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金融サービス提供のロベコ、Office 365 で石器時代から 21 世紀にタイムスリップ

ロベコは、Office 365 を採用した最初のオランダの大手金融サービス会社です。管理と運用のコストが以前よりも大幅に低下し、従業員の満足度と生産性が向上しました。ロベコの Ton Ligtvoet 氏は次のように述べています。「スタッフの 1 人によれば、Office 365 の採用は石器時代から 21 世紀にタイムスリップしたようなものでした。これは、2 年足らずの間に当社がどれほど進歩したかを表しています。スタートは好調でしたが、苦境に陥ったこともありました。現在では金融サービス業界の先行導入者となっています。新しい IT 環境がもたらすビジネス チャンスは、尽きることがありません...」

シナリオ

2012 年に、資産マネージャーが「You! 」プロジェクトを立ち上げました。これは、ロベコに「仕事の新しい世界」を実現する取り組みです。この取り組みでは、「Bricks、Bytes、Behaviour (レンガ、バイト、行動)」を合言葉に、作業環境、テクノロジ、行動を変えることよって、共同作業、知識の共有、コミュニケーション リソースの効率的で効果的な利用についての問題を解決することを目指しています。

テクノロジ的には、ロベコの IT 環境は非常に時代遅れでした。「この取り組みの目標は、従業員の作業とコミュニケーションの効率を向上させ、共同作業を最大限に利用するという、既存の IT インフラストラクチャでは不可能なことでした。当社が使用していたのは、Office XP、Lotus Notes、Windows XP でした。この環境はユーザーに非常に不評でした」と、Ton Ligtvoet 氏 (IT 開発マネージャー兼 IT 管理チームの「Workspace 2014」ワークステーション プログラム コミッショナー) は述べています。

この「仕事の新しい世界」をサポートし、経費を削減するイノベーションを導入するためにビジネス ケースが作成されました。「ユーザーと IT 部門の両方にメリットのあるソリューションが必要でした。それが、Office 365 でした。このソリューションの柔軟なライセンス モデルの利点は、主要コストがサーバーや記憶装置、ライセンスの数ではなく、ユーザーの数で決まることです。現在、管理コストがゼロになるということはあり得ません。Office 365 との互換性と十分なセキュリティを確保するためには、常にコンポーネントを自社インフラストラクチャに実装する必要があるからです。IT 部門は、今後、IT 自体ではなく、IT の用途にさらに注力できるようになり、従来と異なる能力も必要になります。新しいツールセットを使用することで、コミュニケーション、共同作業、知識の共有が容易になり、生産性の大幅な強化が可能になります。したがって、ユーザー満足度の向上も Office 365 のもう 1 つの利点となります」(Ligtvoet 氏)

参考のため、Google とマイクロソフトの顧客を見学した後、すぐに Office 365 に決定しました。「マイクロソフトを選んだ主な要因の 1 つは、当社の要件、希望、見解とマイクロソフトのテクノロジの相性が良かったことです。もう 1 つの要因は、従業員が Office 365 に含まれるアプリケーション (Outlook など) に慣れている点でした」

Ligtvoet 氏によると、管理部門が Office 365 導入を望む理由はたくさんありました。「費用対効果の高さ、ユーザー エクスペリエンス、常に最新の IT 環境などのメリットがあるため、管理部門を説得するのは簡単でした。しかし、最終的な決定には、セキュリティ、プライバシー、コンプライアンス、監督機関の要件などの要素が、大きな役割を果たしました。当社は、マイクロソフトおよびこの分野の IT パートナーと非常に緊密に連携しました」

このプロジェクトの IT パートナーとして選ばれたのは、マイクロソフト認定パートナーのアバナードでした。「アバナードはマイクロソフトのテクノロジと BPOS (Office 365 の前身) の経験が豊富で、この分野で数多くのプロジェクト実績がありました。アバナードの専門家は、何が重要かがわかっており、いい仕事をしています。当社は、HP とも緊密に連携しました。HP は当社のインフラストラクチャ、ワークスペース管理、サービス デスク部門の外部委託パートナーです」(Ligtvoet 氏)

ソリューション

ロベコの従業員約 1,600 人のうち 1,200 人が Office 365 を仕事に使用しています。Office 365 の使用は、オランダだけでなく、アジア、中東、およびヨーロッパの多数の営業拠点にも広がっています。このように大規模に Office 365 に移行したのは、大手金融機関としてはロベコが最初でした。

アバナードのテクニカル インフラストラクチャ担当副社長の Johann Corlemeijer 氏は次のように述べています。「このマイクロソフトのソリューションを金融サービス業界に導入した草分けなので、当初は予想外のことに見舞われたこともあります。それらの問題も、マイクロソフトとアバナードで解決することができました。振り返ってみると、本当に良い経験でした。ロベコが直面した課題の 1 つは、コンプライアンスとセキュリティ上の規制に関連するものでした。基本的に、Office 365 は 1 種類ですべてをカバーするフリーサイズのソリューションであり、すべてのお客様が同じ機能を利用できます。しかし、ロベコはただのお客様ではありません。ロベコのセキュリティ要件は他のお客様よりも高く、監督機関であるオランダ中央銀行 (DNB) が科すコンプライアンス要件を満たす必要もあります。昨年の 11 月に、DNB は Microsoft Office 365 の採用上の大きな障害を取り除きました。この措置の一環として、マイクロソフトは、オランダの金融機関 (ロベコを含む) との契約書に DNB の閲覧権を許可する条項を追加しました。これにより、DNB は必要に応じて、ロベコが Office 365 環境でコンプライアンス規制を遵守しているかどうかを調査できます」

「しかし、DNB のアウトソーシング規則すべてを正当に順守したとしても、これで、金融機関が Office 365 採用の最終決定前に、徹底的なリスク分析と評価を行う義務が免除されるわけではありません」と、Ligtvoet 氏は付け加えました。

Office 365 には、コンプライアンスとセキュリティの分野に、「訴訟ホールド」や「デバイス制御」のカテゴリなどの一連の保証が組み込まれています。Johann Corlemeijer 氏は次のように説明しています。「ロベコの従業員は、いつでもどこからでも自分のデータにアクセスできます。また、アクセスに使用するデバイスは、承認済みであればどんなものでもかまいません。この種の機能により、テクノロジの観点からだけではなく、ユーザーの観点からも、Office 365 がロベコにとって最適のソリューションでした」ユーザーは Office 365 のクラウドで Exchange Online、SharePoint Online、Lync Online にアクセスできます。ロベコでは、電子メールと予定表に Exchange Online を使用しています。また、SharePoint Online がイントラネットの代わりとなるため、ユーザーがサイトとドキュメントを他のユーザーと共有できます。

メリット

「当社にとって Office 365 の最も大きなメリットは、電子メール、予定表、Office の機能を統合する単一の環境が得られたことです。今では、知識の共有と共同作業を支援するツールにもアクセスできます。また、予想どおりある程度のコストも削減しました。例を 1 つ挙げれば、当社の Office 365 環境はマイクロソフトにより自動的に更新され、また、エンドユーザーがすぐに使い始められる新しい機能が提供されています」と、Ligtvoet 氏は述べています。

同氏によると、その他のメリットとしては、使い勝手、多彩な機能、組織内での共同作業の増加、スマートフォンとの連携などがあります。「Web メールの導入や、会社のスマートフォンと個人のデバイス (ロベコでは当面 iPhone と iPad のみ) の両方から電子メール、予定表、コミュニケーション、共同作業の各機能にアクセスできることもあり、自宅と外出先の基本 IT 作業環境 (会社以外のデバイスなど) のサポートを改善できます」(Ligtvoet 氏)

ビジネス ケースにおいてコスト削減は重要でした。「Office 365 はあらゆる組織に適しています。組織の規模や、メールボックスの数が 1 つか 25,000 以上なのかには関係ありません。高価なカスタマイズは必要ありません。メンテナンスやサービスも必要ありません。すべてマイクロソフトが引き受けてくれています。これらの理由から、Office 365 のソリューションは、社内サーバーを使用するオンプレミスのソリューションよりもかなり安価になっています」(Corlemeijer 氏)

「コスト削減について正確な数字や割合を提示することはできませんが、ここで言えることは、Office 365 環境のメンテナンスと運用にかかるコストは、当社がこれまで使用してきたサーバー環境に比べ、かなり低いということです。マイクロソフトが管理、セキュリティ、更新を引き受けてくれるため、時間と労力が大幅に節約できます。また、Office 365 によって生産性が向上しました。ビジネス ケースに含めず、定量化もしていませんが、良い結果が得られています。ついでながら、これらの結果は、新しい IT 環境だけでなく、当社の従業員による各種修正や作業環境への変更によるものでもあります」(Ligtvoet 氏)

ロベコは、近い将来 Office 365 の機能をさらに拡張する予定です。「たとえば、Lync とオフィスの電話システムとの統合を考えています。Lync は単なる通話を超えた、まったく新しいコミュニケーション方法を導入するため、高価な電話交換機はすべて不要になります。また、マイクロソフトから定期的に新しい機能がリリースされるので、何か新しいものが提供されるのをいつも心待ちにしています」(Ligtvoet 氏)

Ligtvoet 氏によると、今ではさまざまな金融機関がロベコの導入した Office 365 のソリューションに大きな関心を寄せているとのことです。「当社はパイオニアであるため、他の金融機関が当社の導入内容と導入経験を知りたがっています。当社のエクスペリエンスは積極的なものです。「仕事の新しい世界」へ向けて動き出したところですが、Office 365 とともに正しい方向へ進んでいることが証明されています」(Ligtvoet 氏)

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