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立正大学

 様に導入

Microsoft Office 365 で「生涯メール」の提供を開始
卒業後も在学中のメール アドレスの継続使用を可能とし、
卒業生との絆を維持し愛校心を深める基盤を構築

写真:立正大学

立正大学

<「モラリスト×エキスパート」を育む。>という教育目標を掲げ、「人類社会の発展に貢献しうる有為な人材」の育成に取り組み続けている立正大学。ここでは卒業生との絆強化のために「生涯メール」の提供を開始、その基盤として Office 365 が活用されています。採用の理由は低コストで大規模ユーザーに対応できることと、卒業後も在学時のメール アドレスを継続して利用できること。またメール以外の機能の充実や、マイクロソフト日本法人の対応力も高く評価されています。

<導入の背景とねらい>
卒業生との絆を強化する生涯メールの提供を開始、
そのためのシステム基盤に Office 365 を採用

写真: 菅野 智文 氏

立正大学
情報メディアセンター
品川情報システム課 課長
菅野 智文 氏

写真: 石田 恭啓 氏

立正大学
情報メディアセンター
品川情報システム課
石田 恭啓 氏

写真: 峰内 暁世 氏

立正大学
情報メディアセンター
品川情報システム課
峰内 暁世 氏

卒業生との絆をいかにして強化していくか。これは大学経営の重要なテーマだと言えます。卒業生と大学の距離感が近ければ、在学生は社会で活躍する卒業生を自らのロール モデルにしやすくなり、卒業生による在学生の活動支援も期待できます。また大学を軸とした地域社会の発展にも貢献しやすくなります。しかし卒業生とのつながりを維持し続けることは、決して簡単なことではありません。この課題へのアプローチの 1 つとして、卒業生を対象にした「生涯メール」の提供を開始したのが、立正大学です。

「立正大学には以前から外郭団体としての同窓会が存在していましたが、2012 年にこれを校友会という形で大学内の組織に組み込み、卒業生との絆強化を推進しています」と語るのは立正大学 情報メディアセンター 品川情報システム課 課長の菅野 智文 氏です。以前は卒業生への連絡手段が紙媒体の郵送しかなく、連絡しやすい状況だとは言えなかったと説明します。「卒業生とのつながりを維持するには、連絡が取りやすいコミュニケーション基盤が必要です。そのためには卒業後も使える生涯メールが有効だと考えました」。

しかし全卒業生を対象にした生涯メールの提供には、大規模なメール システムが必要になります。立正大学の卒業生は既に 10 万人に達しており、今後も継続的に増えていきます。大きな投資が行えない状況で、大規模なメール システムをいかにして構築し、維持すればいいのか。この問題の解決手段として立正大学が着目したのが、SaaS 型のメール システムでした。

「これだけ大規模なユーザー数でもフリーで安定的に使えるサービスは、現時点では 2 つしかありません」と言うのは、立正大学 情報メディアセンター 品川情報システム課の石田 恭啓 氏です。その 2 つとは、Google Apps と Office 365 です。立正大学はこれらを徹底的に比較検討した結果、Office 365 を選択するのです。

<導入の経緯>
卒業後も同じアドレスを使えることを重視、
機能の充実や日本法人の対応力も高く評価

Office 365 に軍配が上がった理由は、大きく 3 つありました。

第 1 は広告掲載の有無と、卒業後も在学時のアドレスを継続利用できるか否かです。立正大学としては、在学生に広告を出すことは避けるべきだと考えており、卒業生と在学生が別のドメインになることも望ましくなかったと説明します。他大学の事例から、卒業後のメール アドレスが在学時のものと変わってしまうと、利用率が大幅に低下することがわかっていたからです。「Office 365 なら広告掲載なしで、在学生/卒業生共に同じドメインを使い続けられます。これなら生涯メールの利用率を高められると判断しました」。

第 2 はメール以外の機能も充実していることです。特に、Office Online と OneDrive for Business の組み合わせは非常に便利であり、その活用ノウハウは卒業後も十分役立つはずだと石田 氏は語ります。その一方で菅野 氏は、「様々な機能を活用していくにあたり、標準機能で実用レベルでの利用ができることも重要です」と指摘します。

第 3 は日本国内の体制がしっかりしており、データセンターも国内に存在することです。「マイクロソフトでは日本法人が前面に立ち、ユーザーの要望や問い合わせに対して国内で迅速に対応してくださると聞いていました。本学からの問合せが米国までエスカレーションされ、米国と英文メールの交渉は、我々にとって大きな負担です」と語るのは、立正大学 情報メディアセンター 品川情報システム課の峰内 暁世 氏です。これに加えて菅野 氏は、「万一の時に国内法が適用されることは必須でした。さらにデータの安全性を考えれば、国内にデータセンターがあるのは、マイクロソフトの大きな魅力の 1 つです」と述べています。

立正大学ではこのような比較検討を 2014 年 4 月から実施し、2014 年 12 月に Office 365 の採用を決定。2015 年 4 月から生涯メールの提供を開始しています。また在学生向けメール サービスの Office 365 への移行も同時期にスタート。既存の学内メール システム (アプライアンス型のオンプレミス システム) も併存させながら、今後 2 年間で在学生メールの完全移行を完了させる計画です。

<導入の効果>
急激な負荷増大が発生しても問題なく稼働、
パスワード ポリシーの厳格化にも道を拓く

立正大学は、Office 365 を採用することで、卒業後も継続して使える生涯メールのシステムを、低コストで立ち上げることに成功しましたが、メリットはこれだけではありません。大きな負荷変動にも対応しやすくなったことも、重要な効果だと菅野 氏は語ります。「たとえば就職活動には大学のメールを使うよう学生に指導していますが、エントリーの時期には膨大な数のメールが届くため、以前はトラブルが発生しないかヒヤヒヤしながら運用していました。しかし Office 365 なら負荷が一気に増大しても、トラブルなく動き続けてくれます」。

また峰内 氏は、Office 365 の導入に合わせて学内の統合認証システムのパスワード ポリシーをより厳格化できたことも、利点の 1 つだと指摘します。今回の Office 365 導入では、学内の Active Directory と Office 365 のユーザー アカウントをディレクトリ同期 (DirSync) によって同期し、サードパーティ製ツールで他システムと連携することで、シングル サインオンを実現しています。そのため学内認証のパスワード ポリシーも、Office 365 に合わせる必要があったのです。「これまでのパスワード ポリシーは比較的緩やかだったため、以前からセキュリティ強化のために厳格化したいと考えていました。今回 Office 365 を導入したことで、パスワードの厳格化もユーザーに抵抗感なく受け入れていただけました」 (峰内 氏) 。

<今後の展望>
今後は思い出を蓄積するツールとしても期待、
卒業生の母校愛をさらに深める基盤に

「今後は Office 365 ProPlus や Skype for Business などの機能も、積極的に活用して行きたいと考えています」と石田 氏。現在はセキュリティ リスクの懸念があるため制限している情報共有も、学生の情報リテラシー教育をさらに充実させたうえで、利用可能にすることを検討したいと語ります。

また今回のシステム構築では、卒業生のアカウント管理用の Active Directory も追加導入されていますが、これをメール以外のサービスに活用することも視野に入っています。たとえば学内ポータルへのログインや図書館の入退館管理などが、具体的な適用例として挙げられています。

「私立大学では母校愛をいかにして育てていくかが、大学経営上の重要課題です」と菅野 氏。Office 365 はそのための基盤として、今後重要な役割を果たしていくはずだと言います。「Office 365 はコミュニケーション ツールとしてだけではなく、思い出を蓄積するツールとしても利用できるのではないでしょうか。OneDrive for Business の活用が広がり、このような使い方が可能になれば、卒業生とのつながりはさらに深くなると期待しています」。

立正大学 品川情報システム課・校友課の皆様




※お客様の比較検討内容は検討初期の情報が元になっています。

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