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Sansan 導入は社長賞モノ! 情報収集の時間が圧倒的に短縮され すばやい

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化学薬品の大成ファインケミカル株式会社様はSansanを導入後、グループ会社2社にも導入しました。Sansanの活用方法や効果、グループ会社へ導入した理由などについて、代表取締役社長の稲生(いのう)豊人様にお話を伺いました。

大成ファインケミカルの皆様
(左より) 総務グループ 尾谷 優麿 様
代表取締役社長 稲生 豊人 様
総務グループ長 籾山 裕之 様
総務グループ 松浦 一貴 様

名刺を情報として保管してはいたけれど、
“活用”できてはいなかった

– 大成ファインケミカルの事業内容について教えてください

1925年設立の大成化工グループの中で、2004年に分社化した化学製品メーカーです。
印刷・包装材料、コーティング材料、電子材料、化粧品・医療材料で使用されるアクリル樹脂を主体としたオーダーメイドの合成樹脂の設計・開発、製造、販売までを行っており、汎用製品から個別顧客向け製品まで幅広い生産と販売を手掛けております。
千葉県の本社・工場の製造部門では主に生産を、東京事業所では営業と研究開発業務を行っています。

– Sansanを導入した時期とそのキッカケをお聞かせください

私自身、営業にも携わっていましたので、「名刺=お金」という感覚で毎日を過ごしていました。ですから「この名刺1枚で、いくら生むか?」とも考えていました。そして、いまは経営者という立場で、多くの方と名刺交換をする機会がありますが、名刺が重要という感覚はいまも変わりません。

このように大切に思っていた名刺ですが、その管理には困っていました。
すべて手入力で1枚ずつ入力していましたので、すばやくお礼メールを配信する関係上、徹夜で入力するようなこともありました。その場合、メールアドレスだけ先行入力していましたが、それでもデータ化できるまで1週間はかかっていました。その後、入力内容の確認作業に数日かかっていました。

また、私のPCには、名刺管理ソフトを導入してもらっていましたが、それだけではただ管理するだけです。「情報」として保管はされますが、その後にお金を生む「活用」はできていない。これが気になっており、お金をムダにしているのではないかと思うようになりました。

そこで名刺を顧客情報と捉えて管理し、活用するアイデアを、総務グループの籾山に相談しました。そして選び、提案してくれたのが、Sansanだったのです。

大成ファインケミカルの工場
少量の試作品から大量生産まで
樹脂の製造を行っている

Sansanは自動的・継続的に「情報がやってくる」ので、
すばやい経営判断ができる

– Sansanの導入により、経営的な視点での変化はありましたか?

すばやく経営判断ができるようになったことですね。
経営者が良し悪しや可否を判断するには、さまざまな情報が必要です。Sansanなら断片的でも毎日、自動的に情報がやってきて、私にインプットしてくれます。
これは極めて重要なことだと認識しています。

とくに悪い報告の場合、経営者の耳に入ってくるときには、すでに時を逸して大きな問題になっていることが多い。Sansanなら、自動的に情報のほうからやってきます。問題そのものが大きくなる前に、その芽を摘むことができると同時に、経営判断する材料である現場を把握するための時間が短縮できる。ですから、特別に時間をかけずとも、部門長と30秒の立ち話で最善の方法を見出すこともできる。

それまでは事実確認や状況把握するための情報収集の時間が必要でした。しかし、Sansan導入後は毎日、情報のほうからやってくるので、情報を集めるのにかかる時間は圧倒的に短縮されました。このスピードという点では、社内でも成果が出ています。

– 社内でもスピードが上がった事例には、どのようなものがあるのでしょうか?

それにはまず、当社の営業スタイルをお話する必要があります。
当社では営業を営業職だけに任せておくのではなく、社内に常駐している総務が、営業支援的な業務を行い、効率化を図っています。

たとえば、サンプルの発送。当社はメーカーなので、サンプルを製作することがあります。技術が製作したサンプルを総務が発送手配をします。通常であれば、窓口である営業が発送手配をすると思いますが、それでは時間のロスが生じる。少なくとも、営業が帰社するまで、サンプルはデスクのうえです。

お客様の手元に一刻も早くサンプルを届けるには、外出している営業よりも、社内にいる総務が対応したほうが確実に早い。ですから、お客様へのサンプル配送も、総務が対応しています。営業支援的な部分を総務が担うことで、営業は営業に集中することができます。

同様に、効率化をすすめるためにも、営業職と技術職の二人一組で営業訪問をしています。

– 営業職と技術職が二人一組で営業活動しているのですか?その理由は?

訪問先が技術部門ですので、営業職が1人で訪問するよりも、技術職を伴い商談したほうがお客様にすばやい決断を促すことができるからです。

技術の知識に乏しい営業職だけで訪問すると、その場で判断できません。したがって「できるかもしれません。できないかもしれません。持ち帰って確認します」となるわけです。
これでは顧客の要求を満たせませんし、時間のロスにもなる。ですから、訪問時は営業職と技術職の二人一組を原則としています。そして、営業訪問した商談記録はSansanに入力され、すべての営業職と技術職に開示しています。

– スピーディーな営業で、情報はオープンなのですね。

スピーディーでオープンといえば、もうひとつ面白いエピソードがあります。
営業が韓国に出張に行き、現地でSansanに商談情報を入力。そこにはサンプルの必要性がレポートされていました。その情報が技術職にも共有され、営業が帰国したときには、もうサンプルができあがっていました。たった2、3日の話です。そのスピード感に、私自身も驚きました。

社内の情報共有で営業活動を効率化

「導入」ではなく、「浸透」を目標にSansanを導入した結果、
「一石二鳥」ではなく、「一石多鳥」に

– Sansan導入以前は、どのように顧客データベースを活用していましたか?

データはありましたが、ダイレクトメール配信もしていませんでしたし、あまり活用はされていませんでした。
Sansan導入後は、交換した名刺にメルマガを年2回2,000通の配信したところ、少しずつ効果があらわれた。そして、いまでは月1回5,000通の配信で、さらに効果があがってきています。

– 年2回のメール配信を月1回に増やして、何がどのように変化したのですか?

大きく捉えて3つの変化がありました。
まず1つ目は取引先が大きく変化しました。守秘義務上、申し上げることができませんが、誰もが知っているような企業からの引き合いが、どんどん増えています。

2つ目は、展示会後のリスト化への処理時間が大幅に削減できたこと。
年に1回の頻度で展示会に出ていますが、約1,000枚の名刺が入手できます。以前は入力に時間がかかっていましたが、Sansan導入後のいまでは、その場でスキャンし、翌日にはデータ化されている。しかも精度はほぼ完璧。間違いがないので、確認時間も削減でき、不安なくメール配信できています。

– 定量的な効果はありますか?

それが3つ目の変化です。
展示会後すぐにメール配信ができるようになったことで、今年2014年の展示会では問い合わせ件数が、前年比1.5倍になりました。サンプルの出荷数は2倍にアップしています。これだけ効果が出ていると営業もやり甲斐が出てくるようで、展示会への出展を増やす方向で企画を練っています。

大成ファインケミカルの千葉にある向上
千葉県旭市にある工場

Sansanを導入すれば、確実に組織力と営業力が上がる。
だから、グループ企業2社にも導入した

– 御社で導入いただいた後、グループ企業の2社にもSansanを導入していただきました

現実問題として、費用対効果が悪ければ継続もしませんし、紹介もしません。それでもSansanをグループ企業で導入したのは、Sansanは投資に見合ったリターンが確実にあったからです。

具体的なリターンとは、組織力と営業力が上がったことです。商談情報を技術職が共有し、スピーディーにサンプルを製作、総務が発送という一連の流れができたこと。それにより、営業力が上がったことです。そして、Sansanは使えば使うほど、情報がたまっていきます。つまり、長く使い続けることでより効果が出るものですので、これから、さらに期待が持てます。

このようなSansanを選定し、提案してくれ、仕組みをつくりあげた籾山(総務グループ長)は、社長賞モノだと思いますよ。まぁ、いまのところ、社長賞は存在していませんけどね(笑)。

– Sansanを導入して費用対効果が高い企業とは、どのような企業だと思われますか?

私共はメーカーですので、それを前提にいえば、「組織的に開発を進めたいメーカー」には、Sansanをおすすめしたいと思います。また、このような新しいシステムについても、経営者の方は積極的に勉強し、取り入れていくべきだと感じています。

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