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導入事例

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秘書仲間からの紹介でSansanを導入。役員の名刺を管理する手間が、大幅に削

 様に導入

2011年以降5年連続で回転寿司業界売上ナンバー1を達成

日本全国に430店舗の寿司レストランチェーン「スシロー」を運営する株式会社あきんどスシロー様は、2012年10月より、役員の名刺管理にSansanを導入しました。導入理由や秘書がおこなう効率的な名刺管理について、総務部 秘書課のご担当者様にお話を伺いました。

– 株式会社あきんどスシローの事業内容を教えてください

あきんどスシローは、1984年に大阪阿倍野の1軒のすし店から生まれた回転寿司の企業です。「うまいすしを、腹一杯。うまいすしで、心も一杯。」を企業理念に、現在は日本全国に430店舗(2016年5月)展開し、2011年以降5年連続で回転寿司業界売上ナンバー1を達成しています。

役員の名刺管理に困っていたとき、
秘書仲間からSansanを紹介された

– Sansanを導入することになった経緯を教えてください

4年前に、秘書課の立ち上げを任され、私があきんどスシローに入社した当時、当然ながら秘書がいなかったので、役員の名刺管理はまったく手つかずの状態でした。そこで、当時の社長と専務の名刺管理からまずは着手することになりました。(現在は役員7名の名刺管理に運用拡大)

– 秘書がいない当時、役員はどのように名刺管理をしていたのですか?

役員は各自で名刺を管理していました。名刺ファイルに入れていたり、箱に入れていたり、輪ゴムでとめて束で持っていたりと、各自がご自身のできる範囲で名刺管理をしていました。
秘書課が立ち上がり、名刺管理に着手するにあたり、家電量販店で買えるような名刺管理ソフトを購入しましたが、スキャンの読み取り精度が低く満足のいくものではありませんでした。これは他社の導入事例にも書いてあることだと思いますが、読み取り精度が低いことで、入力後の確認作業や手入力による修正をしなければなりません。精度が低く、その分の作業が増えては困ります。
そんなあるとき、知人の秘書が勤務する企業を訪問したのですが、その際「名刺管理はSansanを使っている」と聞いたのです。

– 当初Sansanについて、どのような印象を持たれましたか?

Sansanは初めて耳にするサービスでしたが、話しを聞いてみると、「高い読み取り精度」や「初期取り込みの簡便さ」など、おおむね好印象を持ちましたが、なにより、おなじ職種である「秘書仲間からの紹介であること」が安心できました。

Sansanの機能面の充実と費用対効果を評価し継続利用している

3つの選定条件

– 選定の際、あらかじめ、どのような条件をお考えでしたか?

3つありました。「精度の高さ」と「導入のしやすさ(=初期取り込み)」、そして「費用」です。
前の2つは、紹介時にクリアされていましたが、3つ目の費用については慎重に判断をしました。Sansanの営業ご担当者様に来社いただきご説明を受けましたが、当初「少し高いかな」という印象はありました。それは、比較対象が家電量販店で購入した、精度の低い名刺管理ソフトだったからです。しかし、いま考えれば、性能が高ければそれなりの価格にはなってくるものです。事実、いまも継続利用しているのは、その機能面が充実しており、費用対効果が優れていると判断しているからです。

– 導入時、他社製品との比較はされましたか?

はい、比較しました。しかし、いまとなっては、どの製品と比較したかまでは覚えていません。比較はしましたが、確認程度です。正直なところ、ご紹介いただいたこともあって、ほぼSansanに決めていました。

3つの導入効果

– Sansan導入の効果をお聞かせください

現在、Sansanの運用を始めて3年半ぐらい経過していますが、おもに3つの点で効率化されています。

1. 取引先の人事異動情報が自動配信される
2. コンタクト履歴が、どんどん進化する
3. タグ付け機能が、秘書には便利

-「 1.人事異動情報が自動配信される」とは?

人事異動情報がメールで配信されてきますが、これが結構助かっています。
スシローでは、これまで取引先企業の役員の異動情報などは、新聞などの媒体頼りだった部分もあるのですが、現実的には、毎日人事情報のために新聞を見る時間は確保できません。しかし、人事情報が配信されてくるので、見逃すことはなくなりました。過去、取引先の人事異動や昇進・昇格情報をタイムリーにキャッチできず、祝電のタイミングを逃したことがありましたが、現在はそのようなことはなくなりました。

-「 2.コンタクト履歴が進化する」とは?

秘書の場合、相手方の「秘書の情報」もたいせつな情報のひとつです。
どの企業においても役員は多忙ですから、細かいスケジュールの話は本人同士でしません。本人同士で内諾をしたうえで、「あとは秘書同士で」という流れになることが多い。その際、役員付きの秘書情報が重要になってきますので、役員名刺をSansanに取り込んだ際に、コンタクト欄に秘書情報を追加するようにしています。また、名刺に携帯番号が載っていない方の場合も、メールのやり取りの中で、メールの署名欄に携帯番号が入っていれば、適宜、Sansanに手入力しています。このように、その方に関連する情報を、名刺に紐付けて随時追加し管理できるのが便利ですね。

-「 3.タグ付け機能が便利」とは?

タグ付けの機能があることで、私ども秘書はたいへん助かっています。
名刺を取り込む際に、名刺交換日を入れるのですが、私が把握していないところで、いろいろな方とお会いされている場合もあって、私が把握しているスケジュールだけではいつ交換されたのか分からない名刺があります。そのような名刺は、一括して「2016年中に交換分」というようなタグを付けておきます。年末に年賀状の追加宛先リストを作成する際に、最新年度のタグ付のされた名刺だけを選択し、さらにその中から必要な方の名刺だけを選択して、選択名刺ダウンロードの機能を使い、簡単にエクセル化されたリストを作る作業をしています。すぐにエクセル化出来るのは便利ですね。

企業の顔である役員の名刺・人脈の管理に今後も活用していく

秘書向けのクチコミサイトでも、
Sansanは有名です

– 名刺管理に悩んでいる秘書の方に向けて、先輩ユーザーとしてアドバイスをお願いします

おそらく、秘書業務の中で名刺管理は、「多くの時間はかけられないけれど、ミスが許されない業務のひとつ」であり、多くの秘書に共通する問題だと思います。もちろん、自社で選定することも良いと思いますが、客観的なクチコミを参考にすることもできると思います。

会員制の秘書向けのコミュニティの中で、「名刺管理で困っています」という投稿を目にすることがありました。私も「Sansanを使っていて、便利です」と書き込みをしようと思ったところ、すでにほかの秘書からの「Sansanがいいですよ」という「推薦」が書かれていました。秘書が抱える問題は、他の秘書もおなじだと思いますので、秘書から聞くのが確実だと思いました。

– Sansanへひとことお願いします

役員は企業の顔です。取引先企業に対して節度ある対応をするためにも、秘書を含めた正確な名刺情報の管理は欠かせません。その点でいえば、Sansanは非常に重宝するサービスだと思います。長期間、顧客情報を管理することができますので、長いお付き合いや引き継ぎの観点からも良いサービスだと思います。

当社では、今後もSansanを活用し、役員の名刺管理・人脈管理をしていく所存です。Sansanには今後も便利なサービスの開発などを通じて、支援をして欲しいと思います。今後共、どうぞよろしくお願い致します。

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