612
導入事例

 様に導入

  • コミュニケーション
  • 効率化
  • コスト

埼玉トヨタ自動車株式会社

 様に導入

Microsoft Office 365 で情報共有のしくみの刷新へ
情報アクセスを容易にすると共に双方向の情報交換も実現可能にし、
"満足を超えた感動を与えられるお客様対応" をさらに推進できる基盤確立を目指す

写真:埼玉トヨタ自動車株式会社

埼玉トヨタ自動車株式会社

"満足を超えた感動を与えられるお客様対応" を経営理念に掲げ、埼玉県全域に 56 事業所を展開する埼玉トヨタ自動車株式会社。ここではこれまでファイル サーバーで行われていた本社および店舗間の情報共有を、Office 365 へと移行する取り組みが進められています。採用の決め手になったのは、社内ニーズに柔軟に対応できる高いカスタマイズ性と、充実したドキュメント管理機能、そして Microsoft Office ファイルの扱いやすさでした。現在はまだ Microsoft SharePoint Online による情報共有サイト活用が試行されている段階ですが、情報アクセスが容易になるなど、既にさまざまな効果を発揮しています。全社展開は 2016 年 1 月を予定。将来は Yammer や Microsoft Exchange Online など、他の機能を活用していくことも検討されています。

<導入の背景とねらい>
顧客対応をさらに高度化するため情報共有基盤の見直しへ

埼玉トヨタ自動車株式会社
常務取締役 管理本部長
財務部長
糸井 猛 氏

埼玉トヨタ自動車株式会社
財務部
情報システムグループ
シニアアドバイザー
澤 勝彦 氏

少子高齢化や人口減少、経済成長力の鈍化、そして車両保有期間の長期化など、国内における自動車販売は以前のような成長が難しい状況になっています。また若年層における自動車への関心も以前に比べて低下しており、20 歳代の運転免許保有人口も減少と、厳しい状況は今後も続くと見込まれます。このような経営環境の中で自動車販売会社が今後も利益を確保し続けるには、既存顧客のライフ タイム バリュー拡大が、重要なテーマになると言えるでしょう。既存顧客に対するリピート販売のチャンスを的確につかむと共に、新車以外の商品やサービスも積極的に提案していく必要があるのです。

これらの課題に対応するため、Office 365 による情報共有基盤刷新を進めつつあるのが、埼玉トヨタ自動車株式会社 (以下、埼玉トヨタ) です。

同社は 1946 年 (昭和 21 年) に設立され、現在では埼玉県全域に 56 事業所を展開する、トヨタ系の自動車販売会社。 "満足を超えた感動を与えられるお客様対応" を経営理念に掲げ、地域に種をまき、畑を耕すような地道な顧客対応を行うことで、地元との信頼関係を育て続けています。2013 年 10 月には鉄筋とガラスを組み合わせた新社屋を竣工し、その屋上にフットサル コートを用意して地域のイベントに利用してもらうなどの地域貢献も推進。また環境対応活動にも積極的に取り組んでおり、2001 年 9 月に県内ディーラーとして初めて ISO14001 を取得しています。2014 年には充電も可能なハイブリッド車「プリウス PHV」の販売コンテストで全国トップになっており、業界内では「PHV の埼玉トヨタ」としても知られています。

同社が顧客満足向上の土台として大切にしているのが、従業員満足の向上です。そのために現在進められているのが、スタッフ間の心の共有やチームワークの醸成といった職場環境の改善であり、その基盤となるコミュニケーション環境の整備にも力を入れています。またコミュニケーション基盤および情報共有基盤の整備は、営業スタイルの進化にも重要な役割を果たすと期待されています。

「お客様 1 人に新車を販売したら、そのお客様をできる限り深く理解し、次の適切な提案につなげていかなければなりません」と語るのは、埼玉トヨタで常務取締役 管理本部長 財務部長を務める糸井 猛 氏。そしてこの時の提案内容は、必ずしも新車の販売には限らないと説明します。「私どもは新車以外にも、中古車や保険、携帯電話、車周辺のさまざまな商品やサービスをご用意しています。既存のお客様を大切にしながら、車にかかわる "バリュー チェーン" のカバー率を高めていくことが重要なのです。情報共有のしくみはそのために欠かせない基盤だと言えます」。

埼玉トヨタが情報共有のためのしくみを構築するのは、今回が初めてではありません。既に 10 年以上前からファイル サーバーを導入しており、本社と各店舗を結ぶネットワークを確立、共有フォルダーによるファイル共有が行われてきました。しかし埼玉トヨタ 財務部 情報システムグループ シニアアドバイザーの澤 勝彦 氏は「これは、紙の時代の社内メール便による通達を電子ファイルに置き換えただけであり、情報共有のしくみとして十分ではありませんでした」と語ります。

ファイル サーバーの最大の問題は、利用が手軽ではなく、店舗スタッフが直接共有ファイルにアクセスすることが難しい点にあります。そのためこのしくみでは、各店舗の店長が通達などのファイルをプリントアウトし、紙の状態で店舗スタッフに回覧/掲示する必要があったのです。その結果、店長が不要と判断した情報が店舗スタッフに伝わらないことも少なくなく、情報共有が徹底できないという課題が生じていました。

また長年使い続けた結果、ファイル サーバーに膨大な数のファイルが格納されるようになり、目的のファイルを見つけにくくなったことも大きな問題でした。本部と店舗間の情報共有だけではなく、本社内の新規プロジェクトや部署間での情報共有を目的としたフォルダー、PC のファイル バックアップ用の個人用フォルダーなどが次々と作成された結果、フォルダーの総数は数千に達していました。

だれでも必要な情報に、スピーディかつダイレクトにアクセスできるようにするにはどうすればいいのか。この問いに対して埼玉トヨタが出した答えが、Office 365 の 1 機能である SharePoint Online の活用だったのです。

<導入の経緯>
自由度の高さと充実したドキュメント管理機能を評価し
Office 365 を採用

埼玉トヨタ自動車株式会社
財務部
情報システムグループ
グループリーダー
金子 善明 氏

「ファイル サーバーに替わる情報共有基盤の検討は、既に 2010 年ごろから始めていました」と澤 氏。複数ベンダーのグループウェアを検討対象にし、これまで数多くのデモや説明を受けてきたと振り返ります。「どのグループウェアも同じような作りをしており、自社に合ったカスタマイズは簡単ではありませんでした。社内で使う情報共有の基盤は、もっと型にはまらない、自由なものであるべきだと考えたのですが、このニーズに対応できるものはなかなか見つかりませんでした」。

このような悩みに終止符を打ったのが、Office 365 との出会いでした。

「2014 年夏に Office 365 の話を聞き、SharePoint Online なら自社のニーズに対応できそうだと感じました。これならカスタマイズの自由度が高く、当社オリジナルの "顔付き" を持つ情報共有サイトも簡単に構築できます。また他のグループウェアではドキュメント管理機能に難があるケースが多かったのですが、SharePoint Online はドキュメント管理に関しても十分な機能を備えています。既存の情報共有はファイル ベースだったので、これならスムーズに移行できると判断しました」 (澤 氏) 。

その一方で、Office 365 はマイクロソフトが提供するサービスであるため、Office ドキュメントの扱いが容易な点も大きな魅力だと指摘するのは、埼玉トヨタ 財務部 情報システムグループ グループリーダーの金子 善明 氏です。「Microsoft Word や Microsoft Excel などのファイルを SharePoint Online に上げておけば、Web ブラウザーで直接閲覧や編集ができます。これまでの情報共有は、本社から各店舗に向けた一方通行の通達がほとんどでしたが、情報入力の書式を SharePoint Online で各店舗に配信し、そこに情報を入力してもらえれば、双方向の情報共有も容易になるはずです」。

金子 氏はさらに、コスト パフォーマンスの高さも重要なポイントだと語ります。「Office 365 には SharePoint Online だけではなく、他にもさまざまな機能が用意されています。この価格でこれだけの機能が利用できることを考えれば、他のグループウェアに比べて安価だと言えます」。

2015 年 1 月には Office 365 の採用を正式に決定。2015 年 2 月に契約を行い、現在 (2015 年 5 月) は情報システム グループ内でのパイロット運用が行われています。埼玉トヨタでは 2015 年末に基幹系システムの刷新が予定されており、これに合わせて約 1,000 台の PC が Windows 8.1 へと移行する計画ですが、この作業が完了する 2016 年 1 月には Office 365 も全社展開する予定になっています。

<導入効果>
ビュー活用で情報アクセスが容易に、
双方向のやり取りにも道を拓く

埼玉トヨタにおける Office 365 活用はまだ部分的に始まったばかりですが、既にいくつかの効果が認められています。その中でも特に高く評価されているのが、SharePoint Online によって必要な情報へのアクセスが容易になったことです。

「SharePoint Online ではファイル一覧をビューで表示しますが、ビューの表示方法は自由に切り替えることができ、ファイルの属性によって表示を絞り込むことも簡単です」と澤 氏。フォルダーごとにビューを定義することもでき、階層の深い場所にあるファイルでも、ビュー表示の設定を行うことですぐにアクセスできると言います。「たとえば 1 つのフォルダーの中に複数バージョンのファイルがある場合、最新のものだけを優先的にビューに表示させる、といったことも可能です。また過去のバージョンのファイルを作成日時順に並べることもできます」。

Web ブラウザーで表示するページの作成や、構成変更も容易に行えます。ドキュメント ライブラリやタスク一覧、予定表、ディスカッションなどの Web パーツを配置し、Word 感覚で編集するだけで、コーディングをまったく行うことなく Web ページを作れるのです。Web ページには Office ファイルのサムネイル/プレビューの表示もでき、Excel で作成したグラフの掲載も可能です。「たとえば実績管理のための Excel ファイルを Web ページに埋め込んでおいて、各店舗にデータを入力してもらう、といったことも行えるはずです」と金子 氏。全店舗で入力されたデータを集約し、Web ページ上でグラフ表示して分析することも、特殊なツールを使うことなく実現できます。

SharePoint Online なら Web ページに直接写真を並べることもできます。「写真を Web ページに表示して、そこをクリックすると他のページにジャンプするといったしかけも作成可能です。少し触って慣れてしまえば、おもしろい Web ページをどんどん作れるのです」 (金子 氏) 。

Office 365 Video という動画共有ポータルも利用できます。これは Microsoft Azure Media Service で動画を配信し、これを SharePoint Online で表示するというものです。この機能を活用すれば、納車式のようすを動画に収め、それを社内で共有することも可能です。また熟練エンジニアの作業を収録し、新人エンジニアのトレーニングに利用するといったことも考えられます。

SharePoint Online に組織や社員に関する情報を登録しておけば、各組織の役割や担当者のコンタクト先もわかりやすくなります。現在でも簡単な組織表が Excel で作成されてファイル サーバーで共有されていますが、今後はこれを写真入りで作成し、Web ページに掲載することも検討されています。「このようなしくみができれば、店舗スタッフから本社の担当者へのコンタクトも簡単になり、業務をより効率化できるはずです」 (澤 氏) 。

<今後の展望>
Yammer や Exchange、OneDrive など、
他の機能も積極的に活用

現在は SharePoint Online の利用がメインですが、今後は他の機能も積極的に活用していく予定です。その筆頭として挙げられているのが Yammer です。これは社内 SNS の機能を提供するものであり、より気軽な社内コミュニケーションを可能にします。

「たとえばお客様からいただく質問や苦情、お褒めの言葉など、これまでは社内ニュースとして流していましたが、Yammer ならもっとリアルタイムかつ手軽に情報を配信できます」と澤 氏。また SNS は双方向の議論も容易なので、Q & A やノウハウ公開の場として利用するのもおもしろいのではないかと語ります。「従業員満足度を高めるにはスタッフ間の心の共有が重要ですが、スタッフどうしの横のつながりをこれまで以上に広げるうえでも、Yammer は大きな効果を発揮すると思います」。

Exchange Online の活用も視野に入っています。その用途の 1 つがスケジュール管理です。現在のスケジュール管理は個々人が紙や Excel ファイルで行っていますが、これをオンライン化できれば、グループでのスケジュール共有が容易になります。また現在は他のグループウェアで行っている施設管理も、Exchange Online へと移行する予定だと言います。電子メールはトヨタ グループのサービスを利用していますが、これも近い将来には Exchange Online へと移すことが検討されています。Exchange Online では 1 ユーザーあたりのメール ボックス容量が 50 GB と大きいため、より多くのメールや添付ファイルを格納できると期待されています。

個人ファイルの格納場所としては、OneDrive for Business の利用が考えられています。これは 1 ユーザーあたり 1 TB のオンライン ストレージであり、複数の PC 上のフォルダーと双方向同期した、セキュアなファイル管理が行えます。またブラウザーからもファイルをアップロード/ダウンロードでき、オンライン上のファイルを Office から直接開き、編集/保存することも可能です。

これらに加え、Microsoft Lync Online も活用すれば、コミュニケーションの質やスピートは、さらに高まっていくはずです。これは、相手の映像や共有資料を画面に表示しながら通話できる Web 会議機能や、テキスト チャット機能を提供しており、Web 会議の内容を録画してファイルとして保存し配布することも可能です。電話だけでは伝わりにくい内容もきめ細かく伝えることができ、その内容を第三者が再利用することも容易なのです。

「Office 365 による情報共有基盤には大きな可能性があります」と糸井 氏。幅広い機能を活用することで、情報共有やコミュニケーションのあり方が、大きく進歩するはずだと語ります。「効率的な営業手法を生み出し、お客様にさらなる感動を与えるためにも、この基盤を活用した新たな取り組みに、どんどんチャレンジしていきたいと考えています」。

ショールーム

コメント