名刺交換の機会も多いのではないでしょうか。
菊池氏)平均すると、2ヶ月に1回程度の海外出張になります。しかし名刺交換に関していえば、出張時よりもむしろ、海外のクライアントが来日中のアテンド時が多くなります。国内のクライアントへの紹介の場面では、関係者が多く同席されます。通常は窓口である担当者の方がメインですが、このときばかりは、品質管理や購買・資材の方々もお見えになりますので、名刺が一度に増えますね。

実はこのような名刺交換が頻発するとある問題が生じます。担当者は顔を合わせる機会も連絡することも多いので顔と名前が一致していますが、私の場合、名刺交換のときだけお目にかかった方も多く、皆様の顔と名前をすべて覚えておくのが困難なのです。次の機会にお会いした時に、名刺を手に「はじめまして」と挨拶してしまったりするわけです。お相手の方は当然「以前、名刺交換させていただいていますよ」とおっしゃいます。ビジネスの場面において、これほど恥ずかしいことはありませんでした。

キクデンインターナショナル株式会社の本社ビル

「個人商店」からの脱却と情報収集力の強化が課題

– これまでの名刺管理はどのようにしていましたか。
菊池氏)営業総勢12名が個人単位で管理していましたが、特に会社として、管理方法は指示していませんでした。デスクに山積みになっていたり、ファイルで管理していたり・・・人それぞれです。社内ではそれを「個人商店」と呼んでいます(笑)。ですから、仕事が人に属さないよう、もっと情報を共有し、有効活用したいと常々思っていたのです。そこで問題に挙がったのが2つ。引き継ぎがスムーズにできなかったことと、外出先から情報にアクセスできなかったことです。

鈴木氏)私は名刺ファイルに管理していましたが、外出時には名刺ファイルが入った袖机を施錠して出掛けているので、外出先で確認したいと急に思っても、社内の人に対応してもらうことはできませんでした。ですから、必要に応じて分厚い名刺ファイルを持ち歩いていました。意外に重いんですよね、名刺ファイルって。

– 大企業特有の人事異動や昇進・昇格で困っていたと聞きました。
菊池氏)関係する方々が多いこともそうですが、大企業は組織改革の頻度も多いですし、人事異動は頻繁です。キーマンの人事異動は大きな痛手ですし、組織変更があっても詳しくはわからない。ホームページ等で組織図を確認することはしますが、名刺交換しないとその方の部署名がわからないので、正確な情報確認が課題でした。

お二人ともSansanをフル活用されているそう

1ヶ月要していた展示会のお礼メールが、1週間以内に配信できるようになった

– Sansanを導入したあと、どのような効果があらわれていますか。
菊池氏)Sansan導入後は、名刺管理の効率化はもちろんですが、人事異動情報で最新の情報を確認できるようになり、以前にも増して状況の変化に素早く対応できるようになりました。

また、IT部門が先日展示会に出展したのですが、その時にSansanを持ち込みました。1日あたり数百枚の名刺を集めましたが、その場でスキャンすることでデータ化の大幅な時間短縮になりました。以前は社内に持ち帰りデータ化を行なっていましたので、データ入力だけで約3週間、お礼のメールを送るまでに1ヶ月ほどかかっていたのです。しかし、Sansanを利用すると翌営業日にはデータ化されていますので、遅くとも1週間以内にはお礼のメールを送ることができるようになりました。お客様の情報が新鮮なうちに、再度コンタクトを取りたいと考えていましたので、効率は飛躍的に上がったと実感しています。

鈴木氏)当社はiPadを営業全員に貸与していますので、私の部署では、クライアントに会う前にニュースの確認やメールの確認等をするよう指示しています。

私自身は、名刺ファイルを持ち歩く必要がなくなって荷物が軽くなりましたね(笑)。Sansanと連動した地図をタクシーの運転手さんに見せたりもしています。はじめて行く工場や新しい工場などは、私たちも道順がわからないことが多いですし、地元の運転手さんでもご存知ないこともたまにあります。今まではプリントアウトした地図を片手に、行き先を伝えていましたが、そんな準備は要らなくなりましたね。

– 今後の展開・展望をお聞かせください。
菊池氏)3つの顔があると言いましたが、それぞれの事業部が同じクライアントと取引がある場合が少なくありません。これまでは同じ企業と取引しているのは知っていても、詳細まではわかっていなかったのです。これは今後の課題でもあるのですが、Sansanを導入したことで、顧客情報や商談内容が共有されたので、この情報をもっと有効に使えないかと思案中です。

今後は、生きている顧客情報とそうでない顧客情報を明確にし、最新のデータを保持して顧客接点を有効的に業績に繋げたいと考えています。また、一人ひとりが、悪い意味での個人商店にならないよう、顧客情報を共有できる状態を維持・継続していきたいと考えています。また、Sansanをさらに効果的に運用できるよう、Sansanさんのサポートの手を借りながら効率的な活用を模索したいと思っています。

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