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ニフティ株式会社

 様に導入

Microsoft Office 365 で社内の "情報の壁" を解消
幅広い機能をカバーしたスイート サービスによって業務効率化も実現、運用に関する内部コストも削減可能に

写真:ニフティ株式会社

ニフティ株式会社

日本におけるインターネット サービス プロバイダーの草分け的存在であり、現在も日本を代表するプロバイダーとして知られているニフティ株式会社。ここでは組織の成長とともに顕在化してきた "情報の壁" を解消するために、Office 365 が活用されています。まず Yammer の導入によってオープンなコミュニケーション基盤を確立。さらに Microsoft Lync Online、Microsoft SharePoint Online、Microsoft Exchange Online を全社展開することで、複数のツールを連携させた、生産性の高い情報共有基盤を実現しています。これによって部門の壁を超えたコミュニケーションが可能になり、会議の効率化や離れた場所にいる人との会話も容易になりました。また社員の社外活動を支える基盤としても、大きな期待が寄せられています。

<導入の背景とねらい>
事業部数の増大と共に顕在化していった情報の壁
個別製品の組み合わせでは解決が困難に

ニフティ株式会社
取締役
執行役員
CIO
林 一司 氏

組織の拡大と共に、情報やコミュニケーションの壁ができてしまう……これは成長を続ける多くの企業に共通する悩みだと言えます。特に最近では、この情報の壁が競争力を阻害する要因になる可能性が高くなっています。市場が急速な勢いで変化し、競争がグローバル化し、思わぬ領域から競合が現れることも少なくないという昨今のビジネス環境では、社員が生みだすイノベーションこそが競争力を高める源泉です。しかし情報やコミュニケーションの壁は、イノベーションの壁になってしまう危険性をはらんでいます。経営層の意向を社員に伝えるだけではなく、社員から経営層、さらには社員どうしという、上下左右双方向の情報伝達を円滑化することが求められるのです。

この課題を、Office 365 の活用で解決しているのが、ニフティ株式会社 (以下、ニフティ) です。同社は日本におけるインターネット サービス プロバイダーの草分け的存在であり、現在も日本を代表するプロバイダーの 1 社として知られています。創業以来、着々とビジネス領域を拡大。変化する環境にすばやく対応し、既成観念にとらわれない新しいチャレンジを続けることで、顧客の夢の実現に貢献する企業として積極的な活動を進めています。

「ビジネスの拡大と共に事業部の数も増え、しだいに情報の壁が見えるようになってきました」。このように振り返るのは、ニフティ株式会社 取締役 執行役員 CIO 林 一司 氏です。他部門の動きが見えにくくなることで、複数の部門が同じような取り組みを進めてしまうことも多くなり、これがリソースの無駄につながることも少なくなかったと説明します。「このような無駄を減らすには、オープンなコミュニケーションの場を持つ必要があると感じていました」。

もちろん同社に情報共有基盤がなかったわけではありません。電子メール、グループウェア、インスタント メッセージング (IM) 、各部門の Web サーバーや Wiki など、数多くのシステムを保有し、利用していたのです。しかしこれらは個別に導入し構築されたものであり、相互の連携が難しい状況でした。たとえばメールは UNIX 系サーバー上 (後に Linux へと移行) に自社構築されたものであり、グループウェアや IM はそれぞれ個別のパッケージ製品が利用されていました。「使い方がばらばらで、お互いにつながりのない状態なので、思ったようなことができないというジレンマを抱えていました。その結果、各部門が独自に Web サーバーや Wiki を立ち上げる結果になっていったのです」 (林 氏) 。

このような状態が続いてしまえば、情報の所在がわかりにくくなり、最新版ではない "誤った情報" に基づく意思決定が行われる危険性が高くなります。また内部統制がうまく効かなくなり、セキュリティ上のリスクを抱える可能性もあります。ニフティは 2009 年に情報セキュリティ マネジメント システム (ISMS) の認証を取得していますが、これを継続するためにも情報共有基盤の見直しが求められていました。

そこでニフティはまず、経営戦略推進部に限定した Yammer 導入を実施。その後 Office 365 への移行を決定し、全社規模での情報共とコミュニケーション基盤の刷新に踏み切るのです。

<導入の経緯>
オープンな情報交換の場として Yammer を導入
その後 Office 365 採用を決定、全社展開へ

ニフティ株式会社
経営戦略室
経営戦略推進部
部長
飯塚 伸 氏

ニフティ株式会社
情報システム部
岡本 明 氏

ニフティが Yammer 導入に向けた検討を開始したのは 2011 年夏。まずはメンバー 10 名程度の経営戦略推進部に導入し、情報共有とコミュニケーションの円滑化が目指されました。実際に Yammer が導入されたのは 2011 年秋。最初は無償版でした。

「SNS なら気軽に使えるうえ、既に多くの社員が Facebook を使っており、そのユーザー インターフェイスに慣れていました」と語るのは、ニフティ株式会社 経営戦略室 経営戦略推進部 部長の飯塚 伸 氏です。使い勝手が似ている Yammer なら、すぐに使いこなせると判断し導入することにしたと言います。2012 年 1 月には、経営戦略推進部内で使用していたメーリングリストを Yammer へと移行。十分な効果があると判断され、2012 年秋には有償版へと切り替えます。これと並行して、全社情報共有基盤の刷新に向けた検討にも着手。2012 年 12 月に Office 365 の導入を決定します。

「既存システムの置き換えに関しては、複数の候補がありました」と林 氏は振り返ります。当初は自社サーバーでイントラネットを構築する方法や、ニフティが保有するデータセンターにプライベート クラウドを構築する方法も検討されたと言います。「しかし運用に関する内部コストを削減したいという要望も強かったため、最終的にパブリック クラウドのサービスを採用することにしました。また 1 つのスイーツとしてまとまったサービスを提供していること、すべての社員が使い慣れている Microsoft Office と同様の使い勝手が得られること、さらに導入事例が増えており "これは使える" という話を聞くことも多いことから、Office 365 の導入を決定しました」。

2013 年 1 月には Office 365 の導入方法に関する検討を開始。2013 年 9 月には、全社展開の第一弾として、Yammer のアカウントを全社 800 名のユーザーに配布。その後、2013 年 12 月に Lync Online、2014 年 4 月に SharePoint Online、Exchange Online、Office 365 ProPlus の全社展開が行われています。

「Office 365 への移行をスムーズに進めるため、導入前に勉強会を何度か開催しました」。このように語るのは、ニフティ株式会社 情報システム部の岡本 明 氏です。その後も勉強会は継続されており、最近では「ツールそのものの使い方ではなく、それを実用に役立てる方法について話し合っています」と言います。勉強会の開催頻度は 2 週間に 1 回。告知は SharePoint Online の掲示板で行い、勉強会のレポートも同じ掲示板に掲載していると説明します。

<導入効果>
部門を超えたコミュニケーションが活性化
会議の効率化や勉強会開催にも威力を発揮

ニフティ株式会社
情報システム部
部長
芥川 正 氏

ニフティにおける Office 365 の使い方は、実に多岐にわたります。各ツールを個別に利用するだけではなく、複数のツールを連携させた使い方も、積極的に行われています。

まず Yammer では、さまざまな部署で複数のグループが立ち上げられ、プロジェクトごとの情報共有が行われています。その他にも部門を超えたグループや、趣味のグループなども作られています。グループはだれでも自由に作れるようになっており、現在のグループ数は既に 150 を超えています。

「経営戦略推進部では業務報告や週報を、Yammer のプライベート グループに上げています」と飯塚 氏。PC から Yammer にアクセスすればメンバーの活動状況がすぐにわかるため、非常に便利だと言います。他のメンバーと議論を行うときも、まず Yammer 上の業務報告や週報を見てから話を始めるため、的確な議論を短時間で行うことが可能になっています。

また部門を超えた情報や知恵が欲しい時には、Yammer のパブリック グループが利用されています。「何か調査したいときにパブリック グループに投稿すると、他の部門からさまざまな意見がコメントされます」と言うのは、ニフティ株式会社 情報システム部 部長 芥川 正 氏です。「たとえば他社の事例を Yammer に投稿すると、それに類似した他の会社の事例が投稿されることも少なくありません。部門を超えた情報共有を自由に行える、オープンな場になっています」。

定時外の活動にも、Yammer は活用されています。その 1 つとして岡本 氏が挙げるのが、2014 年 11 月から始まった「フューチャー セッション」での利用です。これはイノベーションを起こすことを目的とした、社内外のメンバーが参加するワーク ショップであり、11 月 27 日に開催された第 1 回ワーク ショップでは、社内/社外のそれぞれから数十名、合計 約 80 名が参加し、「家の未来」をテーマにした議論が繰り広げられました。「セッションの告知は Yammer で行い、セッション レポートも Yammer に投稿しています。今後はセッション中にリアルタイム投稿を行い、時間や場所の都合で参加できない人に情報発信することも考えられると思います」。

また IoT (Internet of Things) に興味を持つ社員のグループも立ち上げられており、積極的な活動を展開しているとも説明します。このグループは、Yammer で情報共有するのみならず、業務時間の後に集まってはんだごてを握りセンサーを使った機器を製作するなど、活発に活動しています。これも現在の業務に直結するものではありませんが、将来の事業につながるイノベーションを生み出す可能性があると期待されています。

Lync Online では、IM、Web 会議、プレゼンス機能が活用されています。「私は外出することが多いのですが、外出先でわからないことを IM で社内の人に教えてもらうことが少なくありません」と飯塚 氏。以前の IM は社外からでは使いにくかったため、メールでやり取りする必要がありましたが、Lync Online により社外でも気軽に IM を使えるようになったため、やり取りのスピードが高まっていると言います。

その一方で芥川 氏は、「Web 会議によって、複数の人と簡単にコミュニケーションできるようになりました」と語ります。たとえば資料をベースに話を進める場合、以前はメールに資料を添付して、電話を使って 1 対 1 で話をするしかありませんでしたが、今では Lync Online の Web 会議で資料をグループで共有、その場で議論を行うことはもちろん、資料の共同編集も可能です。「以前は数時間かかっていた PC のトラブル対応も、今では数分で完了する場合も出てきました。在宅勤務の社員とのコミュニケーション手段としても、頻繁に活用しています」。

SharePoint Online は、主に公式の社内情報の告知掲示板として利用されている全社ポータルと、部門ごとの情報共有やファイル共有を目的としたチーム サイトが立ち上げられており、活用されています。ここで注目したいのが、告知掲示板の画面の中に OGP (Open Graph Protocol) で Yammer のコメント領域が組み込まれていることです。これによって「公式な情報発信」と「非公式な (カジュアルな) 情報のやり取り」を融合。告知掲示板だけでは情報の流れが一方通行になってしまいますが、SharePoint Online と Yammer を連動させることで、双方向の情報の流れを実現しているのです。

ツール間の連携はこれ以外にも行われています。たとえば岡本 氏は「会議に必要な一連の業務を、SharePoint と Yammer、Exchange、Microsoft OneNote を組み合わせて行っています」と言います。まず会議の事前資料を OneNote で作成、これを SharePoint Online に掲載、Exchange Online の会議スケジュールとリンクさせて参加メンバーに通知します。会議中は SharePoint Online 上の OneNote の資料を共有し、会議のメモなどを追記していきます。そして会議が終わるとアップデートされた OneNote 資料を議事録として SharePoint Online に保存、そのリンクを Yammer で関係者に伝達、共有しているのです。

「Office 365 を活用することで、他の部門の動きも見えやすくなりました」と林 氏。IM などのコミュニケーション手段は以前からも使っていましたが、現在ではよりオープンな場でコミュニケートできるようになったことを実感していると語ります。

SharePoint Online の掲示板にYammerの投稿エリアが組み込まれている画面例 [拡大図] 新しいウィンドウ

<今後の展望>
社外でも活用しやすい Office 365 をベースに
社員の新しい働き方を突き詰めていく

今後は Office 365 の活用をさらに進めることで、社員の働き方を変えていくことを目標としています。従来のように「仕事はオフィス内で行うもの」という発想を転換し、社外でも自由に活動できる体制を整えることが目指されているのです。

その一環として検討されているのが、スマート デバイスの活用です。Office 365 は PC だけではなく、タブレットやスマートフォンでも利用可能です。また 1 ライセンスで合計 15 台までのデバイスに対応し、ローミングによって Office 環境の設定もデバイス間で共有できるため、使うシーンに合わせてデバイスを使い分けることも容易です。タブレットの展開は既に視野に入っており、試験的な利用が進められています。

ファイル共有手段のクラウド化推進も検討されています。現在はファイル共有手段として既存のファイル サーバーも使われており、DirectAccess や VPN 接続によって社外からアクセス可能にしています。しかし最近では Microsoft OneDrive の容量が格段に増えており、SharePoint Online も利用可能になっているため、ファイル格納場所を徐々に社内のファイル サーバーから Office 365 へと移行し、可能であればファイル サーバーを全廃することも考えていきたいと言います。

「以前は社内で行う仕事が多かったのですが、最近では勉強会も含め、社員が社外で活用することが多くなってきました」と林 氏。これまで社内に閉じこもっていた開発者も、世の中の動きを肌で感じるために、積極的に社外に出て欲しいと語ります。「Office 365 なら、社内と同じ環境をどこにでも持ち出すことができます。これを前提にして、これからの働き方を突き詰めていきたいと考えています」。

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