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導入事例

 様に導入

  • クラウド
  • コミュニケーション
  • コスト

株式会社エヌ・オー・シー

 様に導入

コンテンツ制作会社がクラウドに移行することで、
高価な VPN や手間のかかるサーバー運用から解放され、
リモート ワークや外部共有を行うための安価な基盤を手に入れた

「Office 365 は専任の IT 管理者がいらないのがいい。VPN 装置を管理できる人は限られてしまいますが、Office 365 の管理画面なら事務職や臨時職員でも使えます。管理のしやすさは大きなメリットです。」
株式会社エヌ・オー・シー 取締役 石井 晶 氏

<導入の背景>
VPN やサーバーの運用が本業を圧迫

株式会社エヌ・オー・シーは、神奈川県茅ケ崎市に本社を構える、従業員 10 名のコンテンツ制作会社です。多くの人は茅ヶ崎の近くに住み、本社に通勤していますが、奄美大島やオランダなどの遠隔地で働く従業員もいます。また、制作作業は外部のフリーランスに委託することもあり、オフィス内外で共同作業を行っています。

かつては、外部からも安全にメールやコンテンツにアクセスできるための情報共有基盤を構築するために、VPN と Windows Small Business Server (SBS) を利用していました。メールについては Internet Security and Acceleration (ISA) Server の機能を活用して外部に公開。ファイル サーバーには VPN 接続を行う作業環境を活用していました。しかし、当時は約 100 万円もの初期投資が必要だったインフラ (VPN 装置、サーバー ハードウェア、およびライセンス) の整備と運用に手を焼いていたと語るのは、株式会社エヌ・オー・シー 取締役の石井 晶 氏です。「コストを抑えていたため、VPN 経由で接続するファイル サーバーは通信速度が遅いものでした。また、外部公開しているサーバーには不正アクセスを試みる外部ユーザーもおり、安全、快適に使うためには当時さまざまな課題を抱えていました。」

<導入の経緯>
ホスティングの検討を始めたころにマイクロソフトのサービスに出会った

そこで、2009 年頃から Exchange Server ホスティング サービスの利用検討を開始したといいます。4 月に当時、Business Productivity Online Suite (BPOS) と呼ばれていた、マイクロソフトがホスティングするサービスが日本でも開始。サテライト ユーザーなど、一部の従業員を中心にすぐに採用したといいます。その後、2011 年 6 月に Office 365 のサービスが始まると、小規模企業向けのプラン P を全社的に採用しました。

Office 365 を採用してからは、サテライト ユーザーとの Lync によるリアルタイム コミュニケーションも開始しました。「プレゼンス情報の共有、Lync 通話や会議、チャットを導入することにより、遠隔地とのコミュニケーションが格段に楽になりました。」(石井 氏)

SharePoint Online についても、サテライト ユーザーや外部のフリーランスと制作物を共有するにとどまらず、InfoPath フォームによる交通費/出張費清算、SharePoint でのタスク管理、OneNote による議事録の共有などを活用しています。

<導入の効果>
月額 3 ~ 4 万円相当もする VPN や、サーバーの運用を削減

クラウドを使うようになったことで、IT インフラの維持にかかる手間や費用は格段に安くなったといいます。石井 氏は次にように振り返ります。「サーバー管理はいままで 2 名がかりで行っていました。VPN 装置は高価なので、サービスとして使っても月額 3~4 万円くらいはしてしまいます。この費用を削減できたのは大きいですね。また、現在ではインターネットとイントラネットを完全に分離できているため、開けておくポートも最低限で済みます。」

「また、外部のフリーランスには、いままで SBS をはじめとするライセンスをすべて割り当てていました。Office 365 では、SharePoint Online に外部ユーザーを招待し、無料でアクセスさせることができるため、とても魅力的です。」(石井 氏)

<今後の展開>
Office クライアントの管理も含めてクラウドに任せたい

「サービス アップグレードをした後の新しい Office 365 を使えるようになるタイミングで、Office のライセンス管理もまとめてしまいたい。」と石井 氏は続けます。コンテンツ制作の現場では、Windows を利用することはもちろん、各ユーザーが Mac OS を使うことも多くあります。

デザイナーの使用するソフトウェアは、OS のバージョンに対応状況が依存していることがよくあるため、複数の Windows/Mac OS を使い分けることがよくあります。そのため、5 台程度のマシンを活用するユーザーが多くのいるのも特長です。「Office 365 なら、ユーザー単位のライセンス体系になっているので、ユーザーが複数のデバイスを使う場合でも、Office のライセンスを抑えることができますね。」(石井 氏)

コンテンツ制作の現場では、メール、ファイル共有、音声通話、Office ソフトウェア管理を Office 365 にまとめることにより、一石四鳥と言っていいほど多くのメリットを享受することができそうです。

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