612
導入事例

 様に導入

  • クラウド
  • コミュニケーション
  • 効率化
  • コスト

株式会社 明光商会

 様に導入

スケジュールの全社公開などを実践する「全員参加のコミュニケーション経営」を、さらに効率化するための最適なツールとして、Office 365 を選択。クラウドの利点を活かし、今後の海外戦略へ向けた基盤を整備。

株式会社 明光商会

株式会社 明光商会

株式会社 明光商会では、「世界 No.1 のシュレッダー メーカー」への成長をゴールとした中期経営計画「明光グローバルプラン」を推進。社長をはじめ、全社員のスケジュールを 4 週先まで公開し、会社の戦略立案にも当事者意識をもって参加する「全員参加のコミュニケーション経営」の実践と合わせて、多大なる成果を上げています。そして、2012 年。世界 No.1 に向けた新たな一歩を踏み出すために、"持たざる IT" を志向した「明光グローバルシステム」の構築に着手。「全員参加のコミュニケーション経営」をよりスムーズに、効率的に進めるべく、コミュニケーション環境を強化するために同社が選択したソリューションが、マイクロソフトのビジネス向けクラウド サービス Microsoft Office 365 でした。

<導入の背景とねらい>
サブプライムローン問題の影響などによる業績悪化からの回復を目指し、"開かれた" 明光商会へと改革

日本におけるシュレッダーのトップブランドとして常に業界をリードする株式会社 明光商会 (以下、明光商会) は今、「明光グローバルプラン」と呼ばれる、明確な成長戦略に基づき、躍進を続けています。
同社のバイブルとも呼ばれる「明光グローバルプラン」の目指すゴールは、「世界 No.1 のシュレッダー メーカー」へと成長すること。この大きな目標を達成するために、同社では経営方針の 1 つとして「全員参加のコミュニケーション経営」を打ち出しています。
明光商会 代表取締役 社長 土岐 勝司 氏はこの経営方針を打ち出した理由について、「当社が成長していくためには、『会社が、今どういう状態にあるのか』ということを、社員 1 人 1 人が理解し、会社の戦略立案に関しても、当事者意識を持って取り組むことが必要だった」と説明します。

株式会社 明光商会
代表取締役 社長
土岐 勝司 氏

株式会社 明光商会
情報システム部 部長
増田 達哉 氏

「私が就任した 2010 年当時は、サブプライムローン問題の影響による業績の悪化などもあり、当社の経営は非常に厳しい状態にありました。そこで『明光リバイバルプラン』と題した中期経営計画をまとめ、"創って、作って、売って、サービスし続ける" というビジョンを徹底し、実行に移したのです。おかげさまで、最初の 1 年で当社も業績を持ち直すことができ、2 年目からは、本格的な成長戦略として新たに『明光グローバルプラン』を定め、今もこのプランを実践し続けています。この、業績回復からさらなる成長を目指す中で、『全員参加のコミュニケーション経営』というものが、非常に大きな役割を果たしました」。

土岐 氏が掲げた「全員参加のコミュニケーション経営」は、全社員がスケジュールを公開し、共有することを前提としています。そして、真っ先に予定のすべてを公開したのが、土岐 氏自身でした。さらに、会社の状況や土岐 氏の考えなどを伝える「社長日記」を自らの手で毎日更新。スケジュールに記載されていた行動の内実が全社員に向けて詳細に報告されています。
「社員は皆、びっくりしたと思います。それまでは明光商会において、社長の行動は社員にはまったく見えなかったのに、私が就任した早々『社長日記』が始まりましたからね。内容も、毎日 20 ~ 30 分かけて、かなりの分量を書いてきました。さらに、休日も含めて、私のスケジュールが誰でも閲覧できるようになっていて、空き時間があったら誰でも会議などの予定を入れることができます。ここからすべてを変えていったのです」。

社長のスケジュールが社内に完全公開されたことを皮切りとして、4 週間先まで社員全員のスケジュール公開が義務付けられ、着実に浸透していきました。もちろん「中には、抵抗を感じた社員もいたようで、完全に浸透するまでは時間もかかりました」と土岐 氏は振り返ります。
しかし、この手法は「コストをかけて一般的な SFA (Sales Force Automation : 営業支援システム) を導入するよりも、 はるかに効果がある」と断言します。

「特に支店長クラスのスケジュールが重要なのですが、やはり、4 週先のスケジュールというのは、真剣に仕事をしていかなければ埋めることができません。そして、予定表をただ埋めればいいというものでもなく、社内、社外それぞれに対する時間の配分、現状課題解決に向ける時間と、先々の展開につなげる時間のバランスも重要になります。ですから、スケジュールを 3 週間ぐらい比較すると優秀な支店長と、そうでもない支店長の差が、はっきりと見えてくるのです」。

こうして 2010 年以降、確かな効果を伴いながら続けられてきた「全員参加のコミュニケーション経営」ですが、1 点課題もありました。それが、「ツールの使いにくさによる非効率」でした。
そして、2012 年。3 期連続の増収増益を達成した同社では、次の成長過程に投資できる予算の確定を受けて、「明光グローバルプラン」を「Ver.2」に改訂します。Ver.1 との最大の違いは、"海外進出までにらんだ、長期的成長に資するシステム"「明光グローバルシステム」の立案にありました。

「明光グローバルシステム」において、同社はクラウド活用による "持たざる IT" を実践。基幹業務システムをクラウド サービス上に移し替えたほか、「全員参加のコミュニケーション経営」を支えるコミュニケ―ション基盤も、クラウド化することを決定します。
「当社のビジネス規模は、それほど大きくはありません。IT の専任担当も 4 名しかおりません。ですから、IT については "抱え込むべき長大なシステム" ではなく、"柔軟に活用できるツール" であるべきだと割り切っています。サーバーを抱えこめば、その運用保守に時間を取られてしまい、先に進むための戦略立案に時間が使えなくなりますから」(土岐 氏)。

そして、「全員参加のコミュニケーション経営」を支えるツールとして、複数のクラウド サービスを比較検討した結果、明光商会が採用したのがマイクロソフトのビジネス用クラウド サービス、Microsoft Office 365 でした。

<導入の経緯>
公開された全社員のスケジュール確認や決裁のスピード化など、日常業務をよりスムーズにできるクラウド サービスを選択

「明光グローバルシステム」において、Office 365 は非常に大きな役割を担っていると、明光商会 情報システム部 部長 増田 達哉 氏は説明します。
「当社は営業中心の会社ですから、メールなどのコミュニケーション環境は重要です。加えて、全員参加の経営をよりスムーズに進めたいという思いがありました。そこで、グループウェアの機能として、全社員必読の『社長日記』および『スケジュール共有』、そして『メールの使い勝手』の 3 点を中心にして、細かく比較検討を行いました」。

株式会社 明光商会
情報システム部
小林 貴峰 氏

株式会社 明光商会
経営企画部
経営企画課 課長
八木 崇吉 氏

従来、明光商会ではオンプレミスのサーバー上に、グループウェアを展開。社長日記の公開からスケジュールの共有、メール利用、そしてドキュメント共有まで行ってきました。しかし、日々多忙な業務の中で、サーバーの稼働状況の監視にまで目を向ける時間が足りず、ヒヤリとすることもあったといいます。
こうした運用管理の負荷とリスクを避けるために、クラウド サービスの採用を決断した同社では、当時使用していたグループウェアの最新バージョンと Office 365 を比較。下記の数項目を決定的なポイントとして、2012 年 4 月に Office 365 の導入に至っています。

こうして、2012 年 4 月に SharePoint Online を活用したポータル サイトを中心として、Microsoft Outlook を重要するコミュニケーション基盤の構築プロジェクトがスタート。当初の予定通り同年 10 月にサービスインを迎えました。

完成したポータル サイトは、ブラウザーを立ち上げるとデフォルトで表示されるように設定されています。画面上部のグローバルナビには、「社長日記」、「Outlook」のほか、「掲示板」、「文書管理」、そして「ワークフロー」へのリンクが並んでいます。
さらに、トップページの上段には「重要なお知らせ」と「お知らせ」のタイトルが新着順にリストアップされているため、サイトを開いただけで、主要な連絡の有無を把握することができます。
また、ページの右列最上段には「タイムシート」の入り口が設けられ、その直下には「社長日記」の最新記事 3 件のタイトルがリストアップされています。

■ 主な優位点

1. 公開記事の予約投稿ができる
→ 社長日記や掲示板でのお知らせなどの柔軟な運用が可能
2. 記事内に自由に写真などを配置できる
→ 写真入りのより分かりやすい社長日記の公開が可能に
3. グラフィカルにスケジュールを共有
→ 予定表が文字ベースであった以前のグループウェアに比べ、視認性が格段に向上
4. Microsoft Office で親しんだ GUI
→ 直観的な操作が可能なため、導入に際して社内説明などの労力を最小化
5. 幅広い用途に対応
→ SharePoint Online に、ワークフローなど多彩な機能を実装可能

こうして、一画面の中に必要な機能や重要な情報へのリンクを網羅したポータル サイトは、タイムシート機能を搭載していることもあり、毎朝、毎夕に全社員からのアクセスを受けますが、そのトラフィック増大にも不安はないと、増田 氏は言います。「Office 365 を導入した当初はネットワークのトラフィックなど監視していたのですが、すぐに気にしなくなりました。まったく問題なく稼働していますよ」。

しかも、ポータル サイトをはじめ、コミュニケーション環境が一新されたにも関わらず、社員への操作説明会などは、ほとんど行う必要がなかったと、同 情報システム部 小林 貴峰 氏は話します。

「ほかのシステムであれば、私たち情報システム部が全国の拠点を回って、操作説明を行う必要があったでしょう。しかし、社内で Excel や PowerPoint などの Microsoft Office 製品を使ったことのない者はいません。SharePoint も Outlook も、そのインターフェイスは、ほかの Office 製品と似ています。そのため、マニュアルさえ用意して、公開しておけば問題なく活用してもらえるだろうと考えていました。結局、本社にて 1 回だけ勉強会を行いましたが、特に戸惑った様子も見られませんでした。その後も、非常にスムーズに浸透していったと思います」。

<導入効果>
ポータル サイトのトップ画面に必要な情報と機能を集約。使いやすい GUI で業務を効率化

Office 365 による新しいコミュニケーション基盤構築のメリットは明らかだと、同社 経営企画部 経営企画課 課長 八木 崇吉 氏と増田 氏は声を揃えます。

「1 ユーザーの立場から言えば、このポータル サイトを起動すれば、必要な情報と機能にアクセスできますので、毎朝の業務がスムーズになりました。また、社内に情報を発信する立場から言うと、全社員が必ず目にする場所に『重要なお知らせ』という掲示ができましたので、『どうやって周知徹底させるか』ということに悩む必要がなくなり、本来業務に注力する時間が増えました」(八木 氏)。

「従前の環境との大きな違いで言えば、サードパーティーの製品を使って電子ワークフローを SharePoint に組み込んだことが挙げられるでしょう。それまでは、経費精算から商談決裁まで、すべて紙ベースで行われていましたので、劇的な変化です。社長の土岐をはじめ、役員などは皆多忙で、席を外していることが多いため、決裁に回した用紙がどこかで滞り、無駄な時間を費やしてしまうことが多々ありました。しかも、『今、誰の手元にあるのか?』が分かりませんから、待つしかありません。それが今回電子化されたことで、上長が移動中であろうが、モバイル活用によって、所構わず承認を得ることができるようになりました。もし、どこかで滞ってもフローがどこまで進んでいるか把握できますので、プッシュするのも簡単です」(増田 氏)。

そして、SharePoint ならびに Outlook をもっとも活用しているユーザーである土岐 氏は、次のように新環境のメリットを説明します。
「私は毎朝、営業所単位でグループ分けして、全社員のスケジュールをチェックしています。以前のグループウェアを使用していた時は、スケジュールがテキストで表示されていましたので確認作業も大変だったのですが、Outlook になってからはグラフィカルに表示されていますので、予定の有無が一目で把握できます。毎朝 20 分程度で確認が終わるようになりました。GUI が優れている証拠です。
そして、もう一つの大きな違いが、『社長日記』の作成、公開が容易になったことです。今まではタイマーを使った予約投稿ができなかったため、移動時間などに作業を行い、何とか休まずに更新してきたのですが、これも大変な作業でした。それが、SharePoint に変わってからは予約投稿ができるようになりましたので、たとえば土日に記事を書き溜めておくことができるようになりました。これは、非常にありがたいですね。 さらに、以前使用していたグループウェアの頃は機能に制約があって、記事の中に写真を入れることができなかったのですが、今は簡単な操作で挿入できるようになりました。これもまた、とても良かったと思います。たとえば、ドイツで開催されたイベントの模様など、写真を見せた方が確実に伝わりますからね」。

上述のように土岐 氏が社長日記への写真掲載に高評価を示す理由は、日頃から重視している「社員とのフェイス トゥ フェイスのコミュニケーション」を、より深めることができることにあると言います。
「先にも話しましたが、IT はツールです。本社にいて日記を書いてスケジュールさえ公開すれば、会社が良くなるというものではありません。やはり、社員と直接触れ合うコミュニケーションを重ねることが重要です。そのため、毎月のように各営業所を回ってミーティングや懇親会を行うようにしています。『社長日記』に写真が掲載できるようになってからは、その時々の記念写真なども公開しています。やはり、そうした方が親近感も増しますよね」。

ポータル サイト トップページ

ポータル サイト トップページ [拡大する] 新しいウィンドウ

Outlook スケジュール画面

Outlook スケジュール画面 [拡大する] 新しいウィンドウ

社長日記

社長日記 [拡大する] 新しいウィンドウ

<今後の展望>
Office 365 活用による "持たざる IT" で世界進出にも柔軟に対応

こうして「明光グローバルプラン」と「全員参加のコミュニケーション経営」の実践を続ける明光商会は、今、世界 No.1 のシュレッダーメーカーへ向けた海外進出計画を加速させています。
「今回、『明光グローバルシステム』という総称で、業務システム全体のクラウド化を進め、"持たざる IT" を実現したことは、今後予定される海外拠点の構築に際しても、プラスに働くことでしょう。Office 365 に関して言えば、そもそもマイクロソフトがグローバルに展開しているサービスですから、多言語展開に際しても、何ら不安はありません」と増田 氏。

さらに土岐 氏は、「海外市場における売上を、全体の 20 ~ 30% にまで高めていく予定」であると、力強く語ります。
「現在、当社のシュレッダー製品が、日本国内の市場に占めるシェアは、75% 近くになります (明光商会調べ)。つまり、今後の成長戦略を実現していくためには、海外でのシェアを伸ばしていくことが重要です。では、どうするか。実は、世界のシュレッダー市場のほとんどは "Made in China" なのですが、当社の MSシュレッダーのほとんどは、"Made in Japan" です。その分、品質には自信を持っています。その上でさらに、欧米諸国で重視されるスペック = 時間あたりの処理枚数を強化したモデルに注力し、マーケットに展開していきたいと思います。MSシュレッダーのカッターは丈夫なため、延々と細断し続けることができるのです。また、欧米とのメンテナンス ビジネスの違いも逆手にとって、お客様にとって、よりコストのかからない安心のブランドとしてアピールすることも検討しています」。

最後に、土岐 氏は言います。
「Office 365 を使うことで、『全員参加のコミュニケーション経営』も、今までよりスムーズに回るようになってきました。やはり、毎日使うツールであればこそ、ほんの少しのユーザビリティーの違いが積み重なって、より大きな利点として見えてくるものです。今後は、Office 365 活用をスマートフォンなどのモバイルにも広げて、『明光グローバルプラン』達成に向けて、さらに弾みをつけていければ良いと思います」。

コメント